BÀI 1: SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT WORD

Transcription

1 BÀI 1: SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT WORD I. Giới thiệu Soạn thảo văn bản là công việc được sử dụng rất nhiều trong các cơ quan, xí nghiệp, trên rất nhiều lĩnh vực, và ngay cả các nhu cầu riêng của mỗi cá nhân. Ra đời từ cuối những 1980, đến nay phần mềm Microsoft Word đã đạt tới sự hoàn hảo trong lĩnh vực soạn thảo văn bản cũng như trong lĩnh vực văn phòng của bộ phần mềm Microsoft Office nói chung. Với những đặc điểm nổi bậc, phần mềm Microsoft Word đã đem lại sự hài lòng cho những ai đã và đang sử dụng chúng. II. Khởi động và thoát khỏi Word Khởi động Word Có thể thực hiện bằng một trong các cách sau: - Click đúp trên biểu tượng của chương trình Word trên màn hình nền - Click đúp trên tên tập tin văn bản do Word tạo ra. - Chọn lệnh Start/Programs/Microsoft Word. Thoát khỏi Word Trước khi thoát cần phải lưu các tập tin đang làm việc vào đĩa, nếu không thì sẽ bị mất dữ liệu. Tuy nhiên trước khi lưu, Word sẽ hiện thông báo nhắc nhở: - Yes: lưu dữ liệu và thoát khỏi chương trình ứng dụng. - No: thoát khỏi chương trình ứng dụng mà không lưu dữ liệu. - Cancel: hủy bỏ lệnh, trở về chương trình ứng dụng. Có thể thoát khỏi Word bằng một trong các cách: - Sử dụng phím gõ tắt Alt + F4 (bấm giữ phím Alt, gõ phím F4). - Chọn lệnh File/ Exit. - Click vào nút nằm phía trên, bên phải của thanh tiêu đề. - Click đúp vào biểu tượng của Word ở góc trên bên trái của thanh tiêu đề. III. Các thành phần cơ bản trên màn hình Word 1. Thanh tiêu đề (Tilte bar) Thanh tiêu đề nằm ở vị trí trên cùng của Word, chứa 3 nút: phóng to, thu nhỏ, thoát Soạn thảo văn bản Trang 3

2 2. Thanh trình đơn (menu bar) Thanh trình đơn chứa các lệnh của word, các lệnh được bố trí theo từng nhóm, gồm có 9 nhóm lệnh như sau: File: Nhóm lệnh xử lý tập tin. Edit: Nhóm lệnh dùng để soạn thảo văn bản. View: Nhóm lệnh chọn chế độ hiển thị văn bản. Insert: Nhóm lệnh dùng để chèn các đối tượng vào văn bản. Format: Nhóm lệnh dùng để định dạng văn bản. Tool: Nhóm các công cụ hỗ trợ cho việc soạn văn bản. Table: Nhóm lệnh xử lý trên bảng biểu. Window: Nhóm lệnh liên quan đến cửa sổ làm việc của word. Help: Nhóm lệnh trợ giúp. 3. Các thanh công cụ (Toolbars) Trong Word còn nhiều thanh công cụ nhưng 3 thanh công cụ thường dùng nhất là: Thanh công cụ chuẩn (Standard toolbar) - Thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar): gồm những thao tác dùng định dạng văn bản - Thanh công cụ vẽ (Drawing Toobar): dùng để vẽ các hình, tạo chữ nghệ thuật... Bật tắt thanh công cụ: Cách 1: Vào menu View > Toolbar, sau đó click vào thanh công cụ cần hiển thị. Cách 2: Click phải vào vùng trống trên thanh menu, sau đó click chọn thanh công cụ cần hiển thị. Khi di chuyển thanh công cụ nhìn vào góc trái của mỗi thanh công cụ đều có một vệch mờ, khi di chuyển con trỏ vào đó sẽ xuất hiện hình 4 mũi tên, kéo chuột di chuyển đến vị trí khác. Để tắt thanh công cụ trên màn hình chọn menu View > Toolbar và bỏ chọn vào thanh công cụ đã chọn trước đó 4. Thanh công cụ tự tạo (Custom) Ngoài các thanh công cụ có sẵn, Word cho phép tạo thêm các thanh công cụ riêng phù hợp nhu cầu người sử dụng. Các bước tạo thanh công cụ mới: Chọn lệnh:view/ Toolbars/ Customize. Chọn lớp Toolbars. Chọn nút lệnh New, hội thoại New Toolbar xuất hiện. Nhập tên thanh công cụ vào hộp Toolbar name. Nhắp OK để thực hiện.. Soạn thảo văn bản Trang 4

3 Gắn nút lệnh trên thanh công cụ Chọn lệnh: View/ Toolbars/ Customize, hội thoại Customize xuất hiện. Chọn lớp Commands. Chọn nhóm lệnh trong danh sách Categories, khi chọn đến nhóm lệnh nào thì các nút lệnh của nhóm đó sẽ xuất hiện bên Commands. Chọn nút lệnh và gắn lên thanh công cụ. Nhắp Close kết thúc. Muốn gỡ bỏ nút lệnh trên thanh công cụ thì kéo nút lệnh ra khỏi thanh. Muốn biết chi tiết nút lệnh đại diện cho lệnh nào thì nhắp vào nó. Các bước xóa bỏ thanh công cụ tự tạo Chọn lệnh: View/ Toolbars/ Customize, hội thoại Customize xuất hiện. Chọn lớp Toolbars. Nhắp chọn thanh công cụ muốn xóa trong danh sách. Nhắp nút lệnh Delete để xóa. Word sẽ đưa ra thông báo và chờ xác nhận, nhắp OK để xóa. 5. Thước và đơn vị chia trên thước (Ruler) Thước dùng để kiểm soát các lề, độ lệch so với các lề, điểm dừng của các tab, Trong word có hai thước: - Thước ngang (Horizontal Ruler) nằm ngang phía trên màn hình. - Thước dọc (Vertical Ruler) nằm dọc phía trên màn hình. - Đơn vị đo trên thước là inch ( ) hoặc Centimeters (cm). Để thay đổi đơn vị chia trên thước, chọn lệnh Tool / General / Measurement units - Bật/tắt thước chọn menu Option / View / Ruler 6. Thanh trạnh thái (Status bar) Thanh trạng thái cho biết thông tin về trang (Pagle) hiện hành, tổng số trang trong tài liệu, dòng cột hiện hành. Bật/tắt thanh trạng thái: menu Tools / Options / View và chọn mục Soạn thảo văn bản Trang 5

4 7. Thanh cuộn ngang (Horizontal scroll bar) và thanh cuộn đứng (vertical scroll bar) Trong màn hình của Word có hai thanh cuộn: Thanh cuộn đứng đặt ở bên phải cửa sổ dùng để cuộn văn bản theo chiều đứng, thanh cuộn ngang ở đáy cửa sổ dùng để cuộn văn bản theo chiều ngang. Bật/ tắt các thanh cuộn: Lệnh Tools/Options/lớp View. Trong nhóm Window, chọn (Horizontal scroll bar để bật/ tắt thanh cuộn ngang, và (Vertical scroll bar để bật/ tắt thanh cuộn đứng. 8. Vùng soạn thảo văn bản và điểm chèn Vùng soạn thảo văn bản Vùng soạn thảo văn bản dùng để nhập văn bản vào. Khi nhập văn bản, nếu có từ vượt quá lề phải qui định thì Word sẽ tự động cắt từ đó đem xuống dòng dưới. Muốn kết thúc một đoạn văn bản (Paragraph) thì gõ phím Enter. Khi nhập văn bản đầy trang thì Word sẽ tự động cho qua trang mới (ngắt trang mềm). Nếu muốn chủ động qua trang mới khi trang hiện hành vẫn còn trống thì gõ tổ hợp phím Ctrl + Enter (ngắt trang cứng). Điểm chèn Dấu nhấp nháy của con trỏ trong vùng soạn thảo cho biết vị trí văn bản (hay đối tượng) sẽ xuất hiện khi được nhập vào. IV. Thao tác trên tập tin 1. Tạo một tập tin mới Vào menu File / New hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N hoặc nhấn nút. Đối với Office phiên bản 2000 trở đi sẽ hiện ra một hộp thoại trong đó thể hiện các dạng của một tập tin: New Blank document: Tạo một văn bản mới. Open a document: Mở một tập tin đã mở gần đây. New From existing document: Tạo mới một tập tin word có sẵn trong máy. 2. Mở một tập tin Mở một tập tin đã có: Chọn File/Open hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O hoặc nhấn, xuất hiện hộp thoại: Chọn ổ đĩa và thư mục chứa tập tin cần mở Chọn tập tin cần mở hoặc tìm trong o File name tập tin cần mở Soạn thảo văn bản Trang 6

5 3. Lưu tập tin Lưu tập tin lần đầu tiên Chọn File/save hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S hoặc nhấn nút, xuất hiện hộp thoại. Save in: Cho phép chọn vị trí chứa tập tin cần lưu File name: cho phép nhập tên tập tin cần lưu. Save as type: kiểu tập tin cần lưu. Lưu tập tin từ lần thứ hai trở đi Lưu vào cùng một tập tin: tương tự như lần lưu đầu tiên và Word sẽ tự động lưu trữ những thay đổi mà không yêu cầu đặt tên (không xuất hiện hộp thoại Save as) Lưu thành tập tin mới: vào menu File Save as xuất hiện hộp thoại Save as như trên, nhập tên tập tin. Lưu tất cả các tập tin Nhấn giữ Shift, chọn File Save All. Dùng để lưu tất các tập tin đang mở. Những tập tin đã có tên thì Word sẽ lưu đúng với tên cũ, những tập tin nào chưa có tên thì Word sẽ xuất hiện hộp hội thoại Save as để đặt tên và chọn vị trí lưu. 4. Đóng tập tin Lệnh File/Close: Dùng để đóng tập tin hiện hành, phải lưu lại tập tin trước khi đóng. Nếu tập tin cập nhật mà chưa lưu thì Word sẽ hiện thông báo nhắc nhở Lệnh File/Close All: Nhấn giữ Shift, chọn File Close All: dùng để đóng tất cả các tập tin đang mở. Những tập tin đã được lưu thì Word sẽ đóng lại, những tập tin nào chưa lưu Word sẽ xuất hiện thông báo và chờ xác nhận có lưu hay không. V. Các thao tác soạn thảo cơ bản 1. Nhập và hiệu chỉnh văn bản Nhập văn bản là khâu đầu tiên trong qui trình soạn thảo tài liệu. Thông thường lượng văn bản trong một tài liệu là rất nhiều, càng tiếp cận được nhiều tính năng của Word thì thao tác càng nhanh hơn, đầy đủ và đẹp mắt hơn, bên cạnh đó nó cũng làm tăng tốc độ gõ. Các chuẩn gõ tiếng việt thường dùng: Chuẩn gõ Unicode Sau khi khởi động chương trình VietKey hoặc Unikey, trong mục bảng mã chọn chuẩn gõ là Unicode, chuẩn này đang được rất nhiều người sử dụng và rất phổ biến trên internet. Đối với chuẩn gõ Unicode có các font tương ứng như Times New Roman, Arial, Chuẩn gõ VNI Windows Sau khi khởi động chương trình VietKey hoặc Unikey, trong mục bảng mã chọn chuẩn gõ là VNI Windows. Soạn thảo văn bản Trang 7

6 Đối với bảng mã VNI Windows có font tương ứng là: VNI Times, VNI- Bengus,.và tất cảc các loại Font có chữ VNI - đứng đầu. Lưu ý: Các bước để gõ được tiếng việt trong Word: - Mở chương trình soạn thảo Word - Khởi động Vietkey hoặc Unikey - Lựa chọn kiểu gõ (Telex hoặc Vni) - Lựa chọn bảng mã (VNI Windows, Unicode...) - Khi đã chọn bảng mã nào thì phải chọn Font tương ứng của bảng mã đó 2. Cách di chuyển dấu nháy trong tài liệu Cách 1: Dùng chuột để click đến vị trí cần di chuyển Cách 2: Sử dụng bàn phím Phím Ctrl + Home/ End: để di chuyển dấu nháy về đầu và cuối trang Phím Page Up, Page Down: lên, xuống một trang màn hình Phím : dùng để di chuyển phải, trái, lên xuống trong văn bản Phím Ctrl +, ctrl + : qua phải qua trái một từ Ghi chú: Có thể di chuyển dấu nháy đến bất kỳ vị trí nào trong tài liệu bằng cách click vào vị trí đó và sử dụng các thanh trượt để cuộn văn bản Lệnh Edit > Goto (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + G, hoặc nhấn phím F5): dùng để di chuyển nhanh đến trang (hay đối tượng khác) có số trang nhập từ bàn phím 3. Cách nhập văn bản Khi nhập văn bản con trỏ tự động dịch chuyển sang phải, nếu có từ vượt quá lề phải qui định thì Word sẽ tự động cắt từ đó đem xuống dòng tiếp theo, muốn kết thúc một đoạn thì dùng phím Enter. Khi nhập văn bản đầy trang thì word tự động qua trang mới. Nếu muốn chủ động qua trang mới thì nhấn tổ hợp phím Ctrl+Enter. Nhập các ký tự thuộc chức năng thứ hai của một phím: trên bàn phím có một số phím có đồng thời hai ký tự (như phím 2 có ký tự và số 2, phím 3 có ký tự # và số 3) để nhập ký tự thuộc chức năng thứ hai của một phím ta nhấn giữ thêm phím Shift rồi nhấn phím đó. Ví dụ: nhấn Shift + 1 =! ; shift Các thành phần của văn bản Trong một văn bản (document) có thể có một hoặc nhiều trang (Page). Trong một trang có thể có một hoặc nhiều đoạn (Paragraph). Trong một đoạn có thể có một hoặc nhiều câu (Sentence). Trong một câu có thể có một hoặc nhiều từ (Word). Trong một từ có thể có một hoặc nhiều ký tự (Character) Soạn thảo văn bản Trang 8

7 Giữa các từ phải có ít nhất một khoảng trắng (Space) Một câu phải bắt đầu bằng ký tự in in hoa và kết thúc bằng một trong các dấu chấm câu: dấu chấm (.), dấu chấm hỏi (?), dấu chấm than (!). Một đoạn văn bản được kết thúc bởi phím enter. Một trang được kết thúc dấu ngắt ngang (Page break). 5. Chèn các ký tự Symbol Symbol là những ký tự đặc biệt không có trên bàn phím như: (. Cách thực hiện: Đặt con trỏ tại vị trí cần muốn chèn Symbol. Vào menu Insert / Symbol, xuất hiện hộp thoại. Chọn lớp Symbol để chèn các ký hiệu hoặc lớp Special characters để chèn các ký tự đặc biệt. Chọn Font cho Symbol: Sử dụng hộp thoại Font, thường sử dụng các Font Symbol như Windings 1,2,3; Symbol; Webdings, Chọn ký hiệu muốn chèn. Nhấn nút Insert để chèn. Chọn nút Close để thoát ( sau khi chèn ký hiệu thì nút Cancel đổi thành nút Close). Symbol tương tự như một ký tự, do đó có thể thay đổi kích thước tùy ý. 6. Các phím thường dùng Phím chữ a, b, c,, z Phím số từ 0 đến 9 Phím dấu:,,. <>,?, /, {}, Phím Home/ End: để di chuyển dấu nháy về đầu và cuối trang Phím Delete: dùng để xóa ký tự văn bản đứng kề sau con trỏ hoặc xóa đối tượng được chọn Phím Backspace: dùng để xóa các ký tự đứng kề trước con trỏ Phím Page Up, Page Down: lên, xuống một trang màn hình Phím : dùng để di chuyển phải, trái, lên xuống trong văn bản Phím Enter: dùng để ngắt đoạn văn bản Phím Tab: dùng để dịch chuyển điểm Tab Phím Space Bar: dùng để chèn dấu cách (khoảng trắng) Phím Caps Lock: dùng để thay đổi kiểu gõ chữ in và chữ thường 7. Chọn khối văn bản Chọn một từ: Double click vào từ muốn chọn. Chọn một câu: Nhấn giữ phím Ctrl và nhấp chuột vào vị trí bất kỳ nào trong câu. Chọn một đọan: Double click vào vào khoảng trống bên trài của đoạn. Chọn các ký tự liên tiếp nhau: Drag lên các ký tự muốn chọn hoặc dùng bàn phím bằng cách đặt con trỏ từ ký tự đầu muốn chọn sau đó nhấn giữ phím Shift và nhấn phím mũi tên theo hướng cần đánh dấu. Soạn thảo văn bản Trang 9

8 Chọn một dòng: Double click chuột vào lề trái của dòng muốn chọn. Chọn toàn bộ văn bản: Nhấn giữ phím Ctrl và nhấp vào lề trái của văn bản hoặc nhấn vào tổ hợp phím Ctrl + A. hoặc chọn lệnh Edit / Select All. 8. Xóa khối văn bản Chọn văn bản cần xóa. Nhấn phím Delete hoặc nhấn BackSpace hoặc nhấn Edit / Clear. 9. Lệnh sao chép (Copy), cắt (Cut), dán (Paste) Chọn đối tượng (văn bản, hình ảnh,..) muốn cắt, sao chép Cắt (cut): vào menu Edit > Cut hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + X hoặc nhấn vào biểu tượng trên thanh công cụ. Sao chép (copy): vào menu Edit > Copy hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C hoặc nhấn vào biểu tượng trên thanh công cụ. Đối tượng sau khi đã được cắt, sao chép sẽ được lưu vào trong Clipboard. Clipboard lưu trữ được 12 đối tượng được cắt/sao chép sau cùng. Dán (Paste): chuyển dấu nháy đến nơi muốn di chuyển tới, chọn menu Edit > Paste hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V hoặc nhấn vào biểu tượng trên thanh công cụ. 10. Thao tác Undo, Redo, Repeat Undo: Cho phép hủy bỏ lệnh vừa mới thực hiện. Có thể thực hiện lệnh Undo nhiều lần, mỗi lần sẽ hủy bỏ một lệnh, trình tự Undo sẽ đi ngược lại với trình tự vừa được thực hiện. Muốn thực hiện Undo, chọn một trong các thao tác: Chọn lệnh Edit / Undo hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z hoặc click vào nút. Redo: Cho phép hủy bỏ thoa tác Undo vừa thực hiện. Muốn thực hiện Redo, chọn lệnh Edit > Redo hoặc nhấn tổ hộp phím Ctrl + Y hoặc click vào nút Repeat: Cho phép lặp lại thao tác vừa mới thực hiện. Lệnh Undo và lệnh Repeat cùng chia sẽ một vị trí trên menu Edit. Muốn thực hiện Repeat, chọn lệnh Edit > Repeat hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrt + Y. 11. Nhập văn bản tự động Sử dụng tính năng AutoText AutoText là một cách viết tốc ký trong soạn thảo văn bản được sử dụng trong trường hợp có khối văn bản hay đồ họa được lập lại thường xuyên. AutoText được thực hiện bằng cách gán cho khối văn bản hay đồ họa này một tên. Khi soạn thảo chỉ cần gõ vào tên tắt này thì Word sẽ tự động thay thế tên tắt bằng nội dung của khối văn bản hay đồ họa ngay tại vị trí đó. Tạo một AutoText Chọn phần văn bản cần tạo thành một mục AutoText. Vào menu Insert / AutoText hoặc Tool / AutoText, xuất hiện hộp thoại. Gõ tên tắt vào ô Enter AutoText entries here. Click vào nút Add. Click vào nút Ok. Soạn thảo văn bản Trang 10

9 Chèn một mục AutoText vào tài liệu: đưa dấu nháy đến vị trí cần chèn, gõ tên tắt, nhấn phím F3 hoặc Ctrl + Atl + V. Xóa một AutoText: vào lại cửa sổ AutoText, chọn mục cần xóa trong ô Enter AutoText entries here, sau đó nhấn Delete. Sử dụng tính năng AutoCorrect Chức năng AutoCorrect giúp tự động sữa những lỗi sai thường xuyên xảy ra trong khi soạn thảo văn bản hoặc để đưa nhanh vào tài liệu những khối văn bản hay đồ họa thường xuyên được sử dụng. AutoCorrect tương tự như AutoText nhưng nhanh hơn vì tự động chèn văn bản vào tài liệu mà không cần phải nhấn Phím F3. Tạo một mục AutoCorrect Chọn khối văn bản hay đồ họa cần tạo thành một mục AutoCorrect. Vào menu Tool / AutoCorrect, xuất hiện hộp thoại. Gõ tên tắt vào ô Relpace. Sao đó Click vào nút Add. Click vào OK. Chèn một mục AutoCorrect vào tài liệu: Đưa dấu nháy đến vị trí cần chèn, sau đó gõ tên tắt và nhấn phím khoảng trắng, phím Tab hoặc enter. Xóa một mục Autocorrect: vào lại cửa sổ AutoCorrect, chọn mục cần xóa bên cột Replace sau đó Click nút Delete. 12. Tìm kiếm và thay thế văn bản Tìm kiếm Chức năng này cho phép tìm một từ hoặc một nhóm từ trong văn bản Chọn menu Edit > Find hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F. Trong ngăn Find, nhập nội dung cần tìm vào hộp Find What. Nhấn nút Find Next để tìm. Nếu tìm thấy, Word sẽ tự động đánh dấu và hiển thị phần vừa tìm thấy trên màn hình. Nhấn nút Find Next nhiều lần để tiếp tục tìm. Nhấn nút Cancel để chấm dứt việc tìm kiếm. Tìm kiếm và thay thế Chức năng này cho phép tìm một từ hoặc một nhóm từ để thay thế bằng một từ hoặc một nhóm từ khác. Chọn menu Edit > Replace hoặc nhấn phím Ctrl + H. Trong ngăn Replace, nhập nội dung văn bản cần tìm vào hộp Find What và nhập nội dung cần thay thế vào hộp Replace With. Nhấn nút Replace All để thay thế tất cả các từ trong hộp Find What bởi các từ trong hộp Replace With. Soạn thảo văn bản Trang 11

10 Nhấp nút Find Next để tìm. Nếu thấy, Word sẽ tự động đánh dấu và hiển thị phần vừa nhận thấy trên màn hình. Nhấp nút Replace nếu muốn thay thế từ vừa tìm được. Nếu không thì tiếp tục nhấn nút Find Next để tìm từ khác. Nhấn nút Cancel để chấm dứt việc tìm kiếm và thay thế. Soạn thảo văn bản Trang 12

11 I. Định dạng ký tự BÀI 2: CÁC THAO TÁC TRÊN VĂN BẢN 1. Định dạng nhanh Để định dạng nhanh sử dụng các nút lệnh trên thanh định dạng (Format bar) hoặc sử dụng phím tắt Chọn khối các ký tự cần định dạng, tiếp đó nhấp chọn nút lệnh trên thanh định dạng hoặc nhấn tổ hợp phím. Các nút lệnh dùng định dạng ký tự trên Format bar và các phím tắt tương ứng. 2. Định dạng đầy đủ Chọn khối các ký tự hay văn bản cần định dạng. Để định dạng ký tự ta có thể dùng một trong các cách sau: Dùng menu lệnh: Vào menu Format / Font, xuất hiện cửa sổ Font gồm ba thẻ lệnh: Thẻ Font: Font: Chọn Font chữ. Font Style: Chọn kiểu chữ, kiểu in nghiêng (Italic), kiểu in đậm (Bold), kiểu chữ thường (Regular), kiểu chữ vừa đậm vừa nghiêng (Bold Italic). Size: Chọn kích cỡ chữ. Font Color: Chọn màu chữ. Underline style: Chọn các kiểu gạch dưới. Underline Color: Chọn màu cho nét gạch dưới. Các hiệu ứng (Effects): + Strikethrough: Gạch giữa các ký tự. + Double strikethrough: Gạch hai nét giữa các ký tự. + Superscript: Đặt chỉ số trên hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + =. + Subscript: Đặt chỉ số dưới, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + =. + Shadow: Bóng đỗ. + Outline: Tạo đường viền bên ngoài. + Emboss: Kim loại. + Engrave: Khắc chìm. + Small caps: Chữ thường. + All caps: Chữ hoa. + Hidden: Ấn chữ. Chọn OK nếu muốn áp dụng các xác lập cho tài liệu hiện hành. Chọn Default, sau đó chọn Yes nếu muốn các xác lập này trở thành mặc nhiên, nghĩa là áp dụng vào tất cả các tài liệu được tạo về sau. Thông thường khi mở một tập tin giá trị này đều được thiết lập mặc nhiên là giá trị của Default. Thẻ Character Sapcing Soạn thảo văn bản Trang 13

12 Sapcing: thiết lập khoảng cách giữa các ký tự + Expanded: Nới rộng + Condensed: Thu hẹp Position: vị trí cao thấp + Raised: Nâng cao lên + Lowered: Hạ xuống thấp Lưu ý: Giá trị mặc định (Default) Thẻ Text Effects Lớp Animation: Qui định tính linh động của các ký tự, có thể nhấp nháy, lấp lánh nhằm gây sự chú ý và bắt mắt người đọc. Animation: Có các kiểu tác động None: Chữ bình thường. Blinking Background: Nền chữ nhấp nháy. Las Vegas Lights: Chữ có những ngôi sao màu chay xung quanh Marching Black Ants: Chữ có những đường gạch đen chay xung quanh. Marching Red Ants: Chữ có những đường gạch đỏ chạy xung quanh. Shimmer: Chữ có nét nhòe. Sparkle Text: Chữ có các ngôi sao lấp lánh Định dạng ký tự dùng các phím nóng Ctrl + ] Tăng kích cở của các ký tự một point Ctrl + [ Giảm kích cở của các ký tự một point Ctrl + B Bật tắt in đậm Ctrl + I Bật tắt in nghiêng Ctrl + U Bật tắt in gạch dưới nét đơn Ctrl + Shift +U Bật tắt in gạch dưới nét đôi Shift + F3 Đổi chữ in thành chữ thường và ngược lại Ctrl + = Bật tắt chỉ số dưới Ctrl + Shift + = Bật tắt chỉ số trên Ctrl + Space Trả về dạng mặc định II. Định dạng đoạn văn bản 1. Một số khái niệm Một Paragraph là một đoạn văn bản liên tục (có thể một hoặc nhiều dòng, một câu hoặc nhiều câu) được kết thúc bởi phím Enter. Khi gõ văn bản vào, văn bản sẽ được trình bày từ lề trái sang lề phải, khi đến lề phải sẽ tự động xuống dòng mới. Tuy nhiên, trong trường hợp tuy văn bản chưa đến hết lề phải nhưng muốn xuống dòng mới (không muốn sang dòng mới ) thì nhấn Shift + Enter. Có thể thực hiện định dạng trước và sau khi gõ văn bản. Trường hợp: + Trước khi gõ văn bản: Khi gõ Enter, định dạng của đoạn văn bản trước sẽ được áp dụng cho đoạn kế tiếp sau, cho đến khi có sự thay đổi. + Sau khi gõ văn bản: Nếu định dạng một đoạn, chỉ cần đưa con trỏ vào đoạn cần định dạng. Nếu định dạng nhiều đoạn, phải chọn tất cả các đoạn cần định dạng. Lệnh Format/ Paragraph dùng để mở hội thoại Paragraph phục vụ cho việc định dạng Paragraph. Định dạng Paragraph bao gồm các yếu tố chính: Soạn thảo văn bản Trang 14

13 - Chỉnh dòng (Alignment). - Chỉnh lề (Indentation). - Định khoảng cách giữa các đoạn văn bản (Spacing). - Định khoảng cách giữa các dòng (Line spacing). Chỉnh dòng và chỉnh lề có thể thực hiện trực tiếp trên thanh Formatting, trên thước hoặc bằng hội thoại Paragraph, những định dạng khác thì thông qua hội thoại Paragraph. 2. Canh lề văn bản Chọn đoạn văn bản cần canh lề. Trên thanh công cụ định dạng (Fomatting) chọn các nút canh lề: + Align left: canh trái + Align Center: canh giữa + Align Right: canh phải + Align justify: canh đều hai bên 3. Cách thụt đầu dòng một đoạn văn bản Khi chưa định dạng thì các dòng trong đoạn sẽ được hiển thị từ lề trái sang lề phải của đoạn. Word cho phép thay đổi cách thể hiện các dòng trong đoạn. Trên thước Ruler có các Indent dùng để thiết lập việc thụt đầu dòng sau: Frist line indent: dòng đầu tiên thụt vào so với các dòng còn lại trong đoạn. Left indent: các dòng trong đoạn đều thụt vào so với lề trái của văn bản. Right indent: các dòng trong đoạn đều thụt vào so với lề phải của văn bản. Hanging indent: các dòng từ dòng thứ hai trong đoạn đều thụt vào so với dòng đầu tiên. Cần phải chọn đoạn văn bản trước khi thụt đầu dòng hoặc chỉ cần đặt con trỏ ngay vị trí đoạn văn bản cần thụt đầu dòng. 4. Định dạng bằng lệnh trên menu Các bước định dạng đoạn văn bản Chọn các đoạn văn bản muốn định dạng, nếu một dạng chỉ một đoạn thì đặt con trỏ trong đoạn đó. Chọn định dạng trên thanh Formatting (nếu có), hoặc sử dụng phím tắt của lệnh (nếu có), hoặc sử dụng hộp hội thoại Paragraph. Một Paragraph là một đoạn văn bản liên tục (có thể một hoặc nhiều dòng, một câu hoặc nhiều câu) được kết thúc bởi phím Enter. Lệnh Format/Paragraph dùng để mở hội thoại Paragraph phục vụ cho việc định dạng Paragraph. Lớp Indents and Spacing Alignment: Hộp thả chọn cách chỉnh dòng cho văn bản, gồm có: - Left: Chỉnh văn bản dồn về bên trái(canh trái), khi đó lề phải sẽ có dạng răng cưa. Soạn thảo văn bản Trang 15

14 - Right: Chỉnh văn bản dồn về bên phải (canh phải), khi đó lề trái sẽ có dạng răng cưa. - Centered: Chỉnh văn bản dồn vào giữa (canh giữa), khi đó hai bên lề trái và lề phải sẽ có dạng răng cưa. - Justified: Chỉnh văn bản canh đều hai bên, khi đó lề trái và lề phải đều thẳng. Indentation: Định lề cho đoạn - Left: Định lề trái, là khoảng cách từ lề trái của trang in (Left Margin) đến ký tự đầu tiên của dòng. - Right: Định lề phải, là khoảng cách từ lề phải của trang in (Right Margin) đến ký tự cuối cùng của dòng. Special: Có các lựa chọn sau: - None: Bình thường, không thụt tất cả các dòng của Paragraph. - First line: Chỉ định dòng đầu tiên của Paragraph cách lề trái của trang in là bao nhiêu (hoặc inch). - Hanging: Chỉ định các dòng còn lại của Paragraph (từ dòng thứ hai trở đi) cách lề trái của trang in là bao nhiêu cm (hoặc inch) Spacing: Định dạng khoảng cách giữa các đoạn bao gồm: - Before: khoảng cách giữa đoạn hiện hành và đoạn phía trên (mặc nhiên là 0) - After: khoảng cách giữa đoạn hiện hành và đoạn phía dưới (mặc nhiên là 0). Line Spacing: Định khoảng cách giữa các dòng trong Paragraph. - Single: Khoảng cách dòng đơn (bình thường) Lines: Khoảng cách gấp rưỡi lần so với khoảng cách bình thường. - At Least: Tối thiểu, đủ để phân cách giữa các dòng. - Exactly: Xác định chính xác chiều cao của dòng đúng với số ghi trong hộp At. - Multiple: Khoảng cách gấp nhiều lần so với dòng bình thường, số lần chọn trong hộp At. - Double: Khoảng cách gấp đôi so với khoảng cách bình thường. Tabs: Mở hội thoại Tabs để định các điểm dừng (xem lệnh Format/ Tabs) Preview: Khung hiển thị kết quả định dạng. Các nút lệnh định dạng Paragraph & Shortcut của nó Chỉnh văn bản dồn về bên trái (Ctrl + L) Chỉnh văn bản dồn vào giữa (Ctrl + E) Chỉnh văn bản dồn về bên phải (Ctrl + R) Chỉnh văn bản đều hai bên (Ctrl + J), thẳng lề trái và phải Ghi số thứ tự (Numbering) ở đầu đoạn văn bản Ghi ký hiệu (Bullet) ở đầu đoạn văn bản (Nút nào lún vào và có màu sáng là nút đang được chọn) Giảm độ lệch trái (gồm First Line Indent và Left Indent) Tăng độ lệch trái (gồm First Line Indent và Left Indent) Lớp Line and Page Break: Qui định cách ngắt dòng và ngắt trang. Pagination: Cách tổ chức trang. - Window/ Orphan Control: Tự động điều khiển các dòng quả phụ/ cô nhi. Trong Paragraph, dòng quả phụ là dòng đứng lẻ loi ở đầu trang tiếp theo, còn các dòng khác nằm trên trang trước. Dòng cô nhi là dòng nằm ở cuối trang trước còn các dòng khác của Paragraph nằm ở đầu trang sau. Khi mục này được chọn, Word sẽ tự động kiểm tra và bố trí lại văn bản để tránh các trường hợp quả phụ/ cô nhi. - Keep lines together: Nếu chọn sẽ không cho ngắt trang ở giữa đoạn. Soạn thảo văn bản Trang 16

15 theo. chọn. đoạn. - Keep with next: Nếu chọn sẽ tránh ngắt trang ở đoạn hiện hành và đoạn tiếp - Page break before: Đặt dấu ngắt trang vào đầu đoạn hiện hành. - Suppress line number: Nếu chọn sẽ không in con số chỉ dòng trong đoạn được - Don Toolbars hyphenate: Nếu chọn sẽ không dùng dấu nối khi ngắt dòng trong 5. Sao chép định dạng Giả sử có đoạn văn bản Sắc màu dân tộc được định dạng với các thông số: - Font: Times New Roman - Size: 14 - Font style: Đậm và nghiêng. Và được thể hiện Sắc màu dân tộc Bây giờ muốn đoạn Sống có ích có định dạng giống như đoạn Sắc màu dân tộc thì thực hiện như sau: - Đặt con trỏ trong đoạn Sắc màu dân tộc. - Nhắp chọn công cụ, con trỏ chuột sẽ chuyển sang dạng cọ. Dùng cọ quét lên đoạn sống có ích. Kết quả đoạn sống có ích có định dạng giống như đoạn Sắc màu dân tộc. Như vậy lệnh Format Painter (phím tắt Ctrl + Shift + C) dùng để sao chép định dạng các ký tự hay đoạn văn bản. Để sao chép định dạng được nhiều lần thì nhắp đúp trên tượng muốn định dạng, gõ phím ESC khi muốn ngừng định dạng., sau đó quét trên đối III. Tạo ký tự DropCap Công dụng Chức năng này cho phép phóng to ký tự đầu tiên một đoạn nằm trên dòng liên tiếp của đoạn đó. Mỗi lần chỉ định dạng cho một đoạn văn bản. Cách thực hiện Đặt con trỏ vào đoạn cần tạo Drop Cap Vào menu Format > Drop Cap, xuất hiện hộp thoại Tiếp theo đó ta có các tùy chọn: + None: không có Drop Cap. + Dropped: ký tự đầu tiên thành dạng chữ lớn. + In Margin: ký tự đầu tiên thành dạng chữ lớn, văn bản còn lại canh lề bên trái của nó + Font: chọn loại font cho ký tự Drop Cap + Lines to Drop: số dòng ký tự hạ xuống (mặc định là 3) + Distance from text: thiết lập khoảng cách từ ký tự Drop Cap đến đoạn văn bản. IV. Kẻ đường viền và tô màu nền cho đoạn văn bản Kẻ đường viền bằng hội thoại Borders and Shading Chọn khối văn bản cần kẻ đường viền hoặc tô màu nền. Soạn thảo văn bản Trang 17

16 Dùng lệnh Format/ Borders and Shading dùng để kẻ đường viền (khung bao) và tô màu nền cho các đoạn văn bản (Paragraph) và các ô trong bảng (Table). Đường viền có thể là nét đơn, nét đôi, nét ba, nền tô có thể đậm nhạt và có nhiều mẫu khác nhau Lớp Borders Setting: Cho chọn một trong các kiểu khung bao. - Non: Không kẻ (kẻ nét rỗng). - Box: Kẻ hộp. - Shadow: Đường kẻ có nét bóng mờ. - 3-D: Đường kẻ không gian 3 chiều. - Custom: Đường kẻ tùy ý. Nhắp tại các vị trí của khung trong mục Preview để kẻ/hoặc bỏ. Style: Kiểu đường kẻ. Color: Hộp thả cho chọn màu đường kẻ. Width: Hộp thả cho chọn độ rộng đường kẻ. Options: Đặt các lựa chọn về khoảng cách giữa đường kẻ và văn bản (From Text). Show Toolbars: Cho hiển thị thanh công cụ Tables and Borders. Preview: Khung hiển thị, có thể nhắp chuột vào cạnh để kẻ theo kiểu Custom. Lớp Shading: tô màu nền Fill: chọn màu nền cho đoạn văn bản Pattens: kiểu mẫu o Style: chọn mẫu nền o Color: chọn cho mẫu màu nền Apply to: ấn định phạm vi cho văn bản hay đoạn văn bản Lớp Page Border: Thêm đường viền cho trang, các chức năng được lựa chọn tương tự lớp Border Ô Art dùng để chọn đường viền trang dạng hoa văn nghệ thuật Kẻ đường viền và tô màu nền bằng thanh công cụ Tables and Border Vào menu View / Toolbar / Table and Border Chọn khối văn bản cần kẻ đường viền hoặc tô màu nền. Sử dụng các nút trên thanh công cụ Table and Border. Soạn thảo văn bản Trang 18

17 Line Style: chọn kiểu đường viền Border color: chọn màu nền cho biên Border: gán hoặc xóa các biên từ một bảng sẵn có V.Định dạng màu nền văn bản Lệnh Format/ Background dùng để chọn nền văn bản. Với chức năng Fill Effects, Word cung cấp các mẫu nền để trang trí, đặc biệt có thể chọn một tập tin hình ảnh để làm nền cho văn bản. Ngoài các màu chuẩn do Word cung cấp, có thể tự pha chế thêm các màu khác qua chức năng More Colors. Hội thoại Colors Standard: Chọn các kiểu màu chuẩn. Custom: Tự xây dựng kiểu màu theo nhu cầu riêng. Hội thoại Fill Effects Lớp Gradient: Cho chọn màu nền theo kiểu dãy màu chuyển tiếp từ màu này sang màu khác. Colors: Dùng để chọn dạng màu. Có thể chọn một trong các dạng sau: One Colors: Dùng một màu chuyển từ sáng đến tối. Chọn màu trong Color 1 và chỉnh độ sáng tối bằng thanh trượt ngay phía dưới. Two Colors: Dùng hai màu, chuyển tiếp từ màu 1 sang màu 2, chọn màu 1 trong Color 1, màu 2 trong Color 2. Preset: Chọn màu do Word định sẵn. Shading styles: Các kiểu tô bóng. Variants: Chọn các kiểu chuyển tiếp. Lớp Texture & lớp Pattern: Cho chọn nền là mẫu hoa văn hay các mẫu dạng ô lưới. Lớp Picture (hình bên dưới): Cho tập tin hình ảnh để làm nền cho văn bản. Khi chọn nền cho văn bản Word sẽ tự động chuyển qua chế độ View/ Online Layout và chỉ có chế độ này thì mới nhìn thấy nền. Soạn thảo văn bản Trang 19

18 VI. Bullets và Numbering Công dụng Đánh số thứ tự, chữ hoặc ký hiệu ở đầu các đoạn văn bản bao gồm bốn mục: Bulleted, Numbered, Outline Numbered, List Styles Cách thực hiện Chọn đoạn văn bản cần tạo đánh ký hiệu đầu dòng hoặc đánh số thứ tự đầu dòng. Vào menu Format / Bullets and Numbering hộp thoại xuất hiện Lớp Bulleted: đánh ký hiệu lập lại như nhau ở mỗi đầu đoạn văn bản. Lớp Numbered: đánh số thứ tự, chữ, theo thứ tự tăng dần. Lưu ý: - Để lùi vào một cấp, nhấn phím Tab. - Để lùi ra một cấp nhấn phím Shift + Tab. - Để xóa Bullets and Numbering nhấn Enter 2 lần hoặc nhấn Enter rồi sau đó nhấn Ctrl + Z. Lớp Outlines Numbered: đánh số thứ tự cho văn bản có cấu trúc nhiều cấp (tối đa là 9 cấp có thể dùng số, chữ hoặc ký hiệu). Lớp List Styles: định dạng kiểu định dạng có sẵn. Nâng cao: Ta có thể chọn một biểu tượng Symbol bất kỳ làm Bullets. Mở hộp thoại Bullets and Numbering chọn thẻ Bullets, sao đó chọn bất kỳ một kiểu định dạng nào đó nhắp trên nút lệnh Customize thì hội thoại Customize Bulleted List xuất hiện. Từ hội thoại này, có thể thực hiện: - Chọn một ký hiệu khác để thay thế cho Bullet trong ô đang chọn (nút Bullet). - Mở hội thoại Font để định dạng cho Bullet (nút Font). Soạn thảo văn bản Trang 20

19 - Chỉ định khoảng cách từ lề trái (Left Margins) đến Bullets (Bullet position/ Indent at). - Chỉ định khoảng cách từ lề trái của trang (Left Margins) đến văn bản (Text Position/ Indent at). VII. Định dạng cột (Columns) Chức năng này cho phép trình bày tài liệu dưới dạng cột, như cách trình bày của các bài báo chí. Nội dung được chia làm nhiều cột Có thể tạo văn bản cột bằng các cách sau: Cách 1: nhập văn bản trước sử dụng chia cột sau Bước 1: đặt con trỏ ngay cuối vị trí con trỏ cần tạo cột, nhấn Enter xuống 2 dòng Bước 2: chọn tất cả đoạn văn bản cần tạo Bước 3: vào menu Format/Columns, hộp thoại Columns hiện ra. Trong ô Number of columns: chọn số cột cần tạo Trong mục Apply to: tùy trường hợp có các mục sau +Whole document: áp dụng cho toàn bộ văn bản +This Point Forward: áp dụng từ vị trí điểm chèn trở đi +Select text: áp dụng cho khối văn bản được đánh dấu +Selected section: áp dụng cho các phân đoạn được đánh dấu Line Between: Tạo đường phân cách giữa các cột Width and spacing: thiết lập độ rộng cột và khoảng cách giữa các cột Equal columns width: nếu chọn, các cột sẽ có độ rộng cột bằng nhau Bước 4: nhấn OK để chấp nhận tạo cột Cách 2: sử dụng nút lệnh Columns trên thanh công cụ Chọn phần văn bản cần chia cột Click vào nút sau đó Drag để xác định số cột VIII. Định dạng Tabs Khi gõ phím Tab thì con trỏ sẽ nhảy và dừng ở những điểm cách nhau đều đặn, đó là các điểm dừng của Tab. Mặc nhiên, khoảng cách giữa các Tab là 0.5 inch (tức 1.27 cm), tuy nhiên có thể xác định các điểm dừng của Tab một cách tùy ý. Khi di chuyển con trỏ bằng phím Tab, có thể không để lại dấu vết gì trước Tab hoặc để lại những dấu dẫn (leader) trước Tab. Đó là một hàng dấu chấm ( ), hay dấu gạch ngang ( ) để dẫn người đọc suốt trang. Tab stop possition: Liệt kê các điểm dừng của Tab hiện có tính từ lề trái (Left Margins). Alignment: Canh dữ liệu tại điểm dừng của Tab Soạn thảo văn bản Trang 21

20 Left: Dữ liệu nhập vào canh về phía trái của Tab rồi phát triển sang bên phải (mặc nhiên). Center: Dữ liệu nhập vào canh về giữa Tab rồi phát triển qua 2 bên. Right: Dữ liệu nhập vào canh về phía phải của Tab rồi phát triển sang bên trái. Decimal: Đóng thẳng hàng các số có dấu chấm thập phân (.). Bar: Có thanh đứng ngay Tab ( ). Leader: Thêm các dấu dẫn phía trước Tab. 1 None: Không có dấu dẫn trước Tab 2 Dấu dẫn là một dãy dấu chấm 3 Dấu dẫn là một dãy dấu chấm Dấu dẫn là một dãy dấu gạch Set: Đặt các lựa chọn Alignment, Leader cho Tab đang chọn (tab đang hiện trong mục TaBreak stop position). Clear: Xóa Tab đã chọn (có thể trỏ chuột vào ký hiệu Tab trên thước ngang và kéo nó ra khỏi thước để bỏ). Clear All: Xóa tất cả các Tab hiện có. Default tab stops: Qui định khoảng cách Tab mặc nhiên (bình thường là 0.5 inch). Cách đặt các điểm dừng của Tab Cách 1: Sử dụng lệnh Format/ Tabs. Chọn lệnh Format/ Tabs để mở hội thoại Tab. Ký hiệu Tab Nhập vào hộp Tab Stop Possition con số chỉ điểm dừng của Tab tính từ lề trái. Đặt các tùy chọn Alignment, Learder (nếu cần). Nhắp trên nút Set để thiết lập. Muốn đặt các điểm dừng Tab khác thì thực hiện lại các bước,, Nhắp OK để đóng hội thoại Tab. Cách 2: Sử dụng chuột Trỏ chuột vào ký hiệu? và nhắp để chọn dạng canh Tab. Nhắp chuột vào thước ngang và nhắp để đặt các điểm dừng của Tab. Lưu ý: Trong cách này thì không đặt được các Leader cho Tab. Thay đổi điểm dừng của tab Trỏ chuột vào ký hiệu Tab nằm trên thước ngang. Bấm giữ chuột trái vào kéo đến vị trí mới trên thước. IX. Định dạng Change Case Word có thể chuyển đổi giữa các loại chữ: chữ in hoa thành chữ thường và ngược lại một cách nhanh chóng mà không cần phải gõ lại ký tự đó Cách thực hiện: Chọn phần văn bản cần chuyển đổi. Vào menu Format / Change Case + Sentence case: ký tự đầu là chữ in hoa, còn lại là chữ thường + lowercase: toàn bộ là chữ thường + UPPERCASE: toàn bộ là chữ hoa + Title Case: ký tự đầu mỗi từ là chữ in hoa, còn lại là chữ thường + toggle case: đảo ngược chữ thường/chữ hoa so với ban đầu - Nhấn Ok để kết thúc. Ghi chú: Soạn thảo văn bản Trang 22

21 + Có thể sử dụng tổ hợp phím Shift + F3 lần lượt chuyển đổi giữa các loại chữ + Với tiếng việt, việc chuyển đổi loại chữ không hoàn toàn chính xác + Có thể sử dụng chương trình VietKey hoặc Unikey để chuyển đổi loại chữ thường/chữ in hoa Soạn thảo văn bản Trang 23

22 BÀI 3: ĐỒ HỌA VÀ CÁC ĐỐI TƯỢNG ĐẶC BIỆT I. Hình ảnh (Picture) 1. Chèn các hình ảnh Người dùng có thể nhập các bức hình, tranh ảnh vào văn bản bằng cách chèn nội dung của file hình ảnh từ thư viện hình có sẵn trong word (Clip Art), hoặc bằng cách sao chép một khối đồ họa từ một chương trình khác bất kỳ và dán vào tập tin văn bản Word của mình. Sau khi đối tượng đồ họa này đã được chèn vào tài liệu thì đối tượng này trở thành một phần tử của word. Chèn Picture từ các chương trình khác - Chọn hình ảnh cần chèn vào từ các chương trình khác và sao đó chọn lệnh copy từ menu Edit hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C. - Đặt điểm chèn tại vị trí thích hợp để dán đối tượng hình vào. - Chọn lệnh Edit > Past hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V. Chèn tập tin ảnh Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn Chọn menu lệnh Insert > Picture > From File Mở hộp thoại Insert Picture > chọn hình ảnh cần chèn > nhấn Insert để chèn vào Chèn hình ảnh có sẵn trong Word (Clip Art) Clip Art là những hình ảnh dạng vecter. Khi chúng ta thay đổi kích thước không làm giảm chất lượng hình ảnh. Đặt điểm chèn tại vị trí muốn chèn Picture vào tài liệu. Chọn menu Insert / Picture / Clip Art. Hiện khung tìm kiếm Search, sau đó gõ nội dung hình ảnh cần tìm vào, chọn ảnh trong các giá trị tìm được, Click đúp lên ảnh vừa tìm để chèn vào. Soạn thảo văn bản Trang 24

23 Có thể Click vào ClipArt Gallery phía bên dưới để mở hộp thoại ClipArt Gallery, ở đây hình ảnh được chia theo nhiều chủ đề. ClipArt Gallery: là thư viện hình ảnh, âm thanh, video đi kèm theo chương trình Word 2. Định dạng và chỉnh sữa các hình ảnh Chọn đối tượng cần định dạng. Vào menu Format / Object hoặc Click đúp lên hình chọn Format Object (Object có thể là Text box, Picture, Object, Autoshape hoặc WordArt), xuất hiện hộp thoại. Colors and lines: Chọn màu nền, chọn màu, kiểu và độ dày cho các đường chéo. Size: Đặt lại kích cỡ hoặc quay đối tượng. Layout: Chọn kiểu bao quanh và cách đóng lề theo phương ngang. Để chọn thêm các kiểu bao quanh khác, chọn nút Advanced Picture: Chỉ dành cho các bức tranh, cắt xén tranh, chuyển đổi màu của tranh và đặt độ sáng cũng như độ tương phản. Text box: Chỉ dành cho hộp văn bản, dùng để thay đổi lề của văn bản và cạnh của hộp. Sử dụng thanh công cụ Picture: view / Toolbars / Picture. Ý nghĩa các nút trên thanh công cụ Picture: Reset: Trả hình về trạng thái ban đầu. Set Transparent Colors: Tạo những điểm sáng trong ảnh. Format Picture: Mở hội thoại Format Picture. Text Wrapping: Chọn cách thức văn bản bao quanh ảnh. Line style: Chọn kiểu đường vẽ. Crop: Cắt xén bớt ảnh. More/Less Brightness: Tăng/Giảm độ sáng. More/Less Contrast: Tăng/Giảm độ tương phản. Image Control: Chọn ảnh màu hay ảnh trắng đen. Insert Picture: Mở hội thoại Insert Picture để chèn ảnh. 3. Text Box Text Box là một đối tượng hình có dạng hình chữ nhật, trong Text Box có thể chứa các đối tượng khác như văn bản (Document), ảnh (Picture), biểu bảng (Table) Việc định dạng Text Box giống như định dạng đối tượng hình. Cách vẽ Text Box Soạn thảo văn bản Trang 25

24 Vào Menu hoặc nhắp chọn công cụ Text Box trên thanh Drawing, con trỏ chuột sẽ có dạng + Đặt con trỏ tại vị trí muốn vẽ, bấm giữ chuột trái và kéo để vẽ. Nhập và định dạng cho văn bản trong Text Box như văn bản bình thường Di chuyển Text Box Trỏ chuột vào biên của Text Box để chọn, khi trỏ chuột có dạng mũi tên 4 cạnh và 4 góc Bấm giữ phím chuột trái và kéo Text Box đến vị trí mới. Điều chỉnh kích thước Text Box Nhắp trên Text Box để chọn, khi đó 4 góc và 4 cạnh của Text Box xuất hiện các nốt vuông. Trỏ chuột vào các nốt này, khi chuột có dạng <-> thì kéo để thay đổi kích thước. Tô nền trong Text Box Nhắp trên Text Box để chọn. Nhắp trên nút Fill Colors và chọn màu tô. Chọn kiểu đường và độ rộng đường bao Nhắp trên Text Box để chọn. Nhắp trên nút Dash Style để chọn đường liên tục hay đứt đoạn, nút Line Style chọn kiểu đường và độ rộng. Tạo chữ đứng trong Text Box Nhắp chọn công cụ Text Box trên thanh Drawing. Kéo chuột vẽ Text Box. Nhập văn bản vào trong Text Box. Nhắp trên nút công cụ Change Direction để thay đổi hướng văn bản. 4. Word Art Là một công cụ cho phép tạo các kiểu chữ đẹp Cách tạo Đặt con trỏ tại vị trí cần tạo. Vào menu Insert / Picture /WordArt hoặc click vào nút trên thanh công cụ Drawing. - Chọn kiểu WordArt từ hộp thoại WordArt Gallery và click OK. Hộp thoại Edit WordArt Text xuất hiện, nhập văn bản, chọn Font chữ, Size và kiểu chữ, sau đó click OK. Định dạng cho WordArt Định dạng kiểu bao phủ Khi tạo WordArt xong, bước này rất cần thiết để thể hiện WordArt lên màn hình, mặc nhiên khi muốn định dạng WordArt trỏ chuột vào WordArt sẽ xuất hiện hộp thoại WordArt hoặc phải chuột vào đối tượng WordArt / Format WordArt, hộp thoại Format WordArt sẽ xuất hiện, định dạng WordArt tương tự như định dạng các đối tượng hình ảnh. Trước tiên Soạn thảo văn bản Trang 26

25 chọn lớp Layout Trong hộp thoại Layout có các định dạng sau: Inline with text: tách biệt với văn bản Square:có một khung viền chữ nhật riêng biệt với văn bản Tight: nằm khít với văn bản Behind text: nằm dưới văn bản In front of text: nằm trên văn bản Di chuyển Wordart Để di chuyển WordArt, đầu tiên phải phải định dạng layout trước, sau đó di chuyển chuột đến WordArt sẽ có biểu tượng con trỏ 4 mũi tên, tiếp đó nắm kéo di chuyển đến vị trí khác Thay đổi kích thước WordArt Bao quanh chữ WordArt có 8 nút tròn là 8 handle, khi đưa chuột vào handle này sẽ có các hình mũi tên đen 2 đầu, sau đó nắm kéo để thay đổi kích thước Định dạng 3D chữ WordArt (không gian 3 chiều) Click chọn chữ WordArt cần tạo 3D. Trên thanh công cụ Drawing click chọn công cụ 3D Style Chọn kiểu 3D cần định dạng. Để chọn chi tiết cho 3D, click chọn 3D Settings, thanh công cụ 3D Settings xuất hiện, trên đó sẽ có nhiều kiểu mẫu để lựa chọn. Định dạng bóng đỗ (Shadow) Trên thanh công cụ Drawing, click chọn nút Shadow Style, chọn kiểu Shadow thích hợp. Để điều chỉnh chi tiết cho bóng đỗ, click chọn Shadow Settings, thanh công cụ Shadow Settings hiện ra. Trên đó, chọn kiểu định dạng bóng đỗ thích hợp: + Shadow On/Off: Tắt mở chế độ bóng đỗ. + Nudge Shadow Up: Đưa bóng đỗ lên. + Nudge Shadow Down: Đưa bóng đỗ xuống. + Nudge Shadow Left: Đưa bóng đỗ trái. + Nudge Shadow right: Đưa bóng đỗ phải. + Shadow color: Chọn màu cho bóng đỗ. Các chức năng trên thanh công cụ WordArt Nếu thanh công cụ WordArt chưa có, mở thanh này bằng cách, vào menu View / Toolbar / Word Art. Thực hiện tương tự để mở các thanh công cụ khác khi cần thiết. Chọn kiểu hình dạng cho WordArt Trên thanh công cụ WordArt, click chọn WordArt shape, chọn kiểu hình dạng thích hợp Soạn thảo văn bản Trang 27

26 Điều chỉnh nội dung chữ Wordart Trên thanh công cụ WordArt, click chọn Edit Text chỉnh sữa lại nội dung khác Điều chỉnh kiểu WordArt Trên thanh công cụ WodrArt, click chọn WrodArt Gallery, hộp thoại sẽ hiện ra, cần chọn kiểu thích hợp. Click OK sau khi chọn xong Điều chỉnh độ cao các ký tự bằng nhau Trên thanh công cụ WordArt, click chọn WordArt Same Letter Heights, tự động các độ cao sẽ được điều chỉnh bằng nhau Các thành phần còn lại trên thanh công cụ FormatWordArt: Mở cửa sổ Format WordArt như: hình tròn, hình lượn sóng, Text Wraping: Chọn kiểu văn bản bao quanh chữ nghệ thuật. WordArt Same letter Heights: Đặt chiều cao của các ký tự bằng nhau. WordArt Alignment: Canh lề cho chữ nghệ thuật. WordArt Charater Spacing: Đặt khoảng cách cho các ký tự. 5. Vẽ các đối tượng đồ họa theo yêu cầu 5.1. Thanh công cụ vẽ (Drawing toolbar) Các thành phần trên thanh công cụ vẽ Drawing: 1. Drawing: hiển thị màu vẽ 11. Insert ClipArt: chèn ảnh có sẵn trong máy 2. Select Object: chọn đối tượng vẽ 12. Insert Picture: chèn hình ảnh 3. AutoShapes: hình có sẵn 13. Fill Color: tô màu nền cho đối tượng 4. Line: vẽ đường thẳng 14. Line Color: tô màu đường biên 5. Arrow: vẽ mũi tên 15. Font Color: chọn màu font chữ 6. Rectangle: vẽ hình chữ nhật 16. Line Style: chọn kiểu đường thẳng 7. Oval: vẽ hình ellipse, hình tròn 17. Dash Style: chọn kiểu đường đứt nét 8. Text Box: hộp chứa văn bản 18. Arrow Style: chọn kiểu cho mũi tên 9. Insert WordArt: chèn chữ nghệ thuật 19. Shadow Style: tạo bóng mờ 2 chiều 10.Insert Diagram : chèn các biểu đồ D Styel: tạo bóng mờ 3 chiều Soạn thảo văn bản Trang 28

27 Chèn hình vẽ Autoshape Tạo Autoshape Đặt con trỏ tại nơi muốn tạo Autoshape. Vào menu Insert / Picture / Autoshape hoặc chọn công cụ Autoshape trên thanh công cụ Drawing. Sẽ có rất nhiều dạng Autoshape hiện ra, cần chọn Autoshape thích hợp cho nội dung. Sau khi đã chọn Autoshape thích hợp, nắm kéo vẽ Autoshape ra màn hình. Nhớ phải vẽ bên ngoài khung Greate your drawing here. Gõ văn bản vào Autoshape Ta Click phải chuột ngay vị trí biên của đối tượng. Autoshape click chọn Add text hay Edit text. Nhập nội dung vào Làm việc với các đối tượng vẽ Các thao tác trên đối tượng Chọn đối tượng Một đối tượng đã được chọn khi xung quanh nó được bao quang bởi các nút tròn nhỏ. Chọn một đối tượng: Click vào đối tượng cần chọn hoặc dùng nút Select Object Chọn nhiều đối tượng: Nhấn giữ phím Ctrl và lần lượt Click vào từng đối tượng. Điều chỉnh kích thước đối tượng vẽ Chọn đối tượng cần điều chỉnh kích thước. Đưa chuột đến các nút trên đường biên của đối tượng đó đến khi chuột có hình mũi tên hai đầu thì Drag chuột để điều chình kích thước. Di chuyển đối tượng Đưa chuột đến đối tượng cho đến khi có hình mũi tên 4 góc thì Drag đến vị trí mới, hoặc chọn đối tượng và dùng các phím mũi tên. Để dễ dàng di chuyển các đối tượng đúng chính xác vào vị trí cần đặt, dùng phím Ctrl kết hợp với các phím di chuyển. Sao chép đối tượng Chọn đối tượng cần sao chép. Kết hợp thao tác Copy và Paste. Hoặc nhấn và giữ phím Ctrl, đưa chuột đến biên của đối tượng (tránh những điều chỉnh kích thước), sau đó Drag chuột đến vị trí mới. Xóa đối tượng Chọn đối tượng cần xóa, nhấn Delete Thay đổi màu và kiểu của các đối tượng Có thể dùng các nút trên thanh công cụ để thay đổi màu hoặc mẫu tô những đối tượng được chọn như: màu nền, màu và kiểu cho nét vẽ, màu chữ (font), hoặc thêm bóng đỗ hay hiệu ứng ba chiều, Tương tư như vậy cho các thao tác khác trên đối tượng giống như trên văn bản. Soạn thảo văn bản Trang 29

28 Sắp xếp thứ tự - Order của các đối tượng đồ họa Khi có nhiều đối tượng đồ họa thì đôi lúc ta cần sắp xếp thứ tự giữa các đối tượng khác nhau. Chọn đối tượng cần sắp xếp. Click phải vào đối tượng chọn Order > có các tùy chọn sau: + Bring to front: Đưa đối tượng lên trên cùng. + Send to Back: Chuyển đối tượng xuống cuối cùng. + Bring Forward: Đưa đối tượng lên lớp trước. + Send Backward: Đưa xuống lớp sau. + Bring in Front of text: Đưa đối tượng lên trước văn bản. + Send Behind Text: Đưa đối tượng xuống sau văn bản. Nhóm Group các đối tượng Để nhóm các đối tượng đồ họa: Cách 1: Nhấn giữ phím Shift lần lượt chọn các đối tượng, sau đó click chuột phải > chọn Grouping / chọn Group. Cách 2: Chọn công cụ Select Object, sau đó click chọn các đối tượng kết hợp với phím Crtl hoặc Darg chuột đến tất cảc các đối tượng cần Group, sau khi chọn xong các đối tượng cần nhóm, phải chuột trên các đối tượng và chọn Gourp, tiếp theo đó trả trỏ chuột về trạng thái bình thường, bằng cách trỏ chuột vào công cụ Select Object cho đến khi thấy con trỏ về lại trạng thái ban đầu và tiếp tục thao tác bình thường. Để rã nhóm các đối tượng, chọn đối tượng cần rã nhóm > click chuột phải > chọn Grouping > chọn UnGroup. II. Công thức toán học - Trước hết cần phải mở công cụ Microsoft Equation, bằng cách vào menu Insert / Object hộp thoại Object hiện ra, trong mục Create New chọn Microsoft Equation 3.0, nhấn OK. Lưu ý: Nếu trong hộp thoại Object chưa có Microsoft Equation 3.0, cần phải cài đặt bằng cách đưa đĩa Microsoft Office vào và thực hiện cài đặt. - Sau khi đã hoàn tất, Word chuyển sang màn hình soạn thảo công thức đồng thời xuất hiện thanh công cụ Equation như sau: Soạn thảo văn bản Trang 30

29 Trung tâm Khảo thí và Công nghệ thông tin Trường Đại học Y Dược Cần Thơ Giáo trình chứng chỉ A - Chọn dạng công thức, các ký hiệu trên các biểu tượng tương ứng, sau đó tiến hành nhập công thức vào. - Khi nhập xong, để thoát ra khỏi cửa sổ Equation (kết thúc việc nhập công thức), click chuột ra ngoài công thức hoặc nhấn nút Close trên thanh công cụ. Ghi chú: Định dạng công thức: công thức khi được chèn vào văn bản thì được xem như là một đối tượng nên ta có thể định dạng nó như một hình ảnh Chỉnh sửa công thức: từ màn hình soạn thảo văn bản, Double click vào công thức, khi đó Word sẽ chuyển sang màn hình soạn thảo công thức. Soạn thảo văn bản Trang 52

30 BÀI 4: BẢNG BIỂU (TABLE) I. Khái niệm về bảng Bảng được tạo thành từ các dòng (rows) và các cột (columns). Giao của dòng và cột tạo thành ô (cell). Số dòng và cột có thể được chọn ngay lúc mới tạo bảng. Dữ liệu chứa trong ô có thể là văn bản, số hay một đối tượng khác. Bảng thường được sử dụng để trình bày dữ liệu theo dòng và cột, nó phù hợp với những dữ liệu cần bố trí theo dạng dang sách. II. Cách tạo bảng Cách1: Sử dụng nút công cụ Insert Table Đặc con trỏ tại vị trí muốn chèn bảng vào. Nhắp nút Insert Table trên thanh Standard, Word sẽ buông xuống các ô lưới. Rà chuột chọn số dòng và số cột, sau đó thả chuột, bảng sẽ xuất hiện tại vị trí con trỏ. Cách 2: Sử dụng lệnh Table/ Insert Table - Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn bảng vào. - Chọn lệnh Table/ Insert Table, hội thoại Insert Table xuất hiện. - Nhập số cột vào mục Number of Columns. - Nhập số dòng vào mục Number of Rows. - Nhắp OK để thực hiện. - Nút lệnh AutoFormat trên hội thoại Insert Table dùng để chọn các bảng có định dạng sẵn. III. Các phím dùng để di chuyển con trỏ trong bảng : Qua trái, sang phải, lên, xuống. Tab: Di chuyển đến ô kế tiếp trong bảng. Shift + Tab: Di chuyển đến ô trước đó. Alt + Home: Về ô đầu tiên của dòng hiện hành. Alt + End: Đến ô cuối cùng của dòng hiện hành. Alt + PgUp: Về ô đầu của cột hiện hành. Alt + PgDn: Đến ô cuối cùng của cột hiện hành. Ghi chú: Khi con trỏ đang ở ô cuối cùng, nếu gõ phím Tab thì Word tự động chèn thêm một dòng mới ở cuối bảng. Muốn bật/ tắt lưới phân cách các ô thì chọn: Table/ Show Gridlines/ Hide Gridlines. IV. Các thao tác trên bảng 1. Thay đổi cấu trúc bảng Nhập văn bản vào bảng Để nhập văn bản vào một ô bảng, click vào ô đó và nhập văn bản bình thường. Chú ý rằng nếu đến biên phải của ô, Word sẽ tự động tách văn bản xuống dòng dưới và Soạn thảo văn bản Trang 73

31 tự động tăng chiều cao lên một hàng để tiếp tục chứa dữ liệu mới. Nếu nhấn Enter trong ô, Word sẽ chèn thêm một đoạn mới trong ô. Hiệu chỉnh và định dạng văn bản trong ô bằng cách sử dụng các kỹ năng định dạng và hiệu chỉnh đã trình bày trước đó. Thêm cột Cách 1: Vào menu Table/Insert > chọn + Columns to the left: tạo cột bên trái con trỏ. + Columns to the right: tạo cột bên phải con trỏ. Cách 2: Chọn số cột cần chèn, click vào nút Insert Columns; hoặc phải chuột chọn Insert Columns. Cột được chèn vào sẽ luôn nằm bên trái của cột được chọn. Thêm dòng: Đặt con trỏ ngay trong vị trí cần thêm dòng. Vào menu Table / Insert chọn: + Rows above: Tạo dòng bên trên con trỏ. + Rows Below: Tạo dòng bên dưới con trỏ. Đối với trường hợp thêm dòng mới vào dòng cuối cùng, ta đặt con trỏ ngay ô cuối cùng và nhấn Tab một dòng mới sẽ được tạo ra. Thêm ô Đặt con trỏ vào vị trí cần thêm ô. Vào menu Table / Insert / Cell; hoặc nhấn ào nút Insert Sell, xuất hiện hộp thoại Các ô mới chèn vào sẽ đẩy ô hiện hành sang phải. Các ô mới chèn vào sẽ đẩy ô hiện hành xuống dưới. Chèn và đẩy hàng hiện hành xuống dưới. Chèn cột và đẩy cột hiện hành sang phải. Xóa bảng Đặt con trỏ vào bảng cần xóa. Vào menu Table /Delete / Table xóa bảng. Xóa dòng, cột, ô Đặt con trỏ trong dòng, cột, ô cần xóa có thể chọn cả dòng hay cả cột. Vào menu / Table / Delete Columns (xóa cột); Delete Rows (xóa dòng); Delete Cell (xóa ô). Hoặc phải chuột lên dòng, ô, cột rồi thao tác xóa tương tự. Merge Cell: Nối nhiều ô thành một ô Chọn ô, cột hoặc dòng cần merge. Vào menu Table / Merge Cells. Hoặc phải chuột sau đó chọn Merge Cells Split Cells: Một ô biến thành nhiều ô Đặt con trỏ ngay trong ô cần Split. Vào menu Table / Split Cells; hoặc phải chuột chọn Split Cells, hộp thoại Split Cells xuất hiện chọn số cột và số dòng muốn thêm vào. Nhấn OK hoàn tất. Soạn thảo văn bản Trang 74

32 2. Di chuyển và thay đổi kích thước bảng Di chuyển Ngay góc trái trên cùng của bảng có một biểu tượng, khi di chuyển chuột vào đó, chuột sẽ biến thành biểu tượng có hình 4 mũi tên, nắm vào đó và kéo di chuyển đến vị trí mới. Điều chỉnh cấu trúc dòng Các ô trên nằm trên một dòng phải có chiều cao như nhau, nghĩa là chỉ có thể định chiều cao chung cho các ô của dòng chứ không định chiều cao riêng cho từng ô riêng lẻ được. Tùy theo font chữ và cỡ chữ, Word sẽ điều chỉnh chiều cao của dòng cho vừa khít với dữ liệu nhập vào (Auto). Tuy nhiên, có thể thay đổi chiều cao của dòng nếu thấy cần. - Trỏ chuột vào biên ngang của lưới. - Bấm giữ chuột trái và kéo để thay đổi chiều cao của dòng. Điều chỉnh độ rộng cột (Width) - Trỏ chuột vào biên đứng của các cột, khi đó chuột sẽ biến đổi thành hình dạng hai mũi tên. - Bấm giữ chuột và kéo để thay đổi độ rộng cột. Ngoài ra, để điều chỉnh độ rộng cột vừa với nội dung nhập vào, trỏ chuột vào đường biên đứng khi con trỏ trở thành hình hai dấu mũi tên đối nhau, Click đúp chuột, sẽ thấy được sự thay đổi này rất vừa khít, làm nhiều lần để nhận được kết quả như mong muốn. Điều chỉnh độ rộng cột và dòng bằng nhau. - Chọn cả bảng. - Trên thanh công cụ Table and Borders có hai công cụ. + Công cụ Distribute Rows evenly : Điều chỉnh kích thước cột bằng nhau. + Công cụ Distribute Rows evenly : Điều chỉnh kích thước dòng bằng nhau. Dùng menu Table / Table Properties Lớp Table: Cho phép canh lề cho bảng, chọn đường viền và tô màu, chọn vị trí đặt bảng, Lớp Row: Cho phép thay đổi độ cao của dòng. Lớp Columns: Cho phép thay đổi độ rộng của cột. Lớp cell: Cho phép thay đổi kích thước của ô, canh lề dữ liệu trong ô. 3. Định dạng bảng Tách và ghép bảng. Lệnh Table/ Split Table Tách một bảng thành hai bảng. Lệnh Table/ Split Table Cách thực hiện: - Đặt con trỏ nằm trên dòng (muốn là dòng) đầu tiên của bảng mới. - Chọn lệnh: Table/ Split Table hoặc gõ tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter. Thí dụ: Giã sử có bảng sau, để tách bảng ra hai, mỗi bảng 2 mẫu tin. TT Ho Ten Ngach He so Phu Cap Thuc Luong Bac Linh 1 Lê Mạnh Xuân % 1,003,200 2 Nguyễn Cao Hạ % 608,000 Soạn thảo văn bản Trang 75

33 3 Mạnh Quốc Thu % 1,456,300 4 Trần Thị Đông % 1,180,200 Đặt con trỏ tại dòng của Lê Quốc Duy và chọn lệnh Table/ Split Table TT Ho Ten Ngach He so Phu Cap Thuc Luong Bac Linh 1 Lê Mạnh Xuân % 1,003,200 2 Nguyễn Cao Hạ % 608,000 3 Mạnh Quốc Thu % 1,456,300 4 Trần Thị Đông % 1,180,200 Ghép bảng Chỉ cần xóa bỏ các dòng trống giữa hai bảng thì bảng sẽ được ghép lại. Kẻ khung và tô nền trong các ô. Lệnh Format/ Borders and Shading Mặc nhiên, khi bảng mới tạo sẽ có đường kẻ đơn phân cách các ô, bảng có thể chỉ định các kiểu đường kẻ cũng như vị trí kẻ trong bảng, chọn màu để tô lấp đầy vào ô. Cách kẻ khung bao quanh các ô - Chọn các ô muốn kể khung bao. - Thực hiện lệnh Format/ Borders and Shading. Chọn lớp Borders. - Chọn kiểu đường kẻ (Style), màu (Color), độ rộng đường kẻ (Width). - Nhắp chuột vào các cạnh trong khung Preview để đặt hay loại bỏ đường kẻ. - Nhắp OK để thực hiện. Cách tô nền cho ô - Chọn các ô muốn tô nền. - Chọn lệnh Format/ Borders and Shading, hội thoại Borders and Shading xuất hiện. - Chọn lớp Shading. - Chọn màu tô trong mục Fill, hoặc chọn các mẫu tô trong mục Style và Colors. - Click OK để thực hiện. Điền số thứ tự trong bảng. Lệnh Format/ Bullets and Numbering: Để điền số thứ tự hay các ký hiệu vào trong các ô trong bảng. Cách thực hiện - Chọn khối chứa các ô muốn điền số thứ tự. - Chọn lệnh Format/ Bullets and Numbering, hội thoại Bullets and Numbering xuất hiện. - Nhắp chọn lớp Numbered. - Chọn kiểu số trong các ô liệt kê. Soạn thảo văn bản Trang 76

34 - Nhắp OK để thực hiện. Sau khi chọn khối các ô muốn điền số, có thể nhắp trên nút Numbering (Thanh Formatting) để điền số thứ tự theo kiểu số hiện hành. Canh lề cho văn bản trong ô - Chọn ô cần canh lề. - Chọn nút canh lề trên thanh Table & Border hoặc phải chuột bên trong khối chọn tiếp tục Cell Alignment, chọn tiếp kiểu cần canh lề hoặc sử dụng canh lề như văn bản bình thường. 4. Sắp xếp thứ tự trong bảng Dữ liệu chứa trong các ô của bảng có thể được sắp xếp (Sort) theo một trật tự nào đó tùy theo yêu cầu của người sử dụng. Word cho chọn tối đa 3 cột để làm cơ sở cho sự sắp xếp. Khóa thứ nhất gọi là Sort By được ưu tiên sắp xếp trước tiên. Khóa thứ hai gọi là Then By chỉ có tác dụng khi Sort By bằng nhau. Khóa thứ ba cũng gọi là Then By và chỉ có tác dụng khi hai khóa đầu tiên là bằng nhau. Trong mỗi khóa sắp xếp, có thể sắp xếp theo chiều tăng (Ascending) hoặc theo chièu giảm (Descending). Thí dụ: Sắp xếp danh sách sau tăng dần theo Ngạch Lương, nếu cùng Ngạch Lương thì sắp xếp theo Bac (giảm), nếu cùng Bac thì sắp xếp theo Phu Cap (giảm) TT Ho Ten Ngach He so Phu Cap Thuc Luong Bac Linh 1 Lê Mạnh Xuân % 1,003,200 2 Nguyễn Cao Hạ % 608,000 3 Mạnh Quốc Thu % 1,456,300 4 Trần Thị Đông % 1,180,200 Cách thực hiện - Chọn khối chứa các ô muốn sắp xếp, bao gồm luôn dòng tiêu đề, - Chọn lệnh Table/ Sort để mở hội thoại Sort, - Nhắp chọn Heading row, - Nhắp vào nút thả Sort by, chọn Ngach Luong, chọn ( Ascending Nhắp vào nút thả Then by (thứ nhất), chọn Bac, chọn ( Descending Nhắp vào nút thả Then by (thứ hai), chọn Phu Cap, chọn ( Descending - Nhắp OK để thực hiện Kết quả: TT Ho Ten Ngach Luong Bac He so Phu Cap Thuc Linh 4 Trần Thị Đông % 1,180,200 3 Mạnh Quốc Thu % 1,456,300 1 Lê Mạnh Xuân % 1,003,200 2 Nguyễn Cao Hạ % 608,000 Soạn thảo văn bản Trang 77

35 Nhận xét: Vì < nên những người có Ngach Luong = sẽ đứng trước những người có Ngach Luong = (tăng dần). Trong 3 người có Ngach luong = thì người có Bac = 4 sẽ đứng trước những người có Bac = 3 (giảm dần). Trong 2 người có cùng Ngach Luong = và Bac = 3 thì người có Phu Cap = 20% sẽ đứng trước người có Phu Cap = 10% (giảm dần) Những mục khác trong hội thoại Sort Type: Kiểu dữ liệu trong cột được chọn làm khóa sắp xếp. + Text: Dữ liệu kiểu văn bản + Number: Dữ liệu kiểu số + Date: Dữ liệu kiểu ngày Options: Mở hội thoại Sort Options và cho khai báo các thông số tùy chọn. Soạn thảo văn bản Trang 78

36 BÀI 5: THƯ TRỘN VÀ MỘT SỐ ĐỊNH DẠNG KHÁC I. Thư trộn (MAIL MERGE) Giả sử muốn tạo một THƯ MỜI HỌP đến nhiều người khác nhau, những thư mời họp này có cùng nội dung như: Nội dung buổi họp, ngày, giờ, địa điểm và chỉ khác nhau về thuộc tính liên quan đến người nhận như họ tên, địa chỉ, cơ quan công tác, công việc sẽ đạt hiệu quả gấp bội nếu biết sử dụng chức năng trộn thư (Mail Merge). Để tạo được Mail Merger các điều kiện cần thiết phải có như: Trước hết cần có một tập tin nguồn là một table chứa dữ liệu có thể soạn trên Word hoặc Excel Thứ hai là một tập tin word dùng để thiết kế thư, với nội dung đã định sẵn Các bước thực hiện trộn thư: - Bước 1: Từ thanh công cụ Mail Merge lấy ra từ menu View > Toolbars > Mail Merge hoặc Tool > Letter and Maillings > Mail Merge - Bước 2: Trên thanh công cụ Mail Merge, click vào nút Open Data Source. Hộp thoại Select Data Source xuất hiện, sau đó chọn đường dẫn đến nơi chứa tập tin nguồn, nhấn Open. - Bước 3: đặt con trỏ tại vị trí cần chèn các trường dữ liệu (ví dụ như: họ tên, địa chỉ, ) trên thanh công cụ Mail Merge. Click vào nút Insert Merge Field. Hộp thoại Insert Merge Field hiện ra, chọn trường thích hợp click nút Insert Lần lượt chọn tất cả các trường dữ liệu tương ứng - Bước 4: để xem kết quả Click nút Merged Data (biểu tượng ABC) và click các mũi tên di chuyển các mẫu tin tiếp theo để xem từng người. Soạn thảo văn bản Trang 79

37 II. Cách sử dụng FOONOTE Để tạo Footnote, trước hết phải chuyển sang chế độ xem Normal (vào view > Normal). Đặt con trỏ tại vị trí cần tạo. Vào menu Insert / Reference / Foonote, hộp thoại xuất hiện. Click nút Insert, gõ nội dung chú thích vào. Sau đó chuyển lại chế độ xem Print Layout (vào View / Print Layout). Khi di chuyển con trỏ đến biểu tượng chú thích nội dung chú thích sẽ hiện ra. III. Định dạng Index and Table Chức năng này cho phép tạo ra bảng mục lục trong những văn bản có nhiều trang như báo cáo, luận văn, giáo trình, - Đặt con trỏ tại vị trí muốn tạo bảng mục lục - Chọn lệnh Insert / Reference/ Index and Table, xuất hiện hộp hội thoại. - Chọn lớp Table of Contens. Show page number: Cho phép liệt kê số trang tương ứng trong bảng mục lục. Right align page numbers: Số trang được canh lề phải. Tab leader: Chọn dạng đường kẻ nối giữa tiêu đề với số trang. Formats: Chọn dạng thức dùng để thể hiện bảng mục lục. Show level: Chỉ ra số mức để thể hiện bảng mục lục. IV. Chèn chú thích (Caption) Chức năng này cho phép tạo ra các chú thích cho các đối tượng Chọn đối tượng cần tạo chú thích Chọn lệnh Insert / Reference/ Caption, xuất hiện hộp hội thoại. Chọn New Label để thêm nhãn chú thích mới. Soạn thảo văn bản Trang 80

38 Trung tâm Công nghệ thông tintrường Đại học Y Dược Cần Thơ I. Định dạng trang in BÀI 6: TRÌNH BÀY TRANG IN 1. Trình bày màn hình (View) Chế độ Normal Vào menu View / Normal. Chế độ hiển thị bình thường, hiển thị văn bản trong một định dạng cơ bản, không hiển thị các lề, các tiêu đề trang (Header) hay hạ mục cuối trang (Footer). Chế độ Web Layout Vào menu View / Web Layout. Chế độ hiển thị dạng Web, hiển thị văn bản rất dễ đọc trên màn hình. Đây là chế độ hiển thị lý tưởng cho các trang Web hay cho việc đọc trực tuyến các văn bản Word thông thường. Văn bản được hiển thị không có các ngắt trang mà chỉ có các lề rất nhỏ. Các dòng văn bản được chạy ngang qua toàn bộ cửa sổ Word, và bất kỳ mẫu nền hay hình ảnh nào đã gán cho văn bản đều được nhìn thấy. Chế độ Print Layout Vào menu View / Print Layout. Chế độ hiển thị chi tiết, hiển thị văn bản, đồ họa một cách nhính xác như khi chúng xuất hiện trên trang in, chỉ ra tất cả các lề, các tiêu đề đầu và cuối. Tất cả các lệnh hiệu chỉnh và định dạng đều có hiệu lực, nhưng Word chạy chậm hơn so với chế độ hiển thị Normal, và việc cuộn màn hình cũng không thật trôi chảy. Chế độ Outline Vào menu View / Outline. Chế độ hiển thị tổng quan, chỉ ra cấu trúc văn bản. Cho phép xem rất nhiều mức chi tiết và sắp xếp lại văn bản một cách tiện lợi. Chế độ Print Preview Vào menu File / Print Preview hoặc chọn nút lệnh trên thanh công cụ chuẩn. Hiển thị hình ảnh của một (hoặc nhiều hơn) toàn bộ trang in và cho phép điều chỉnh cấu trúc trang. Phóng to/thu nhỏ màn hình (Zoom Comtrol) Ta có thể phóng to / thu nhỏ màn hình để tiện theo dõi trong quá trình soạn thảo văn bản bằng cách vào menu view / Zoom hoặc sử dụng nút Zoom Control 2.Thiết lập các thông số cho trang in (Page Setup) Khi mở một tài liệu mới thì Word sẽ sử dụng các thiết lập định sẵn về khổ giấy hướng in, các lề,. Tuy nhiên, có thể thay đổi các giá trị này cho phù hợp. Vào menu File/Page Setup, xuất hiện hộp thoại. Lớp Margin Định dạng lề đầu trang (Top), cuối trang( Bottom), lề trái (Left), lề phải (Right). Gutter: dùng khi đóng sách, định chiều rộng gáy sách. Orientation: định hướng trang in. Portrait: đặt trang giấy theo chiều đứng. Landscape: đặt trang giấy theo chiều ngang. Lớp Paper Soạn thảo văn bản Trang 81

39 Trung tâm Công nghệ thông tintrường Đại học Y Dược Cần Thơ Paper size: định khổ giấy in, khổ giấy thường dùng là A4 (21x29.7 cm). Định dạng lại chiều rộng của trang giấy trong hộp Width và chiều dài trong hộp Height. Apply to: áp dụng các lựa chọn trên cho toàn văn bản (whole document) hay phần đang định dạng (This Section) hay từ vị trí con trỏ về sau (This Point forward). Nhấp nút Defaut để chọn kích cở mặc định theo khổ giấy đã chọn. II. Sử dụng HEADER và FOOTER Tiêu đề (Header) và hạ mục (Footer) là văn bản sẽ xuất hiện phía trên và phía dưới của các trang. Để thêm tiêu đề và hạ mục, vào menu View > Header and Footer, khi đó word sẽ hiển thị cửa sổ ở chế độ Print Layout và làm mờ tất cả văn bản ngoài vùng Header và Footer (không thể làm việc với văn bản này). Thanh công cụ Header và Footer Trên thanh Header & Footer gồm các công cụ như sau: 1. Insert Page Number: chèn số trang 2. Insert Number of Pages: chèn tổng số trang của tài liệu 3. Format Page Number: mở hộp thoại Format Page Number 4. Insert Date: chèn ngày tháng 5. Insert Time: chèn thời gian 6. Page Setup: cấu hình trang 7. Show / Hide Document text: hiện /ẩn văn bản của tài liệu 8. Same As Previous: hiển thị giống như phần (section) trước 9. Switch Between Header and Footer: chuyển đổi giữa Header và Footer 10. Show Previuos: chuyển qua phần (section) trước 11. Show next: chuyển qua phần (section) tiếp theo 12. Close: đóng cửa sổ Header and footer III. Chèn số trang - PAGE NUMBER Để chèn số trang, vào menu Insert > Page Number, hộp thoại xuất hiện Position: chọn vị trí xuất hiện số trang + Top of page (Header): số trang nằm ở vùng Header (đầu trang giấy) + Bottom of page (Footer): số trang nằm ở vùng Footer (cuối trang giấy) Soạn thảo văn bản Trang 82

40 Trung tâm Công nghệ thông tintrường Đại học Y Dược Cần Thơ Alignment: canh lề số trang + Left: số trang nằm bên trái + Centrer: số trang nằm ở giữa + Right: Số trang nằm bên phải. +Inside: Số trang nằm bên trong (trường hợp đánh số trang cho sách _ mục Mirro margins trong Page Setup được chọn). + Outside: Số trang bên ngoài (trường hợp đánh số trang cho sách_mục Mirro margins trong Page setup được chọn). Nếu muốn chọn dạng khác cho số trang, Click vào nút Format sẽ xuất hiện hộp thoại: - Number Format: Chọn dạng số trang - Page Numbering: Định số trang bắt đầu từ đâu trong văn bản - Start at: Số bắt đầu của trang đầu tiên (tập tin). IV. Xem tài liệu trước khi in Khi vừa hoàn thành việc nhập nội dung văn bản, trước khi in ra giấy cần phải xem lại văn bản cũng như nội dung của văn bản thể hiện như thế nào, mục đích nhằm chỉnh sữa lần cuối cho phù hợp với nhu cầu. Ngoài chế độ hiển thị Print Layout, để xem chính xác tài liệu như khi được in ra, Word còn cung cấp chế độ Print Preview. Để vào chế độ này có thể dùng một trong hai cách sau: - Vào menu File / Print Preview, hộp thoại Print Preview xuất hiện. - Trên thanh công cụ nhấp vào biểu tượng, cách này được nhiều người sử dụng nhất. Lúc này trên màn hình sẽ thể hiện phần thu nhỏ của văn bản cho xem trước. Các thành phần trên thanh công cụ Print Preview: Print: Mở hội thoại File/ Print để in văn bản. 2. Magnifier: Kính lúp dùng để phóng to (100%)/ thu nhỏ văn bản. 3. One Page: Chỉ cho hiển thị một trang. 4. Multiple Pages: Cho hiển thị nhiều trang (tối đa 24 trang). 5. Zoom: Cho chọn tỷ lệ (%) hiển thị trên màn hình, từ 10% đến 500%. 6. View Ruler: Cho bật/ tắt hiển thị thước ngang và dọc. 7. Shrink to Fit: Tự động chỉnh kích cỡ ký tự để khít với số trang chỉ định. 8. Full Screen: Dành toàn bộ màn hình để hiển thị văn bản. 9. Close: Đóng màn hình Print Preview, quay về màn hình soạn thảo. Soạn thảo văn bản Trang 83

41 Trung tâm Công nghệ thông tintrường Đại học Y Dược Cần Thơ Khi đang ở chế độ Print Preview, con trỏ chuột có dạng giống như cái kính lúp có dấu cộng (+) kèm theo. Muốn phóng to (100%) chổ nào thì đưa kính lúp đến chổ đó và nhắp chuột, khi đó kinh lúp sẽ có dấu (-), nếu nhắp chuột lần nữa thì văn bản sẽ thu nhỏ lại. V.In ấn trong WORD 1. Định dạng trang in Để văn bản được in ra giấy phù hợp với nội dung và chính xác, trước khi tiến hành soạn thảo cần định dạng trang giấy in bao gồm xác định các thông số về kích cỡ giấy, độ rộng các lề, Để định trang giấy, vào menu File / Page Setup, hộp thoại Page Setup xuất hiện: * Thẻ Margins: - Margins: định kích thước 4 lề của trang giấy Top: lề trên Bottom: lề dưới Left: lề trái Right: lề phải Gutter: gáy sách Gutter position: vị trí gáy sách - Orientation: hướng giấy o Portrait: hướng giấy đứng o Landscape: hướng giấy ngang - Pages: loại giấy - Preview: hiển thị nội dung khi điều chỉnh tương ứng * Thẻ Pager - Paper size: chọn kiểu giấy in 2. In một tài liệu Từ trình đơn menu File / Print, hộp thoại Print xuất hiện, sau đó chọn một số thông số thích hợp trên hộp thoại Print như sau: Pinter: - Name: cần chọn máy in thích hợp (nếu sử dụng nhiều máy in cùng lúc trên một máy) - Để định dạng lại khổ giấy click chọn nút Properties, hộp thoại Properties xuất hiện, chọn một số thông số cho trang giấy Page range: - All: chọn in tất cả tài liệu Soạn thảo văn bản Trang 84