DATA INTEGRITI. Akademi Audit Negara. CAATs ASAS ACL / 1

Size: px

Start display at page:

Download "DATA INTEGRITI. Akademi Audit Negara. CAATs ASAS ACL / 1"

Augustus Bond
5 years ago
Views:

1 DATA INTEGRITI CAATs ASAS ACL / 1

2 OBJEKTIF MODUL Untuk membolehkan para peserta memahami pentingnya untuk membuat pengesahan data sebelum data dianalisis dengan lebih lanjut. Modul ini akan membincangkan lebih lanjut arahan-arahan (Command) yang boleh digunakan untuk membuat pengesahan data. CAATs ASAS ACL / 2

3 DATA INTEGRITI Data yang sah menepati syarat-syarat berikut: Data yang diperlukan sahaja Medan pengiraan memberi jumlah yang betul Medan Numeric hanya mengandungi data Numeric sahaja. Rekod yang unik Tarikh yang sah atau tarikh yang diperlukan Data berada dalam medan yang sepatutnya Kaitan antara medan dengan medan yang lain adalah konsisten dan logik. CAATs ASAS ACL / 3

4 PUNCA KESILAPAN DATA INTEGRITI Input kemasukan data yang salah, ketinggalan data yang tidak sah Pemprosesan Kecacatan data yang tidak dapat dikenalpasti semasa proses field definitions ataupun proses expression. Extraction parameter yang diberikan adalah salah Conversion kesilapan semasa pertukaran format data Transmission Kaedah penghantaran data boleh merosakkan data. Definition table layout yang diwujudkan dalam ACL adalah tidak tepat. CAATs ASAS ACL / 4

5 DATA INTEGRITI Kaedah Pengesahan Integriti Data Semak Table Layout (Jenis Data dan Field Definition) Tentukan semua rekod yang diminta telah diterima Semak data yang diterima termasuk dalam skop auditan Laksanakan ujian lain jika perlu seperti missing items, duplicate ataupun lain-lain ujian bagi mengesan kesilapan. Bandingkan hasil ujian dengan laporan ringkasan data yang diberikan oleh auditi. CAATs ASAS ACL / 5

6 DATA INTEGRITI Antara arahan yang boleh digunakan dalam melaksanakan pengesahan data integriti adalah seperti berikut: Verify Count Total Statistic BETWEEN () Look For Gaps ISBLANK () Look For Duplicates Computed Field CAATs ASAS ACL / 6

7 DATA INTEGRITI SEMAKAN PENGGUNAAN COMMAND/FUNCTION (TABLE) UNTUK MENGENALPASTI Validity Verify (Badfile) Data types and field definition Control Total Count (Inventory) Total Fields (Inventory) Statistics (Inventory) Number or record match control totals Numeric field totals match control totals Record and field total match control totals Bounds Values Statistics (Inventory) Data falls within correct bounds BETWEEN (Inventory) Data falls within correct bounds Missing Items Gaps (Payroll) Values are not missing from sequences Duplicates ISBLANK () (Payroll) Duplicates (Payroll) Fields do not contain inappropriate blanks Table do not contain duplicate records or inappropriate duplicate values Reliability Computed Field Calculations in source data are correct Reasonableness Various Commands Data meets expectations Relationship Various Commands Data is consistent across fields CAATs ASAS ACL / 7

8 Data Menu: Verify Arahan VERIFY boleh mengenal pasti kesilapan sumber data asal, semasa dates. pemindahan dan penetapan format data yang tidak sempurna (Data Definition); dengan menyemak: Medan aksara mengandungi hanya valid printable characters ( abjad, nombor, simbol dan international characters) Medan numeric hanya mengandungi data numeric (nombor, titik perpuluhan dan simbol matawang) Medan tarikh hanya mengandungi tarikh yang sah sahaja. PILIH DATA >VERIFY CAATs ASAS ACL / 8

9 Data Menu: Verify Klik pada Data dan seterusnya pilih Verify. CAATs ASAS ACL / 9

10 Data Menu: Verify Gambarajah seperti di sebelah akan terpapar dan seterusnya klik Verify Fields. CAATs ASAS ACL / 10

11 Data Menu: Verify Gambarajah seperti di sebelah akan terpapar dan seterusnya klik Add All. CAATs ASAS ACL / 11

12 Data Menu: Verify Gambarajah seperti di sebelah akan terpapar dan seterusnya klik Ok. CAATs ASAS ACL / 12

13 Data Menu: Verify Gambarajah seperti di sebelah akan terpapar dan seterusnya klik Ok. CAATs ASAS ACL / 13

14 Data Menu: Verify Gambarajah keputusan hasil penggunaan Command Verify akan terpapar seperti di sebelah. CAATs ASAS ACL / 14

15 Menu Analyze : Count Arahan COUNT dates. digunakan bagi mengesahkan jumlah rekod data. Ini adalah bagi memastikan jumlah rekod yang diterima adalah sama dengan laporan yang berkaitan yang diberikan oleh auditi. Contohnya laporan ringkasan data. PILIH ANALYZE >COUNT CAATs ASAS ACL / 15

16 Menu Analyze : Count Klik Analyze dan pilih count records seperti gambarajah di sebelah. CAATs ASAS ACL / 16

17 Menu Analyze : Count Seterusnya gambarajah seperti disebelah akan di paparkan dan klik ok. CAATs ASAS ACL / 17

18 Menu Analyze : Count Hasil yang diperolehi akan ditunjukkan seperti di sebelah. 152 Rekod CAATs ASAS ACL / 18

19 Menu Analyze : Total Fields Arahan TOTAL FIELDS dates. digunakan bagi mengesahkan jumlah medan numeric berkaitan table yang sedang dianalisis. PILIH ANALYZE >TOTAL FIELDS CAATs ASAS ACL / 19

20 Menu Analyze : Total Fields Arahan yang berikutnya: Klik Analyze dan klik Total Fields CAATs ASAS ACL / 20

21 Menu Analyze : Total Fields Gambarajah seperti di sebelah akan dipaparkan CAATs ASAS ACL / 21

22 Menu Analyze : Total Fields Pilih Value dan klik ok. CAATs ASAS ACL / 22

23 Menu Analyze : Total Fields Dan hasilnya seperti dalam gambarajah di sebelah. CAATs ASAS ACL / 23

24 Menu Analyze : Statistics Arahan STATISTICS dates. digunakan bagi mengesahkan jumlah medan numeric dengan laporan berkaitan bagi table yang sedang dianalisis. PILIH ANALYZE >STATISTICAL>STATISTICS CAATs ASAS ACL / 24

25 Menu Analyze : Statistics Seterusnya dengan menggunakan arahan Statistic: Pilih Analyze dan klik pada statistic CAATs ASAS ACL / 25

26 Menu Analyze : Statistics Kemudian klik pada medan value seperti yang ditunjukkan dalam gambarajah di sebelah. CAATs ASAS ACL / 26

27 Menu Analyze : Statistics Klik ok dan gambarajah seperti sebelah akan dipaparkan. CAATs ASAS ACL / 27

28 Menu Analyze : Statistics Klik pada Analyze dan seterusnya pilih Statistics. CAATs ASAS ACL / 28

29 Menu Analyze : Statistics Gambarajah seperti di sebelah akan terpapar dan seterusnya klik pada Statistics On. CAATs ASAS ACL / 29

30 Menu Analyze : Statistics Gambarajah seperti di sebelah akan terpapar. Seterusnya pilih Value dan klik Ok. CAATs ASAS ACL / 30

31 Menu Analyze : Statistics Gambarajah keputusan hasil penggunaan Command Statistics akan terpapar seperti di sebelah. CAATs ASAS ACL / 31

character/ascii yang termasuk dalam lingkungan tertentu (specific bound).

32 Functions: Between () Functions BETWEEN () dates. digunakan bagi mengasingkan rekod berkaitan data numeric, tarikh dan data character/ascii yang termasuk dalam lingkungan tertentu (specific bound). Contoh(Cost_Date,` `,` `) PILIH GLOBAL FILTER >FUNCTIONS>BETWEEN() CAATs ASAS ACL / 32

33 Functions: Between () Klik pada Global Filter dan seterusnya pilih Function BETWEEN. CAATs ASAS ACL / 33

34 Functions: Between () Gambarajah seperti di sebelah akan terpapar dan seterusnya highlight pada Value. Pilih Cost Date pada Available Fields. CAATs ASAS ACL / 34

35 Functions: Between () Seterusnya highlight pada Min dan klik pada butang Date. Pilih tarikh 1/1/2000. Kemudian highlight Max dan klik pada butang Date. Pilih tarikh 30/6/2000. CAATs ASAS ACL / 35

36 Functions: Between () Gambarajah keputusan hasil penggunaan Function BETWEEN akan terpapar seperti di sebelah. CAATs ASAS ACL / 36

37 Menu Analyze : Look For Gaps Arahan Looks For Gaps dates. digunakan bagi mengesan jurang dalam data yang dianalisis ataupun mengenal pasti data yang tiada dalam senarai jujukan data tersebut. PILIH ANALYZE>LOOK FOR GAPS CAATs ASAS ACL / 37

38 Menu Analyze : Look For Gaps Arahan seterusnya : Pilih Analyze dan klik Look For Gaps sebagaimana paparan di sebelah. CAATs ASAS ACL / 38

39 Menu Analyze : Look For Gaps Kemudian klik pada sequence on. CAATs ASAS ACL / 39

40 Menu Analyze : Look For Gaps Kemudian pilih cheque number dan klik ok. CAATs ASAS ACL / 40

41 Menu Analyze : Look For Gaps Gambarajah memaparkan hasil dari penggunaan arahan Gaps. CAATs ASAS ACL / 41

42 Menu Analyze : Look For Gaps Kaedah yang kedua bagi mendapatkan senarai nombor cheque yang tertinggal: klik pada list missing items seperti di sebelah dan klik ok. CAATs ASAS ACL / 42

43 Menu Analyze : Look For Gaps Laporan menunjukkan terdapat 4 nombor cek yang tertinggal. CAATs ASAS ACL / 43

44 Functions: ISBLANK () Functions ISBLANK () dates. digunakan bagi mengenalpasti dan mengasingkan medan yang kosong PILIH GLOBAL FILTER >FUNCTIONS>ISBLANK() CAATs ASAS ACL / 44

45 Functions: ISBLANK () Kaedah yang berikutnya dengan menggunakan arahan ISBLANK (): Klik view filter dan pilih ISBLANK (string) di ruangan functions di sebelah. CAATs ASAS ACL / 45

46 Functions: ISBLANK () Kemudian pilih Cheque_No dan klik ok. CAATs ASAS ACL / 46

47 Functions: ISBLANK () Hasil dari laporan sebagaimana dipaparkan di sebelah. CAATs ASAS ACL / 47

48 Menu Analyze : Look For Duplicates Arahan DUPLICATES dates. digunakan bagi mengenalpasti data yang bertindan. PILIH ANALYZE>LOOK FOR DUPLICATES CAATs ASAS ACL / 48

49 Menu Analyze : Look For Duplicates Klik pada Analyze dan seterusnya pilih Look for Duplicates. CAATs ASAS ACL / 49

50 Menu Analyze : Look For Duplicates Gambarajah seperti di sebelah akan terpapar dan seterusnya klik pada Duplicates On. Klik pada Add All dan klik Ok. CAATs ASAS ACL / 50

51 Menu Analyze : Look For Duplicates Gambarajah seperti di sebelah akan terpapar dan seterusnya klik pada List Fields. Klik pada Add All dan klik Ok. CAATs ASAS ACL / 51

52 Menu Analyze : Look For Duplicates Gambarajah keputusan hasil penggunaan Command Duplicates On akan terpapar seperti di sebelah. CAATs ASAS ACL / 52

53 Menu Analyze : Look For Duplicates Dengan mengulangi langkah yang pertama pilih Duplicates On dan klik pada Employee Number.Seterusnya klik Ok dan pilih List Fields. Klik Add All dan klik Ok. CAATs ASAS ACL / 53

54 Menu Analyze : Look For Duplicates Gambarajah keputusan hasil penggunaan Command Duplicates On akan terpapar seperti di sebelah. CAATs ASAS ACL / 54

55 COMPUTED FIELDS Analisis COMPUTED dates. FIELDS digunakan bagi membuat pengiraan semula data yang diperolehi dari sumber data, mengubah jenis data, membuat gantinama kod dan mewujudkan ujian logikal. KLIK KANAN > ADD COLUMNS CAATs ASAS ACL / 55

56 COMPUTED FIELDS Klik kanan dan pilih Add Columns. Seterusnya klik pada klik pada Expression. CAATs ASAS ACL / 56

57 COMPUTED FIELDS Gambarajah seperti di sebelah akan terpapar. Pilih Unit Cost pada Available Fields dan klik pada butang * (Darab). Seterusnya pilih Quantity On Hand pada Available Fields. Save As sebagai Perkiraan_Audit dan klik Ok. CAATs ASAS ACL / 57

58 COMPUTED FIELDS Gambarajah keputusan hasil penggunaan Computed Field akan terpapar seperti di sebelah. CAATs ASAS ACL / 58

59 REASONABLE TEST Ujian bagi medan tarikh yang kosong ataupun tarikh yang tidak sah Menggunakan filter untuk menyisih medan tarikh yang kosong. Bagi mencari medan tarikh yang kosong ACL telah menetapkan nilai sebagai tarikh kosong. Kaedah yang boleh digunakan adalah seperti: Klik Global Filter bagi memaparkan. Masukkan Datefield = ` ` dalam Expression Edit View Filter dialog box tersebut dan klik OK. CAATs ASAS ACL / 59

60 AKTIVITI CAATs ASAS ACL / 60

61 Aktiviti - Verify Project: Sample Project Folder: Account Payable Table: AP Trans 1. Laksanakan ujian pengesaahan data integriti (VERIFY) terhadap medan Vendor, Invoice No., Invoice Date dan Invoice Amount. 2. Apakah Keputusan Ujian Tersebut? CAATs ASAS ACL / 61

62 Aktiviti Total Fields Project: Sample Project Folder: Account Payable Table: AP Trans 1. Jumlahkan kuantiti yang terlibat dalam transaksi belian tersebut. 2. Jumlahkan medan invoice amount bagi memastikan kesahihan data yang diterima dari auditi. CAATs ASAS ACL / 62

63 Aktiviti - Statistics Project: Sample Project Folder: Account Receivable Table: Customer 1. Dapatkan 5 credit limit yang tertinggi dan terendah bagi semua customer 2. Berapakah jumlah credit limit bagi semua customer? 3. Apakah credit limit terendah dan tertinggi. CAATs ASAS ACL / 63

64 Aktiviti Between () Project: Sample Project Folder: Account Receivable Table: Trans 1. Laksanakan ujian bagi mendapatkan transaksi melibatkan invoice bulan Januari hingga Mac tahun Berapakah rekod transaksi tersebut. CAATs ASAS ACL / 64

65 Aktiviti Looks For Gaps Project: Sample Project Folder: Payroll Analysis Table: Payroll 1. Jalankan ujian gaps terhadap Cheque Number bagi mengenalpasti jika terdapat nombor cek yang tiada. 2. Apakah keputusan ujian tersebut? 3. Adakah pengesahan lanjut perlu dibuat? CAATs ASAS ACL / 65

66 Aktiviti Looks For Duplicate Project: Sample Project Folder: Empmast Table: Payroll 1. Jalankan ujian duplicate terhadap Employee Number bagi mengenalpasti jika terdapat Employee Number yang sama. 2. Apakah keputusan ujian tersebut? 3. Adakah pengesahan lanjut perlu dibuat? CAATs ASAS ACL / 66

67 KUIZ CAATs ASAS ACL / 67

68 KUIZ 1. Apakah yang dimaksudkan dengan data integriti? 2. Apakah punca-punca kesilapan data? 3. Apakah 3 arahan yang boleh digunakan untuk menjalankan pengesahan integriti data? 4. Apakah tujuan menggunakan arahan Look For Gaps? CAATs ASAS ACL / 68

OBJEKTIF MODUL. Membincangkan dan menerangkan lebih lanjut pelbagai arahan (Command) tambahan dalam menganalisis data.

OBJEKTIF MODUL. Membincangkan dan menerangkan lebih lanjut pelbagai arahan (Command) tambahan dalam menganalisis data. OBJEKTIF MODUL Membincangkan dan menerangkan lebih lanjut pelbagai arahan (Command) tambahan dalam menganalisis data. Untuk memberi kefahaman dan kemahiran kepada peserta kursus dalam melaksanakan arahan