Stake Audit Committee

Transcription

1 Ibinubuod ng dokumentong ito ang layunin, organisasyon, mga responsibilidad, at pananagutan ng stake audit committee. Paalala: Sa dokumentong ito, ang mga terminong stake president, stake auditor, at stake clerk ay tumutukoy rin sa katumbas na mga posisyon sa mga district at mission. Ang terminong stake audit committee ay tumutukoy rin sa mga district at mission audit committee. Ang terminong clerk ay tumutukoy sa mga clerk at mga assistant clerk na naatasang tumulong sa paggawa ng talaan sa pananalapi. Ang terminong unit leader ay tumutukoy sa bishop, branch president, stake president, o district president. Ang terminong stake ay tumutukoy rin sa mga district. Ang terminong ward ay tumutukoy rin sa mga branch. 1. Layunin Tinitiyak ng stake president na lahat ng pondo ng Simbahan ay maayos na nagagamit at naitatala ayon sa mga tagubilin para sa pananalapi ng Simbahan (tingnan sa Handbook 1: Stake Presidents and Bishops [2010], 14.6). Sinisiguro din niya na nalalaman ng mga unit leader at clerk ang kanilang mga responsibilidad sa pananalapi at sinusunod nila ang mga patakaran at pamamaraan sa pananalapi ng Simbahan (tingnan sa Handbook 1, ). Bumubuo siya ng stake audit committee para tulungan siyang gawin ang mga responsibilidad na ito. Ang stake audit committee ay tinutukoy, ini- evaluate, at tinutugunan ang posibleng maling paggamit ng pananalapi ng stake lalo na sa mga posibleng maling paggamit ng pondo ng Simbahan. Tinitiyak ng stake audit committee na sinusunod ng mga unit leader at clerk ang mga patakaran at pamamaraan sa pananalapi ng Simbahan. Itinatag ng Unang Panguluhan ang area audit committee upang bantayan ang mga sagradong pondo, tiyakin ang angkop na paggamit nito, at palakasin ang mga priesthood leader at clerk. Mahalaga ang papel na ginagampanan ng mga stake audit committee sa pagtupad ng mga layuning ito habang natututuhan at isinasagawa nila ang kanilang mga tungkulin at responsibilidad bilang isang konseho. Nagsalita si Elder M. Russel Ballard tungkol sa kahalagahan ng mga komite at konseho: Ang Diyos, ang Punong Tagaorganisa, ay binigyanginspirasyon ang paglikha ng isang sistema ng mga komite at konseho. Kung mauunawaan at magagamit nang tama, babawasan ng sistemang ito ang pasanin ng lahat ng lider at palalawakin ang kakayanan at epekto ng kanilang paglilingkod sa pamamagitan ng pinagsama- samang tulong ng iba ( Counseling with Our Councils, Ensign, Mayo 1994, 24). Para maging tunay na epektibo ang stake audit committee, kailangang magtulungan ang mga miyembro nito. Hindi dapat tangkain ng committee chairman o ng isang miyembro ng komite na gawing mag- isa ang lahat ng gawain. Ang pagkilos nang mag- isa ay nakakabawas sa mga benepisyo, kapangyarihan, at pagpapalang matatanggap kapag nagsanggunian at nagtulungan ang isang nagkakaisang stake audit committee. 2. Organisasyon Ang stake president ay nag- oorganisa ng isang stake audit committee na binubuo ng isa sa kanyang mga counselor bilang committee chairman at dalawa pang mapagkakatiwalaang mayhawak ng Melchizedek Priesthood na may current temple recommend. Makakatulong kung nauunawaan ng kalalakihang ito ang mga bagay na may kinalaman sa pananalapi. Kadalasan ay hindi pumipirma ang committee chairman sa mga tseke o payment approval forms o sumasali sa pagtatago ng mga talaan sa pananalapi. Hindi dapat maging mga stake auditor at hindi dapat magsagawa ng pagtatago ng mga talaan sa pananalapi ng stake o ward ang mga miyembro ng komite. (Tingnan sa Handbook 1, ) 1

2 3. Mga Tungkulin Ang stake audit committee ay may apat na pangunahing tungkulin: 1. Pangasiwaan ang proseso ng pag- audit ng pananalapi. 2. I- train ang mga stake auditor. 3. Pamahalaan ang iba pang training ng stake tungkol sa pananalapi. 4. Magsanggunian para matukoy, ma- evaluate, at matugunan ang mga posibleng maling paggamit sa pananalapi ng stake. 3.1 Pangasiwaan ang Proseso ng Pag- audit sa Pananalapi Pinangangasiwaan ng stake audit committee ang proseso ng pag- audit sa pananalapi sa pamamagitan ng: 1. Wastong paghahanda sa mga stake auditor na magdaos ng mga audit na masusi, tumpak, at nasa takdang oras. Ang mga stake auditor ay tumatanggap ng regular na training upang matiyak na nauunawaan nila ang mga patakaran at pamamaraan sa pananalapi ng Simbahan, ang layon ng bawat audit question, at kung paano tugunan ang lahat ng natukoy na posibleng maling paggamit ng pondo para sa bawat unit na ginagawan nila ng audit. (Tingnan mamaya ang 3.2 I- train ang mga Stake Auditor sa dokumentong ito). 2. Pamamahala sa kalidad ng isinagawang mga audit. Nirerebyu ng stake audit committee ang bawat nakumpletong audit kung nagawa ito nang masusi at tumpak. Dapat ipatama ng komite ang mga dapat itama sa audit kapag kailangan. 3. Pamamahala sa kalidad ng mga pagtatamang ginawa. Nirerebyu ng stake audit committee ang bawat pagtatamang ginawa at ini- evaluate kung epektibo nitong nalunasan ang audit exception, kabilang na ang pagiging epektibo nito sa pag- aalis ng pangunahing dahilan ng exception. Nakikipagtulungan ang komite sa mga lider ng ward at stake para mabago ang mga pagtatamang ginawa kung kailangan. Dalawang beses ginagawa ang audit bawat taon. Ang mga year- end audit ay maaaring simulan sa Enero 15, dapat isumite bago sumapit ang Marso 15, at kapalooban ng mga transaksyon mula Hulyo 1 hanggang Disyembre 31 ng nakaraang taon. Ang mga midyear audit ay maaaring simulan sa Hulyo 15, dapat isumite bago sumapit ang Setyembre 15, at kapalooban ng mga transaksyon mula Enero 1 hanggang Hunyo 30 ng kasalukuyang taon. Ang mga audit ay isinasagawa gamit ang online Local Unit Financial Auditing System (LUFAS) o naka- print na mga paper form mula sa LUFAS. Tatlong stake committee meeting bawat audit cycle at kaunting indibiduwal na trabaho ng bawat miyembro ng komite ang karaniwang kailangan para maisakatuparan ang mga tungkulin ng komite. Kung mahirap o magastos magbiyahe, maaaring ipasiya ng mga area at local leader na magdaos ng isa o mahigit pang ganitong mga miting sa pamamagitan ng video o telephone conference call. Kung hindi kaya sa telepono, internet, o iba pang uri ng komunikasyon, maaaring mag- isip ng iba pang paraan (tingnan sa Handbook 2: Administering the Church [2010], ). Dapat bigyang- diin sa lahat ng stake audit committee meeting na panatilihing kompidensyal ang kanilang pinag- uusapan. Unang Miting Audit Planning Para makapaghandang isumite ang masusing mga audit sa takdang oras, nagdaraos ang stake audit committee ng audit planning meeting kahit isa o dalawang linggo lang bago magsimula ang mga audit (bago mag- Enero 15 at Hulyo 15). Kabilang sa miting na ito ang stake audit committee, mga stake auditor, stake clerk, at assistant stake clerk na nakatalaga sa pananalapi. Ang agenda para sa miting na ito ay maaaring kabilangan ng mga sumusunod: Ibigay sa mga auditor ang kanilang assignment. I- train ang mga auditor. Rebyuhin ang mga audit question at ang mga tagubiling kasama nito. Gamitin ang Practice 2

3 Audit tool sa LUFAS para epektibong marebyu ang mga audit question. Rebyuhin ang LUFAS release notes para sa mga pagbabago sa kakayahan o paggamit ng system. Rebyuhin ang nakaraang mga resulta ng audit para masuri ang anumang mga posibleng maling paggamit sa pondo o kahinaan na kailangan pang bigyang pansin sa kasalukuyang mga audit. Rebyuhin ang naulit na mga audit exception at talakayin kung ano pang mga pagsusuri ang kailangan sa audit na ito para matiyak na ang nakaraang mga pagtatamang ginawa ay epektibo. I- evaluate ang mga unit na matagal nang walang mga audit exception. Ang mahabang panahong hindi pagkakaroon ng mga exception ay hindi posible kung masusi ang ginawang mga audit. Ipaalam sa mga auditor ang mga pagbabago sa pamunuan tulad ng isang bagong counselor sa bishopric o isang bagong clerk. Ang mga pagbabago sa pamunuan ay maaaring maghudyat sa auditor na suriin ang ilang transaksyon nang mas masusi. Talakayin ang mga patakaran ng stake o nakaraang mga desisyon ng stake audit committee na maaaring makaapekto sa pagsusuri ng mga auditor. Ikalawang Miting Audit Review Ang stake audit committee ay nagdaraos ng audit review meeting matapos lagdaan ng unit leader ang mga audit pero bago ito lagdaan ng stake audit committee chairman. Ang miting na ito ay idinaraos sa pagsisimula ng Marso para sa mga year- end audit at sa pagsisimula ng Setyembre para sa mga midyear audit. Ang pagkumpleto ng mga audit bago magkatapusan ng Pebrero para sa mga yearend audit at bago magkatapusan ng Agosto para sa mga midyear audit ay nagbibigay ng 15 araw sa stake audit committee para rebyuhin at isumite ang mga audit. Ang audit ay nakumpleto na kapag nalagdaan na ito ng stake auditor at ng unit leader. Ang ward audit ay naisumite na kapag nalagdaan na ito ng stake president. Ang stake audit ay naisumite na kapag nalagdaan na ito ng stake audit committee chairman. Kabilang sa audit review meeting ang stake audit committee, mga stake auditor, stake clerk, at assistant stake clerk na nakatalaga sa pananalapi. Ang layunin ng miting ay rebyuhin ang mga resulta ng audit at magsanggunian tungkol sa bawat audit exception. Inaalam ng stake audit committee kung epektibo ang bawat pagtatamang ginawa at nagrerekomenda ng mga pagpapahusay sa mga pagtatamang ginawa kung kailangan. Dapat hilingin ng audit committee chairman o ng isang nakatalagang miyembro ng komite sa unit leader na baguhin ang isang pagtatamang ginawa kung hindi ito epektibo o hindi nito naitama ang pangunahing dahilan ng problema. Mahalagang bahagi ito ng tungkulin ng komite na matukoy at matugunan ang mga posibleng maling paggamit ng pondo. Habang nirerebyu ang mga audit exception at pagtatamang ginawa, nagsasanggunian ang mga miyembro ng stake audit committee para alamin kung anong training tungkol sa pananalapi ang kailangan, kung sino ang makikinabang sa dagdag na training, at kung sino ang pinakamainam na mag-train. Kapag nilagdaan ng stake audit committee chairman ang isang audit, pinagtitibay ng kanyang lagda na narebyu at naaprubahan na niya at ng mga miyembro ng komite ang ipinlanong mga pagtatamang ginawa ng unit at na magpa- follow up siya para siguraduhin na nakumpleto at naireport sa oras ang mga pagtatamang ginawa. Ikatlong Miting Audit Closing at Assessment Ang stake audit committee ay nagdaraos ng audit closing at assessment meeting sa buwan ng Abril para sa mga year- end audit at sa buwan ng Oktubre para sa mga midyear audit. Ang mga layunin ng miting ay para i- asess at pagandahin ang kalidad ng audit at i- evaluate at tugunan ang mga posibleng maling paggamit ng pondo. Tanging ang chairman at mga miyembro ng stake audit committee ang dumadalo sa miting na ito. Ito ang pagkakataon 3

4 para hayagang talakayin ang lahat ng aspeto ng proseso ng pag- audit ng stake at ang mga posibleng maling paggamit ng pondo. (Tingnan mamaya ang 3.4 Sama- samang Magsanggunian para Tukuyin, I- evaluate, at Tugunan ang mga Posibleng Maling Paggamit ng Pondo sa dokumentong ito.) Ang agenda para sa miting na ito ay maaaring kabilangan ng mga sumusunod: Rebyuhin at i- follow up ang mga assignment na ibinigay sa audit review meeting. Alamin kung nakumpleto nang maayos ang mga pagtatamang ginawa. Kung ang isang pagtatamang ginawa ay tila hindi epektibo para malutas ang isang audit exception, talakayin ang alternatibong mga solusyon at magbigay ng mga assignment. Rebyuhin ang kalidad ng mga audit para malaman kung anong karagdagang mga training ang kailangan para sa mga stake auditor, unit leader, o clerk. Talakayin at idokumento ang anumang mga pagbabago sa mga tao, assignment, o proseso na kailangang gawin para sa susunod na audit cycle. I- assess ang mga posibleng maling paggamit ng pondo lalo na ang mga posibleng maling paggamit ng pondo ng Simbahan at alamin kung paano mababawasan ang mga ito. Kapag natiyak ng stake audit committee chairman na nalutas na ang isang audit exception, mamarkahan niya itong resolved sa LUFAS. 3.2 I- train ang mga Stake Auditor Ang stake audit committee ay regular na tine- train ang lahat ng stake auditor para masiguro na nauunawaan nila: 1. Ang layunin at proseso ng mga audit. 2. Ang mga patakaran at pamamaraan sa pananalapi ng Simbahan. 3. Ang papel na kanilang ginagampanan bilang mga stake auditor at ang kanilang responsibilidad na idaos ang lahat ng audit na may diwa ng pagmamahal at sa patnubay ng Espiritu Santo. 4. Ang posibleng maling paggamit ng pondo na nilulutas ng bawat audit question. 5. Kung paano gamitin ang Local Unit Financial Auditing System (LUFAS). Ang mga posibleng paksa sa training ay kinabibilangan ng: Layunin ng mga audit sa pananalapi ng Simbahan. Paano kilalanin at sundin ang Espiritu habang ginagawa ang audit. Paano pinoprotektahan ng alituntunin sa likod ng bawat audit question ang pondo at mga lider ng Simbahan. Bakit mahalaga, habang idinaraos ang audit, na: Itanong ang bawat audit question nang eksakto ayon sa pagkasulat dito. Basahing mabuti at sundin ang lahat ng tagubilin. Basahin nang malakas ang lahat ng support question sa bahaging Procedure Review and Risk Assessment. Ang mga support question ay maaaring isama sa mga tagubilin na kasunod ng ilang audit question. Ang mga support question ay tumutulong sa auditor na matukoy ang partikular na mga posibleng maling paggamit ng pondo na tutugunan habang ginagawa ang audit. Ang pagbabago ng mga salita sa mga tanong o pagbabalewala sa mga tagubilin ay maaaring humantong sa mga maling sagot at di- gaanong epektibong mga audit. Finances at Administering Church Welfare, mga kabanata 14 at 5 ng Handbook 1. Paano gawin ang mga audit na mataas ang kalidad at bakit karaniwan ay nakakakita ng 4

5 mga audit exception sa mga audit na mataas ang kalidad. Paano nagbibigay ng mga pagkakataong matuto ang mga audit exception; bakit ang mga audit exception ay dapat malugod na tanggapin, hindi katakutan; at paano napapalakas ng mga audit ang mga unit leader at clerk habang tinutulungan sila nitong maging mas mahusay. Layunin ng bahaging Procedure Review and Risk Assessment ng audit at paano dapat manaig ang mga sagot sa mga tanong sa risk assessment sa pagsusuri ng auditor. Mga bumubuo sa isang epektibong pagtatamang gagawin. Paano gamitin ang Practice Audit tool ng LUFAS para sa training. Ang stake audit committee ang namumuno sa training ng mga stake auditor. Hinihikayat din ng komite ang mga auditor na mag- aral nang personal. Ang Help Center sa LDS.org ay naglalaman ng maraming artikulo tungkol sa pananalapi at pag- audit ng Simbahan. Ang pagdaraos ng practice audit sa LUFAS ay magandang paraan para i- train ang sarili. 3.3 Pamahalaan ang Iba Pang mga Stake Financial Training Sinisiguro ng stake president na matutuhan ng mga unit leader at clerk ang kanilang mga tungkulin tungkol sa pananalapi at na sinusunod nila ang mga patakaran at pamamaraan ng Simbahan tungkol sa pananalapi (tingnan sa Handbook 1, ). Para matulungan ang stake president sa responsibilidad na ito, ginagamit ng stake audit committee ang mga resulta ng audit, mga obserbasyon ng mga stake auditor, at sariling mga obserbasyon ng mga miyembro ng komite para i- evaluate kung gaano kaepektibo ang nakaraang stake financial training at malaman kung kailangan ng iba pang training. Inirerekomenda ng stake audit committee sa stake presidency ang nilalaman ng financial training, kailan ito gagawin, sino ang dapat turuan, at sino ang pinakamainam na mag- train. Halimbawa, ang financial training para sa isang bishop ay maaaring maging pinakaepektibo kapag isang miyembro ng stake presidency ang nag- train. Ang financial training sa ilalim ng patnubay ng stake presidency ay ibinibigay ng: Mga miyembro ng stake presidency. Mga Stake clerk. Assistant area auditor. Iba pang kwalipikadong indibiduwal na inatasan ng stake presidency. 3.4 Sama- samang Magsanggunian para Tukuyin, I- evaluate, at Tugunan ang mga Posibleng Maling Paggamit ng Pondo sa Stake Inihahanda ng mga miyembro ng stake audit committee ang kanilang sarili para sama- sama at epektibong magsanggunian sa pamamagitan ng pagpapaibayo ng sarili nilang pagkaunawa sa mga gawi sa pananalapi ng stake at mga patakaran at pamamaraan sa pananalapi ng Simbahan. Maaaring ibilang sa personal na paghahanda ang pag- aaral ng mga hanbuk ng Simbahan at ng Finance section ng Record Keeping page sa Help Center sa LDS. org. Ang paghahanda ay maaari ding kabilangan ng masusing pagrerebyu ng nakumpletong mga audit at pagsusuri ng nakaraang mga impormasyon sa audit na matatagpuan sa Local Unit Financial Auditing System (LUFAS). Nagpupulong ang stake audit committee upang mapanalanging tukuyin at talakayin ang mga posibleng maling paggamit ng pondo sa stake at magsanggunian para makahanap ng mga inspiradong solusyon na epektibong tumutugon sa mga ito. Ang risk assessment ay ang proseso ng pag- alam kung ano ang masasamang bagay na maaaring mangyari at kung gaano malamang na mangyari ito. Kabilang dito ang posibilidad na may nangyari nang masama. Ang risk assessment sa pananalapi ng Simbahan ay kadalasang nagsisimula sa pagtatanong ng mga sumusunod: 5

6 Anong masamang bagay ang maaaring mangyari? Bakit ito mangyayari? Ano ang magagawa natin para maiwasan ito? Dapat isaalang- alang ng stake audit committee kahit na ang sumusunod lamang na mga palatandaan ng posibleng maling paggamit ng pondo: Ebidensya na sadya o hindi- sadyang inilagay ng mga lider ang kanilang sarili sa mga sitwasyon na maaari silang matuksong gamitin sa mali ang pondo para sa kanilang personal na kapakinabangan o kung saan maaari silang akusahan na ginawa nila ito. Kabilang sa mga posibleng ebidensya ang: Maraming beses na pagbabayad sa unit leader o sa kanyang asawa o sa iba pang mga lider o sa kanilang asawa. Maraming beses na pagbabayad nang walang suportang mga dokumento. Hindi pagsunod sa alituntunin na magkaroon ng kasama sa pagproseso at pagdeposito ng mga donasyon. Naantalang mga deposito. Mga stake president na hindi regular at epektibong nirerebyu na kasama ng mga bishop ang kanilang mga Unit Financial Statement. Mga unit leader at clerk na hindi nirerebyung mabuti ang kanilang mga Unit Financial Statement buwan-buwan. Kakaibang mga pagbabayad mula sa handogayuno o malalaking halaga ng tulong mula sa handog-ayuno. Maraming audit exception. Paulit- ulit na audit exception. Matagal nang walang mga audit exception. Mga unit leader na hindi nauunawaan ang mga audit exception at kung paano ito lulutasin. Hindi nabantayang pondo at mga talaan sa pananalapi ng Simbahan. Maaaring isaalang- alang ng stake audit committee ang iba pang mga palatandaan ng posibleng maling paggamit ng pondo tulad ng mga problema sa pananalapi ng mga miyembro ng stake at mga lider ng priesthood, antas ng kaalaman at karanasan ng mga lider, kultura ng rehiyon, kinaroroonan ng mga bangko, at pisikal na seguridad ng pondo at mga gusali ng Simbahan. Ang mga posibleng paraan para mabawasan ang mga posibleng maling paggamit ng pondo ay kinabibilangan ng: Pagpapahusay ng kabuuang kalidad ng mga audit sa pamamagitan ng pagiging mas masusi, tumpak, at pagsunod sa takdang oras. Pagtulong sa mga auditor na mailarawan nang malinaw sa stake audit committee ang mga problema sa pananalapi na naobserbahan nila at kung bakit nangyari ang mga problemang iyon. Pagtulong sa mga unit leader na mag- isip ng mga pagtatamang gagawin para maiwasang maulit ang mga pagkakamali at matugunan ang pinag- ugatan ng mga problema. Pagtuturo ng angkop na mga alituntuning pangkapakanan ng Simbahan at pagtiyak na nasusunod ang mga ito (tingnan sa Administering Church Welfare, Handbook 1, chapter 5). Tinutukoy ng mga audit question ang marami sa mga pangunahing posibleng maling paggamit ng pondo na dapat isaalang- alang. Samakatuwid, ang mga resulta at report ng audit ay magandang pagkunan ng stake audit committee ng impormasyon tungkol sa posibleng maling paggamit ng pondo. 4. Pananagutan Ang stake audit committee ay direktang nagrereport sa stake president. Ang stake audit committee chairman ay regular na nagrereport tungkol sa mga aktibidad ng komite. Ang kanyang report ay maaaring kabilangan ng: Mga resulta ng audit tulad ng status ng pagsumite ng audit, mga obserbasyon mula sa mga audit, buod ng mga audit exception, at paglutas ng mga audit exception. 6

7 Natukoy na mga posibleng maling paggamit ng pondo, kabilang na ang di- angkop na pagbabayad mula sa pondo ng Simbahan. Paano natutugunan ang mga posibleng maling paggamit ng pondo sa pamamagitan ng training, pagmo- monitor, pag- audit, at iba pang mga paraan. Training na idinaraos o kailangang idaos. Mga kailangang miyembro ng stake audit committee at mga stake auditor. Itinuro ni Pangulong Marion G. Romney, Tandaan, mga kapatid, na magbalik at mag- ulat ang huling gawain ng matapat at matalinong lingkod ( Welfare Services: The Savior s Program, Ensign, Nob. 1980, 93). 5. Konklusyon Ang lubos na organisado at gumaganang mga stake audit committee ay kailangan para sa maayos na pangangasiwa at pamamahala ng pondo ng Simbahan at sa pagpapala ng mga Banal. Ang mga layunin ng mga stake at ward audit ay malinaw na ipinaliwanag sa Handbook 1: Tinitiyak ng mga auditor na ang mga ikapu at iba pang mga kontribusyon ay maayos na naitala, ang pondo ng Simbahan ay maayos na naisulit at naprotektahan, at ang mga talaan sa pananalapi ay kumpleto at tumpak (14.9.3). Kapag maayos na ginampanan ng mga miyembro ng stake audit committee ang kanilang mga responsibilidad, mapoprotektahan nila ang sagradong pondo ng Simbahan at mapapalakas ang mga humahawak nito by Intellectual Reserve, Inc. All rights reserved. Pagsang- ayon sa Ingles: 9/16. Pagsang- ayon sa pagsasalin: 9/16. Pagsasalin ng Stake Audit Committee. Tagalog. PD