SISTEM e- KAUNSELING (e-3psk) Khairul Fadhli Abdul Karim Assoc. Prof. Dr. Shahnorbanun Sahran ABSTRAK Kepesatan perkembangan Teknologi Maklumat pada masa kini membuktikan bahawa keperluan manusia terhadap sistem menjadi satu aspek penting dalam kehidupan. Setiap pekerjaan dan perkhidmatan hampir keseluruhannya menggunakan sistem sebagai pemudah cara untuk suatu penyelesaian. Ini adalah kerana sistem yang digunakan merupakan batu loncatan kepada pemudah cara dalam mempercepatkan proses sesuatu pekerjaan. Sistem e- 3PsK merupakan sistem yang menyediakan perkhidmatan. Tujuan utama sistem ini dibangunkan adalah untuk memudahkan proses perkhidmatan psikologi dan kaunseling yang selama ini menggunakan kaedah manual untuk setiap proses temujanji dan merekod data. Dengan wujudnya sistem ini diharap dapat membantu Bahagian Perkhidmatan Pikologi dan Kaunseling untuk menyelia setia aktiviti kaunseling yang dijalankan oleh kaunselor di bawah Kementerian Pelajaran Malaysia. 1 PENGENALAN Kaedah manual digunapakai sejak berzaman lamanya. Setiap kaedah penyimpanan dan merekod data suatu sistem dijalankan diatas kertas. Perkembangan teknologi pada masa kini membuatkan hampir semua pekerjaan harian dilaksanakan dengan menggunakan hujung jari terutama pekerjaan yang melibatkan penggunaan elemen Teknologi Maklumat. Sejak bermulanya revolusi perindustrian pada abad ke-19, perubahan dalam industri teknologi maklumat telah berkembang dengan pesat hasil daripada penerokaan dan ciptaan baru dalam bidang sains komputer dan telekomunikasi. Bidang teknologi maklumat dan komunikasi memang sudah menjadi satu komponen utama dalam kehidupan harian manusia sehingga mengubah gaya hidup masyarakat. Sejajar dengan ini juga, kerajaan amat menggalakkan semua jabatan dan agensi untuk mempraktikkan teknologi maklumat dalam pengoperasian
mahupun pengurusan. Pada zaman kini, Internet merupakan sebuah rangkaian global yang dapat menghubungkan manusia di serata dunia. Melalui internet jugalah manusia mampu berkomunikasi dengan lebih pantas samada melalui mesej eletronik, perhubungan video secara langsung dan telesidang. Selain itu, internet turut dianggap sebagai gedung maklumat yang luas serta mudah dicapai. Kebebasan pengguna melayari Internet untuk mendapat maklumat terkini ibarat maklumat dihujung jari, telah memungkinkan kebanyakan urusan dilakukan secara atas talian. Antaranya ialah urusan pembayaran bil, pembelian barang-barang yang menggunakan aplikasi e-dagang, penempahan tiket dan lain-lain. Jadi dengan menggunakan kemajuan Teknologi Maklumat kini, Sistem e-3psk dibangunkan untuk menyeragamkan keseluruhan Perkhidmatan Kaunseling yang wujud di setiap sekolah dan bahagian-bahagian di Kementerian. Tujuan membangunkan Sistem e-3psk bagi tujuan pengumpulan, penyaringan, analisa dan pelaporan data bagi pengguna sistem. Sistem e-3psk ini dikhususkan untuk kaunselor-kaunselor untuk membuat temujanji, merekod dan juga penandaaras rekod sesi yang perlu dibuat untuk pemantauan berkala. Pengurusan rekod kaunseling yang sedia ada adalah secara manual dimana tiada pengurusan secara sistematik dan tiada rekod disimpan. Setiap rekod kaunseling dan pemantauan ini akan ditakbir urus sepenuhnya oleh Bahagian Psikologi dan Kaunseling. 2 PERNYATAAN MASALAH Perkhidmatan Kaunseling terdapat disetiap negeri di seluruh Malaysia. Kebanyakkan kaunselor yang berkhidmat dibawah Kementerian Pelajaran Malaysia menberikan perkhidmatan sepanjang masa. Malangnya sistem yang digunapakai untuk merekod,temujanji dan seliaan adalah secara manual dimana ada ketirisan yang berlaku dari perbagai aspek. Masalah yang sering berlaku adalah pengisian maklumat klien berulang-ulang dimana ia menyebabkan percanggahan makluamt berlaku pada rekod sebelumnya. Apabila ini berlaku, ia juga menyebabkan masa yang lama diperlukan untuk memproses maklumat tersebut. Kedua permasalahan ini ditambah lagi dengan kaedah penyimpanan rekod yang tidak sistematik dan ekonomik yang boleh mengundang kepada pembaziran masa,ruang simpanan dan juga wang ringgit.
Dengan perkembangan era Teknologi Maklumat kini, kaedah manual tidak digunapakai lagi. Kebanyakkan sistem yang digunakan adalah merupakan penjanaan secara automatik dimana ia memberikan pelbagai kemudahan dan penjimatan dalam pelbagai cara. 3 OBJEKTIF KAJIAN Secara umumnya Sistem e-3psk dibangunkan adalah untuk memudahkan proses menyaring, merekod dan analisa untuk klien dan juga kaunselor yang melibatkan banyak bahagian dan pihak. Sistem ini dibangunkan diatas talian dengan harapan ia dapat diakses dimana-mana dengan capaian dan penyimpanan rekod yang cepat. Ini sekaligus memberikan penjimatan masa dan perkhidmatan kaunseling adalah suatu perkhidmatan yang sangat mementingkan masa. Sistem ini mempunyai 7 Modul dan setiap modul mempunyai proses yang berbeza mengikut penggunaan pengguna. 4 KAEDAH KAJIAN Dalam proses pembangunan Sistem e-3psk ini pendekatan kejuruteraan metodologi perisian Air Terjun digunakan sebagai panduan dalam merekabentuk. Setiap aktiviti pembangunan sistem dilaksanakan secara berfasa mengikut kaedah metodologi ini dipilih kerana ia dapat menjimatkan masa pembangunan projek dimana setiap output daripada setiap fasa sebelumnya dan merupakan output kepada fasa seterusnya. Rajah 1.0 menunjukkan Model Air Terjun yang digunakan dalam fasa pembangunan. Rajah 1.0 Gambarajah Metodologi Air Terjun
4.1 Fasa Perancangan Pembangunan projek ini bermula dengan fasa perancangan dengan membuat pertimbangan berdasarkan kepada keperluan semasa dan objektif yang ditetapkan. Untuk mendapatkan maklumat yang diperlukan dalam pembangunan projek ini, beberapa kaedah telah dilakukan dan diantaranya melalui pemerhatian dan penilaian terhadap sistem sedia ada di Kementerian Pelajaran Malaysia khususnya. 4.2 Fasa Analisis Pada fasa ini beberapa analisis dilakukan terhadap maklumat yang diperolehi semasa fasa pertama. Antara analisis yang dilakukan merangkumi aspek spesifikasi, objektif, ciri-ciri dan keperluan sistem yang dikehendaki oleh pihak pengguna dan juga pihak pengurusan. 4.3 Fasa Rekabentuk Maklumat terperinci sistem diperolehi melalui lakaran rekabentuk sistem prototaip. Penstrukturan data, senibina sistem dan perwakilan antara muka juga dinyatakan. Integrasi sistem melibatkan penggunaan data daripada pangkalan data guru dan juga pangkalan data baru yang dibangunkan. Ini dilakukan bagi memudahkan pengaturcaraan pada fasa seterusnya. Dari segi pembangunan, pengaturcaraan yang digunakan adalah Macromedia Coldfusion 8, HTML5, Javascript. Untuk penyimpanan data pula menggunakan perisian Oracle 11G. Ini adalah kerana perisian ini adalah stabil dan mudah digunakan di mana-mana pelayan (server). Untuk perkakasan yang digunakan dalam proses pembangunan melibatkan 3 kategori iaitu : Pembangunan Sistem(Komputer Riba) - Storan data SATA 500Gb
Perkakasan Pelayan (Server) - Storan Data (SATA 1TB), Peranti Input (Papan Kekunci & USB Optical Mouse), Paparan ( 20 16:9 HD (1366x768) LED Backlight). Perkakasan Pengguna(Desktop) Storan Data (SATA 1TB), Peranti Input (Papan Kekunci & USB Optical Mouse), Paparan ( 20 16:9 HD (1366x768) LED Backlight). 4.4 Fasa Implementasi Fasa ini menekankan tugas untuk meletakkan sistem kepada pelayan dan diuji dengan menggunakan komputer pelanggan. Kerja-kerja penyelenggaraan juga dilakukan bagi memastikan kemampuan sistem tersebut mencapai tahap yang diperlukan. Segala permasalahan yang dikenalpasti di peringkat ini ditambahbaik untuk memastikan sistem beroperasi tanpa sebarang masalah.
PTA-FTSM-2018-160 4.5 Fasa Sokongan Fasa ini merupakan sesi pembentangan dan memantau kemajuan pembangunan sistem serta mendapatkan maklumbalas sekiranya wujud keperluan baru terhadap sistem. Setiap maklumbalas pengguna diambilkira untuk proses tambahbaik pada masa akan datang. HASIL KAJIAN SM 5 Sistem e-3psk ini dibangunkan untuk memusatkan seluruh data klien dan kaunselor yang bernaung dibawah Kementerian Pelajaran Malaysia bermula dari bahagian-bahagian di Kementerian Pelajaran Malaysia hinggalah ke sekolah seluruh Malaysia. Dengan adanya FT sistem kaunseling ini diharap setiap masalah dihadapi klien dapat dikongsi dan disalurkan ke arah solusi yang terbaik tanpa memudaratkan mana-mana pihak. Sistem ini melibatkan pengguna dari beberapa peringkat iaitu kaunselor yang merupakan pengguna utama sistem, @ klien yang bertindak sebagai end-user dimana klien perlu membuat temujanji untuk berjumpa kaunselor melalui sistem, ketua jabatan yang bertindak sebagai high-end user yang menyemak setiap aktiviti kaunselor supaya mengikut KPI jabatan dan pentadbir yang menyelenggara C op yr ig ht sistem sepenuhnya. Kepenggunaan sistem mengikut modul iaitu : Menu utama dimana login sistem untuk setiap pengguna yang telah berdaftar didalam sistem (kaunselor).
FT SM PTA-FTSM-2018-160 C op yr ig ht @ Paparan menu memaparkan Modul dan Sub-Modul untuk kaunselor dan ketua jabatan. Setiap pengguna (kaunselor) yang menggunakan system akan ditambah dibahagian Tambah Pengguna untuk diwujudkan akses pengguna. Ini hanya akan dilakukan oleh Pentadbir Modul atau Kaunselor Kanan Bahagian.
5.1. Modul Kaunselor Memaparkan ruangan dimana Kaunselor dapat melihat profil kaunselor dan mengemaskini maklumat profil dan kepakaran untuk tujuan rekod dan seliaan. Ia juga ruangan dimana kaunselor dapat mengemaskini maklumat kompetensi kaunselor dari masa ke semasa. Paparan kemaskini Profil Kaunselor. Paparan maklumat Kompetensi Kaunselor.
5.2. Modul Pengurusan Kaunselor Modul dimana kaunselor membuat pelaporan yang terbahagi kepada 3 bahagian iaitu Program & Aktiviti, Minit Curai Mesyuarat dan Tugas Pelbagai. Paparan Maklumat Program & Aktiviti Paparan senarai program & aktiviti yang telah dilakukan oleh Kaunselor. Setiap kaunselor perlu melengkapkan sekurang-kurang 60jam aktiviti yang merangkumi sesi atau program untuk memenuhi KPI bahagian yang ditentukan mengikut Ketua Jabatan. Diruangan ini memaparkan rekod jumlah waktu yang telah dilakukan oleh kaunselor dan memudahkan kaunselor untuk menyemak baki jam yang perlu dilakukan agar mencapai KPI kaunselor tersebut.
Paparan Minit Curai Mesyuarat memaparkan mesyuarat yang akan dihadiri Kaunselor. Sub Modul paparan minit mesyuarat bertindak sebagai jadual yang akan memastikan kaunselor sentiasa berjaga-jaga mengenai mesyuarat yang perlu dihadiri. Paparan senarai mesyuarat yang telah dihadiri oleh Kaunselor. Paparan senarai mesyuarat memaparkan senarai mesyuarat yang perlu atau telah dihadiri oleh kaunselor dan kaunselor boleh melakukan pengemaskinian pada bila-bila masa.
Paparan Pelaporan Pengurusan Kaunselor Disini memaparkan keseluruhan aktiviti dan mesyuarat yang telah dihadiri kaunselor dan kaunselor boleh mencetak laporan tersebut untuk tujuan pengesahan atau semakan Ketua Jabatan. 5.3. Modul Perkhidmatan Kaunseling Disini adalah proses dimana data klien direkodkan untuk pengendalian sesi kaunseling bermula pendaftaran sesi hingga klien tersebut pindah ke arkib. Ia terbahagi kepada 3 Sub-Modul iaitu Perkhidmatan (Sesi Individu & Sesi Kelompok), Senarai Klien Mendapatkan Perkhidmatan dan Arkib. Disini merupakan modul terbesar dimana pendaftaran klien untuk mendapatkan sesi berlaku. Laluan kerjanya adalah kaunselor perlu mendaftarkan maklumat klien yang mengambil sesi dengan kaunselor berkenaan. Seterusnya kaunselor akan mendaftarkan tarikh sesi untuk sesi perjumpaan antara kaunselor bersama klien. Paparan senarai klien yang mendapatkan khidmat kaunseling bersama kaunselor.
Paparan tempoh masa yang perlu diambil tindakan oleh kaunselor untuk setiap sesi. Paparan diatas menerangkan apabila tarikh sesi telah dipilih, kaunselor mempunya tempoh masa 7 hari untuk mengadakan sesi bersama klien sehingga sesi selesai. Sekiranya tindakan pelaporan sesi menunjukkan LEWAT(HARI) bermakna kaunselor tersebut telah gagal mengadakan sesi bersama klien mengikut tarikh yang ditetapkan. Paparan maklumat Laporan Sesi yang perlu diisi oleh kaunselor.
Paparan senarai klien yang mendapatkan perkhidmatan kaunseling dan bilangan sesi. Paparan diatas menunjukan keseluruhan klien yang mendapatkan perkhidmatan melalui Sesi Individu dan Sesi Kelompok. Klien yang telah tamat sesi atau berpindah akan dimasukkan ke Arkib oleh kaunselor di modul ini. Paparan klien di dalam arkib Paparan ini menunjukkan keseluruhan klien yang berada didalam arkib. Sekiranya klien tersebut ingin diaktifkan semula, kaunselor akan klik pada butang Meminta Aktif dan satu surat persetujuan klien perlu dicetak dan ditandatangan oleh klien.
5.4. Modul Psikometrik Surat persetujuan klien untuk bertukar Kaunselor. Modul ini mengandungi 2 submodul iaitu senarai kiln yang telah mengambil ujian psikometrik beserta keputusan dan ujian psikometrik itu sendiri. Modul ini mengguna konsep Artificial Intelligent iaitu Rules Based. Ia digunakan untuk menentukan keputusan ujian prikometrik yang diambil oleh klien. Selain itu,setiap modul yang dibangunkan menggunakan kaedah Rules Based yang saling berkait antara modul. Antaranya Rules Based yang digunapakai didalam Instrumen i2pk dimana setiap hasil dapatan dijana dengan menggunakan rules yang dikaji pada peringkat awal untuk mendapatkan hasil keputusan yang tepat.
Paparan senarai keseluruhan klien yang telah mengambil ujian psikometrik.
Paparan Skor keputusan klien yang akan dianalisa oleh kaunselor. 5.5. Modul Rujukan & Temujanji Modul ini menyenaraikan keseluruhan senarai temujanji antara klien bersama kaunselor beserta dengan jenis perkhidmatan yang diperlukan klien. Ia secara tidak langsung memudahkan kaunselor untuk mengenalpasti permasalahan yang dihadapi oleh klien dan kaunselor mana yang mengambil sesi klien tersebut. Paparan Senarai Temujanji Klien.
5.6. Modul Laporan Analisis Modul ini menerangkan laporan keseluruhan sesi antara kaunselor dan klien untuk rujukan kaunselor. Kaunselor boleh untuk penjanaan laporan mengikut jenis perkhidmatan yang ditawarkan ataupun melihat secara keseluruhan. 6 KESIMPULAN Paparan Laporan sesi klien mengikut perkhidmatan yang diperlukan. Secara keseluruhannya, projek yang dihasilkan ini dapat diharapkan memenuhi kehendak pengguna seperti yang diharapkan. Bagi memantapkan lagi sistem ini, ia harus dikaji dari masa ke semasa untuk meningkatkan lagi mutu dan kualiti agar dapat digunakan tanpa sebarang masalah kelak. Pengurusan rekod yang lebih berkesan dapat di selaraskan untuk memastikan setiap maklumat disimpan dengan baik. Perkembangan Teknologi Maklumat dapat membantu meningkatkan lagi pengurusan pentadbiran di Bahagian dan Jabatan seterusnya ke sekolah seluruh Malaysia dengan lebih berkesan. Tidak dinafikan pembangunan sistem ini walaupun agak sukar dan mencabar, diharapkan ia dapat djadikan sebagai pemudah cara bagi pengguna. Akhir kata diharapkan Sistem e-3psk ini mendapat sambutan yang membanggakan dan seterusnya digunakan bagi mengatasi masalah yang timbul. Secara kesimpulannya, Sistem e-3psk ini diharap dapat memberi manfaat kepada pengguna yang menggunakannya.
7 RUJUKAN Pressman S.Roger, 2005. Software Engineering: A Practitioner Approach. 6th. Edition. Singapore: McGraw Hill Companies Inc Howell G.T, 1992. Building Hypermedia Applications : a software development guide 7th. Edition. McGraw Hill Companies Inc. New York Kenneth E. Kendall, Julie E.Kendall, 2010. System Analysis and Design. 5th. Edition. Prentice Hall. The UKM Thesis Writing Guideline According to GAYA UKM http://www.ukm.my/pusatsiswazah/wp-content/uploads/2015/11/2015- GayaUKM-BI.pdf Bahagian Pengurusan Maklumat, Kementerian Pendidikan Malaysia Modul Pengurusan Guru, (atas talian) http://epgo.moe.gov.my/ Bahagian Perkhidmatan & Kaunseling, Kementerian Pelajaran Malaysia.