DATA AKSES Source Data Table View CAATs ASAS ACL / 1
OBJEKTIF MODUL Mendedahkan peserta dengan konsep data akses iaitu:- Memahami dan mengenalpasti jenis data yang dikehendaki Memahami proses mendapatkan data Mengetahui proses pencapaian data dan mewujudkan table daripada data yang diperoleh dalam ACL untuk analisis seterusnya CAATs ASAS ACL / 2
DATA AKSES Data Akses adalah peringkat kritikal dalam Analisis Data. Data perlu diperoleh dengan cara yang berkesan dan sempurna. Data akses berubah berdasarkan punca data dan teknologi yang berbagai. ACL berupaya mengakses hampir kesemua jenis data tersebut. CAATs ASAS ACL / 3
PROSES DATA AKSES Kenal Pasti Data (Locate) Mendapat Data (Acquire) Akses Data (Access) LOCATE ACQUIRE ACCESS CAATs ASAS ACL / 4
PROSES DATA AKSES Kenal pasti data yang boleh diperoleh dan format ia disimpan Fahami setiap individu fail dan teknologi yang wujud untuk mengaksesnya Kefahaman yang menyeluruh membantu mewujudkan hubungan baik yang lebih produktif dengan pembekal data LOCATE ACQUIRE ACCESS CAATs ASAS ACL / 5
PROSES DATA AKSES Dokumenkan maklumat berhubung punca data, format fail dan kandungannya serta medan-medan yang terdapat di dalamnya sebagai rujukan. Pemahaman yang menyeluruh mengurangkan pergantungan kepada Bahagian IT. LOCATE ACQUIRE ACCESS CAATs ASAS ACL / 6
PROSES DATA AKSES Berikut adalah contoh-contoh format data :- Excel, Access dan XML (menggunakan ActiveX Data Objects) Oracle (menggunakan teknologi - Open Database Connectivity) Dbase files Flat Files Report Files Delimited files LOCATE ACQUIRE ACCESS CAATs ASAS ACL / 7
PROSES DATA AKSES Format Excel CAATs ASAS ACL / 8
PROSES DATA AKSES Format Microsoft Access CAATs ASAS ACL / 9
PROSES DATA AKSES Format Oracle LOCATE ACQUIRE ACCESS CAATs ASAS ACL / 10
PROSES DATA AKSES Format Flat File CAATs ASAS ACL / 11
PROSES DATA AKSES Format Report CAATs ASAS ACL / 12
PROSES DATA AKSES Format Delimited CAATs ASAS ACL / 13
PROSES DATA AKSES Sebelum memohon data, kenalpasti objektif analisis bagi menentukan fail data yang diperlukan Pastikan objektif adalah jelas dan boleh dilaksanakan terhadap fail data yang akan dianalisis LOCATE ACQUIRE ACCESS CAATs ASAS ACL / 14
Contoh :- Objektif : PROSES DATA AKSES Untuk mengenalpasti baucar-baucar yang bagi Jabatan X yang dibayar melebihi 30 hari mengikut Kod Objek Untuk mencapai objektif analisis ini, tiga fail ini perlu digabungkan untuk mencapai objektif. Baucar_Byrn_Header D_Akaun Baucar_Byrn_Penerima _Berganda LOCATE ACQUIRE ACCESS CAATs ASAS ACL / 15
ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM CAATs ASAS ACL / 16
PROSES DATA AKSES Sediakan surat permohonan rasmi kepada pembekal data bagi menyatakan data yang diperlukan Surat ini perlu menyatakan dengan jelas dan terperinci mengenai maklumat berikut :- Tarikh permohonan Nama sistem di mana data diperoleh Nama fail, nama table atau nama report Lingkungan tarikh data Kriteria data yang diperlukan Tarikh penghantaran Format fail yang diperlukan Entity Relationship Diagram (ERD) Medium pemindahan data LOCATE ACQUIRE ACCESS CAATs ASAS ACL / 17
PROSES DATA AKSES Mohon Ringkasan Laporan daripada pembekal data dan auditi yang terlibat bagi data yang diterima. Ringkasan Laporan mengandungi :- Maklumat Struktur Data (Record Layout) field names, start positions, lengths, data types and formatting details. Control Totals (bilangan rekod, field totals) Cetakan sampel rekod daripada fail asal (contoh :- 50 rekod pertama). Bandingkan cetakan sampel rekod dengan table yang telah diwujudkan untuk menentukan ketepatan data. LOCATE ACQUIRE ACCESS CAATs ASAS ACL / 18
PROSES DATA AKSES Struktur Data (Record Layout) Nama Type Start Length Decimal Nama Produk ASCII/ Text 01 10 Nama Pembekal ASCII/Text 11 20 Harga Numeric 31 10 2 Kuantiti Numeric 41 5 LOCATE ACQUIRE ACCESS CAATs ASAS ACL / 19
PROSES DATA AKSES PEMINDAHAN DATA (DATA TRANSFERRING) Terdapat 2 kaedah untuk pemindahan data :- Dapatkan salinan data ( CD-RW, Fail Zip, DVD-R dan sebagainya bergantung kepada jumlah rekod data melalui network drive atau emel.) atau Dapatkan kebenaran (username, password dan kaedah) untuk mengakses secara terus kepada host system (sumber data). LOCATE ACQUIRE ACCESS CAATs ASAS ACL / 20
Mengakses Data PROSES DATA AKSES Terdapat 2 kaedah bagaimana ACL mengakses data :- Direct Access ACL membaca data secara terus daripada punca (source) dalam bentuk format asal Direct Access, Automatic Layout Direct Access, Manual Layout Direct Access, External Definition Import dan Copy ACL mengimport data dalam bentuk flat file dan copy ke local drive. ACL mengwujudkan salinan data asal dalam bentuk flat, fixed-length fail ACL (.fil extension) Import and Copy, Automatic Layout Import and Copy, Manual Layout LOCATE ACQUIRE ACCESS CAATs ASAS ACL / 21
PROSES DATA AKSES DIRECT ACCESS AUTOMATIC LAYOUT Source Data Table View Maklumat yang diperlukan untuk mewujudkan table layout disediakan secara automatik bersama data Bagi PC platform - ACL boleh mengakses dbase dan ACCPAC fail DB2,IMS & VSAM CAATs ASAS ACL / 22
PROSES DATA AKSES DIRECT ACCESS MANUAL LAYOUT Source Data Table View ACL boleh membaca data dalam bentuk flat file termasuk data daripada sistem mainframe lama, text files, log file, telefon dan internet logs Fail ini tidak mengandungi maklumat table layout, maklumat perlu disediakan secara manual CAATs ASAS ACL / 23
PROSES DATA AKSES DIRECT ACCESS EXTERNAL DEFINITION Source Data Table View ACL mewujudkan table layout secara automatik menggunakan maklumat yang dibekalkan dalam data definition file secara berasingan - Contoh sumber data - COBOL, PL/1 DAN AS/400 CAATs ASAS ACL / 24
PROSES DATA AKSES IMPORT AND COPY AUTOMATIC LAYOUT IMPORT DAN COPY Source Data Table View Maklumat yang diperlukan untuk mewujudkan table layout disediakan secara automatik bersama data Maklumat table layout diwujudkan secara automatik Data adalah dalam kategori SAP AIS Files dan data yang diakses menggunakan ADO dan ODBC (Access & Excel) CAATs ASAS ACL / 25
PROSES DATA AKSES IMPORT & COPY MANUAL LAYOUT Table layout perlu diujudkan secara manual berdasarkan dokumentasi bersaingan Source Data Table View Maklumat yang diperlukan untuk mewujudkan table layout disediakan dalam dokumen berasingan Punca data dalam kategori ini termasuk flat file, delimited dan report files CAATs ASAS ACL / 26
PROSES WUJUD TABLE DIRECT ACCESS MANUAL LAYOUT FLAT FILE (menggunakan fail Inventory.fil) CAATs ASAS ACL / 27
TABLE LAYOUT - INVENTORY START LENGTH NAME TYPE DEC DESCRIPTION 1 9 prodno ASCII Product Number 1 2 prodcls ASCII Product Class 10 2 location ASCII Location 12 24 proddesc ASCII Product Description 37 6 uncst NUMERIC 2 Unit Cost 61 5 qtyoh NUMERIC 0 Quantity on hand 76 10 value ZONED 2 Value CAATs ASAS ACL / 28
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 1 CAATs ASAS ACL / 29
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 2 CAATs ASAS ACL / 30
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 3 CAATs ASAS ACL / 31
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 4 CAATs ASAS ACL / 32
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 5 CAATs ASAS ACL / 33
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 6 CAATs ASAS ACL / 34
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 7 CAATs ASAS ACL / 35
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 8 CAATs ASAS ACL / 36
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 9 CAATs ASAS ACL / 37
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 10 CAATs ASAS ACL / 38
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 11 CAATs ASAS ACL / 39
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 12 CAATs ASAS ACL / 40
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 13 CAATs ASAS ACL / 41
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 14 CAATs ASAS ACL / 42
MENGEDIT TABLE UNTUK AKSES DATA 15 CAATs ASAS ACL / 43
MENGEDIT TABLE UNTUK AKSES DATA 16 CAATs ASAS ACL / 44
PROSES CREATE TABLE REPORT FILE CAATs ASAS ACL / 45
TABLE LAYOUT - INVENTORY START LENGTH NAME TYPE DEC DESCRIPTION 1 9 prodno ASCII Product Number 1 2 prodcls ASCII Product Class 10 2 location ASCII Location 12 24 proddesc ASCII Product Description 37 6 uncst NUMERIC 2 Unit Cost 61 5 qtyoh NUMERIC 0 Quantity on hand 76 10 value ZONED 2 Value CAATs ASAS ACL / 46
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA REPORT FILE F Pilih Fail Laporan F Kenal pasti maklumat detail F Kenal pasti maklumat header F Namakan Medan dan pilih jenis data(type) F Create simpan Table CAATs ASAS ACL / 47
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 1 CAATs ASAS ACL / 48
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 2 CAATs ASAS ACL / 49
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 3 CAATs ASAS ACL / 50
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 4 CAATs ASAS ACL / 51
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 5 CAATs ASAS ACL / 52
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 6 CAATs ASAS ACL / 53
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 7 CAATs ASAS ACL / 54
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA Namakan Medan dan pilih jenis data(type) 8 CAATs ASAS ACL / 55
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA Create dan simpan Table 9 CAATs ASAS ACL / 56
PROSES CREATE TABLE ODBC COMPLIANT DATA (FORMAT ACCESS) CAATs ASAS ACL / 57
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 1 CAATs ASAS ACL / 58
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 2 CAATs ASAS ACL / 59
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 3 CAATs ASAS ACL / 60
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 4 CAATs ASAS ACL / 61
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 5 CAATs ASAS ACL / 62
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 6 CAATs ASAS ACL / 63
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 7 CAATs ASAS ACL / 64
PROSES CREATE TABLE ODBC COMPLIANT DATA (FORMAT EXCEL) CAATs ASAS ACL / 65
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 1 CAATs ASAS ACL / 66
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 2 CAATs ASAS ACL / 67
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 3 CAATs ASAS ACL / 68
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 4 CAATs ASAS ACL / 69
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 5 CAATs ASAS ACL / 70
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 6 CAATs ASAS ACL / 71
PROSES CREATE TABLE FORMAT dbase CAATs ASAS ACL / 72
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 1 CAATs ASAS ACL / 73
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 2 CAATs ASAS ACL / 74
MENGWUJUDKAN TABLE UNTUK AKSES DATA 3 CAATs ASAS ACL / 75
DUPLICATE & RENAME TABLE LAYOUT 1 CAATs ASAS ACL / 76
DUPLICATE & RENAME TABLE LAYOUT 2 CAATs ASAS ACL / 77
LINK TABLE LAYOUT 1 CAATs ASAS ACL / 78
LINK TABLE LAYOUT 2 CAATs ASAS ACL / 79
IMPORT TABLE LAYOUT 1 CAATs ASAS ACL / 80
IMPORT TABLE LAYOUT 2 CAATs ASAS ACL / 81
IMPORT TABLE LAYOUT 3 CAATs ASAS ACL / 82
AKTIVITI 1 F WUJUDKAN TABLE DARIPADA FORMAT DATA EXCEL. GUNAKAN FAIL TRANS MAY.XLS BIL. REKOD 86 CAATs ASAS ACL / 83
AKTIVITI 2 F WUJUDKAN TABLE DARIPADA FORMAT DATA DBASE FILE - AREC.DBF BIL. REKOD 772 CAATs ASAS ACL / 84
AKTIVITI 3 F WUJUDKAN TABLE DARIPADA FORMAT DATA ACCESS FILE - SAMPLE.MDB BIL. REKOD 64 CAATs ASAS ACL / 85
AKTIVITI 4 F FLAT FILE GUNAKAN AR.FIL DARIPADA FOLDER ACL DATA/SAMPLE DATA FILE BIL. REKOD 772 CAATs ASAS ACL / 86