DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Transcription

1 Halaman: 1/ TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan kaedah memberikan perkhidmatan sesi kaunseling kepada semua staf Universiti Putra Malaysia. 2.0 SKOP Skop prosedur ini meliputi semua staf UPM yang terdiri daripada pelanggan sukarela dan pelanggan yang dirujuk oleh pegawai bertanggungjawab. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Tajuk Dokumen - Undang-Undang Malaysia Akta Kaunselor 1998 (Akta 580) - Surat Pekeliling Bil. 4 Tahun Garis Panduan Menguruskan Pegawai Berprestasi Rendah dan Pegawai Yang Bermasalah - Modul Latihan Numerologi - Kinetic-House-Tree-Person Drawing an Interpretatire Manual 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN PT (P/O) PTJ Pelanggan Sukarela Perujuk : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) : Pusat Tanggungjawab : Pelanggan yang datang secara sukarela atas kesedaran dan Sukarela kemahuan sendiri : Pihak yang merujuk staf untuk diberi kaunseling

2 Halaman: 2/ TANGGUNGJAWAB Pendaftar, Ketua Bahagian dan adalah bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat melaksanakan proses ini perlu mematuhi prosedur ini.

3 Halaman: 3/ CARTA ALIR A. PELANGGAN DIRUJUK Mula Maklum Kepada PTJ Tidak Terima & Semak Permohonan Lengkap? Hubungi Pelanggan Dapat Dihubungi? Lapor Diri Untuk Sesi Sesi Kaunseling Ya Ya Sesi Berjalan Lancar? Tidak Tidak Tamat Sesi Ya 7.10 Lapor Kepada PTJ 7.11 Fail Sulit 7.12 Susulan 7.13 Tamat 7.14

4 Halaman: 4/12 B. PELANGGAN SUKARELA Mula 7.1 Terima Permohonan 7.2 Lapor Diri Sesi Sesi Kaunseling Tamat Sesi Fail Sulit Tamat

5 Halaman: 5/ PROSES TERPERINCI A. PELANGGAN DIRUJUK Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Terima dan Semak Permohonan Terima permohonan daripada PTJ melalui telefon/ surat/ pelanggan yang dirujuk untuk mendapatkan perkhidmatan kaunseling Terima Borang Kes Rujukan (OPR/PEND/BR02/RUJUKAN) atau surat rujuk kaunseling daripada PTJ. Masukkan maklumat surat penerimaan dalam sistem perekodan Pejabat Pendaftar Semak Borang Kes Rujukan (OPR/PEND/BR02/RUJUKAN) yang diterima dan pastikan borang tersebut lengkap diisi Maklumkan kepada Ketua PTJ penerimaan kes yang dirujuk dalam tempoh 6 hari bekerja. 7.3 Lengkap Jika lengkap ikut langkah Jika tidak lengkap, dapatkan maklumat daripada PTJ dan ikut langkah Hubungi Pelanggan PT/(P/O) Hubungi pelanggan melalui telefon atau melalui surat panggilan untuk mengadakan sesi kaunseling pada tarikh, masa dan tempat yang ditetapkan Hantar surat panggilan kaunseling kepada pelanggan jika tidak dapat dihubungi melalui telefon.

6 Halaman: 6/ Dapat Dihubungi Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah Maklum Kepada PTJ Maklumkan kepada PTJ bahawa pelanggan tidak dapat dikesan setelah dihubungi dalam tempoh satu bulan melalui telefon atau surat panggilan Jika masih tidak dapat dikesan, proses akan tamat. 7.7 Lapor Diri Untuk Sesi Lapor diri untuk sesi kaunseling dengan melengkapkan borang Persetujuan Sesi Kaunseling (OPR/PEND/BR02/SETUJU) Isi Borang Maklumat Pelanggan (OPR/PEND/BR02/MP). 7.8 Sesi Kaunseling Pegawai Psikologi/PT(P/O) Pegawai Psikologi/Pelanggan Laksanakan sesi kaunseling Tetapkan temujanji berikutnya (jika perlu) Jika temujanji tidak dapat ditepati oleh pihak Pegawai Psikologi, maklumkan kepada pelanggan selewatlewatnya satu (1) jam. Tetapkan temujanji baru dan rekodkan ke dalam Buku Temujanji Kaunseling. Pegawai Psikologi/Pelanggan PT(P/O)

7 7.8.4 Jika temujanji tidak dapat ditepati oleh pihak pelanggan, maklumkan kepada secepat mungkin untuk menetapkan temujanji yang baru dan rekodkan ke dalam Buku Temujanji Kaunseling. Halaman: 7/12 Pelanggan Jika pelanggan gagal menghubungi, telefon pelanggan untuk menetapkan temujanji baru dan rekodkan ke dalam Buku Temujanji Kaunseling Isi Laporan Sesi Kaunseling (OPR/PEND/BR02/ KAUNSLG 01) yang telah dijalankan untuk setiap sesi. 7.9 Sesi Kaunseling Berjalan Lancar? Jika ya, ikut langkah Jika tidak ikut langkah Tamat Sesi Isi Borang Penilaian (OPR/PEND/BR02/ KAUNSLG 02) Lapor Kepada PTJ Sediakan dan hantar Borang Laporan ke PTJ (OPR/PEND/BR02/PTJ) beserta borang Prestasi Pelanggan (OPR/PEND/BR02/PRESTASI) kepada Ketua PTJ dalam tempoh enam (6) hari bekerja selepas sesi terakhir. PT(P/O) Pelanggan 7.12 Fail Sulit Failkan semua Laporan Sesi Kaunseling (OPR/PEND/BR02/KAUNSLG 01) dan Borang Maklumat Pelanggan (OPR/PEND/BR02/MP) ke dalam fail sulit pelanggan.

8 Halaman: 8/ Susulan 7.14 Tamat Serahkan semula Laporan perkembangan prestasi pelanggan dalam tempoh tiga (3) bulan selepas Borang Laporan ke PTJ (OPR/PEND/BR02/PTJ) dihantar. Sekiranya laporan dari PTJ tidak diterima dalam tempoh berkenaan, kes dianggap selesai. Ketua PTJ

9 Halaman: 9/12 B. PELANGGAN SUKARELA Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Terima Permohonan Pelanggan yang datang secara sukarela atas kesedaran dan kemahuan sendiri Terima permohonan daripada pelanggan melalui telefon/surat/ datang terus. 7.3 Lapor Diri Untuk Sesi Lapor diri untuk sesi kaunseling dengan melengkapkan borang Persetujuan Sesi Kaunseling (OPR/PEND/BR02/SETUJU) Isi Borang Maklumat Pelanggan (OPR/PEND/BR02/MP). 7.4 Sesi Kaunseling Setuju dan tetapkan temujanji berikutnya (jika perlu). Pelanggan Pelanggan Pegawai Psikologi/Pelanggan Jika temujanji tidak dapat ditepati oleh pihak Pegawai Psikologi, maklumkan kepada pelanggan selewatlewatnya satu (1) jam. Tetapkan temujanji baru dan rekodkan ke dalam Buku Temujanji Kaunseling Jika temujanji tidak dapat ditepati oleh pihak pelanggan, maklumkan kepada secepat mungkin untuk menetapkan temujanji yang baru dan rekodkan ke dalam Buku Temujanji Kaunseling. Pelanggan

10 7.4.4 Isi Laporan Sesi Kaunseling (OPR/PEND/BR02/ KAUNSLG 01) yang telah dijalankan untuk setiap sesi. Halaman: 10/ Tamat Sesi Tamatkan sesi kaunseling dengan mengisi Borang Penilaian (OPR/PEND/BR02/KAUNSLG 02). 7.6 Fail Sulit 7.7 Tamat Failkan semua Laporan Sesi Kaunseling (OPR/PEND/BR02/KAUNSLG 01) dan Borang Maklumat Pelanggan (OPR/PEND/BR02/MP) yang telah dilengkapkan ke dalam fail sulit pelanggan.

11 Halaman: 11/ REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. Fail Sulit (ID Staf) Borang Persetujuan Sesi Kaunseling (OPR/PEND/BR02/SETUJU) yang telah dilengkapkan. Borang Kes Rujukan (OPR/PEND/BR02/ RUJUKAN) yang telah dilengkapkan. Borang Maklumat Pelanggan (OPR/PEND/BR02/MP) yang telah dilengkapkan. Laporan Sesi Kaunseling (OPR/PEND/BR02/KAUNSLG 01) yang telah dilengkapkan Borang Penilaian (OPR/PEND/BR02/KAUNSLG 02) yang telah dilengkapkan Borang Laporan Ke PTJ (OPR/PEND/BR02/PTJ) yang telah dilengkapkan Borang Penilaian Prestasi Pelanggan (OPR/PEND/BR02/PRESTASI) yang telah dilengkapkan Borang Persetujuan Sesi Kaunseling (OPR/PEND/BR02/SETUJU) 3. - Buku Temujanji Kaunseling Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf Sepanjang Tempoh Perkhidmatan Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf Kuasa dan Cara Melupus Pendaftar Arkib Pendaftar Arkib 5 tahun

12 Halaman: 12/ SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD OPR-PEND: 08/2011 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar Kali Ke- 229 Disedia dan Disemak KB Pembangunan Sumber Manusia KB Pembangunan Sumber Manusia Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011 WP 22/08/2011