Isi Kandungan GKT... 6 L Y 1 - UU... 7 TUJU... 7 1.2. GGOT YG TLIT... 7 1.3. POLI... 7 1.4. DSR POLEH... 8 1.5. JWTKUS POLEH... 10 1.6. TGGGJW... 11 1.7. HD ILI POLEH D LULUS... 12 1.8. PROSEDUR POLEH... 12 1.9. PLU LULUS POLEH... 13 1.10. PETU POLEH... 13 1.11. POLEH PLT STRTEGIK... 14 1.12. UT DL PROSES POLEH... 14 1.13. ITE KOTRK PUST D KOTRK STE PEL... 15 1.14. EK D ITGRI PELKS PROSES POLEH... 15 1.15. TRIKH KUTKUS... 16 1.1. JDUL 1: JWTKUS POLEH UK... 17 JDUL 2: HD ILI D PIHK KUS ELULUSK POLEH G UK/ SU DL... 23 JDUL 3: HD ILI D PIHK KUS ELULUSK POLEH UK SEHGI TU SEPEUHY G RJ... 24 2 - PEELI / LK TUS... 28 2.1. TUJU... 28 2.2. HD ILI... 28 2.3. TGGGJW... 28 2.4. PROSEDUR... 29 2.5. TRIKH KUTKUS... 29 3 - SEUT HRG... 31 3.1. TUJU... 31 2
HD ILI... 31 3.3. TGGGJW... 31 3.4. SYRT-SYRT... 32 3.5. PROSEDUR... 33 3.6. TRIKH KUTKUS... 33 3.2. L Y 4 - TED... 35 TUJU... 35 4.2. HD ILI... 35 4.3. DOKUE RUJUK... 35 4.4. TGGGJW... 36 4.5. PROSEDUR... 36 4.6. TRIKH KUTKUS... 37 4.1. 5 - RDIG TUS... 39 TUJU... 39 5.2. KRITI POLEH... 39 5.3. HD ILI... 40 5.4. TGGGJW... 41 5.5. PROSEDUR... 42 5.6. TRIKH KUTKUS... 42 5.1. 6 - PKHIDT PDIG... 44 TUJU... 44 6.1. 6.3. HD ILI... 44 TGGGJW... 45 6.4. KRITI POLEH... 44 6.2. PROSEDUR... 45 6.6. TRIKH KUTKUS... 45 6.5. 7 - JDUL KDR HRG... 47 7.1. TUJU... 47 7.2. KRITI POLEH... 47 7.3. TGGGJW... 47 7.4. TRIKH KUTKUS... 48 8 - RH PUH RJ... 49 3
TUJU... 49 8.2. KRITI POLEH... 49 8.3. HD ILI... 50 8.4. PROSEDUR... 50 8.5. TRIKH KUTKUS... 51 8.1. L Y 9 - POLEH CES... 52 TUJU... 52 9.2. UT... 52 9.3. PEGECULI... 52 9.4. HD ILI... 53 9.1. JDUL 4: PLU LULUS POLEH CES (KKPK)... 53 PROSEDUR... 53 9.6. TGGGJW... 54 9.7. TRIKH KUTKUS... 54 9.5. 10 - PROGR PEGURUS VEDOR... 55 TUJU... 55 10.2. UT... 55 10.3. VEDOR... 55 10.4. TGGGJW... 56 10.5. TRIKH KUTKUS... 57 10.1. 11 - PETDIR KOTRK... 59 11.2. PETDIR KOTRK... 59 O PELKS SEUT HRG... 59 11.3. TUJU... 59 11.1. YR PEDHULU SEUT HRG... 60 11.5. YR ITI/JU GI SEUT HRG KOTRK RJ... 61 11.6. YR LIK PEDHULU SEUT HRG... 61 11.4. 11.7. PUH D PELJUT TEPOH KOTRK TUK SEUT HRG KOTRK ELI D PKHIDT... 61 11.8. PUH RJ D PELJUT S TUK SEUT HRG KOTRK RJ... 62 11.9. O PELKS TED... 62 11.10. O PELKS GI TED KOTRK EKL TU PKHIDT. 63 11.11. O PELKS GI TED KOTRK RJ... 64 4
11.12. O PELKS GI TED KOTRK TR... 65 11.13. EGESHK SURT JI TED... 65 11.14. PELEPS O PELKS GI TED KOTRK EKL TU PKHIDT... 65 11.15. PELEPS O PELKS GI TED KOTRK RJ... 66 11.16. YR PEDHULU TED... 67 11.17. HD ILI, SYRT D PTUR GI YR PEDHULU TED... 67 11.18. SYRT-SYRT D PTUR GI YR PEDHULU TED... 68 11.19. PETDIR KOTRK D PETU PREST PKHIDT PDIG... 69 11.20. TRIKH KUTKUS... 70 LY 5
GKT PIHL UK Universiti Kebangsaan alaysia PTJ Pusat Tanggungjawab JKH Jadual Kadar Harga ICT Information and Communication Technology SVU Senarai Vendor Universiti PPV Program Pengurusan Vendor KKPK Keperluan Kelulusan Perolehan Kecemasan WJP Wang Jaminan Pelaksanaan RFI Request for Information RFP Request for Proposal RFQ Request for Quotation L Y GKT. 6
1 - UU 1.1. TUJU L Y Tujuan dokumen ini adalah untuk menggariskan polisi umum dan prosedur pengawalan dan pengurusan aktiviti perolehan di Universiti Kebangsaan alaysia (UK) 1.2. Falsafah perolehan UK adalah untuk membuat pembelian barangan, perkhidmatan, dan kerja yang terbaik dari segi kualiti, harga, kuantiti, penghantaran, pembekal dan teknologi. GGOT YG TLIT POLI Polisi perolehan Universiti Kebangsaan alaysia adalah seperti yang berikut: 1.3.1 1.3. Lembaga Pengarah Universiti, Lembaga Perolehan, Kementerian Kewangan, Pengarah Eksekutif Kewangan, Pengurus Kewangan, Ketua PTJ, Ketua Jabatan, Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan kakitangan yang terlibat dalam proses perolehan. encapai tahap profesional yang tinggi, telus dan berakauntabiliti bagi memastikan kecekapan, keberkesanan dan wujudnya fleksibiliti dalam proses perolehan; endapatkan harga yang paling menguntungkan bagi Universiti; enggalakkan pertumbuhan industri tempatan dan penggunaan bahan, barangan atau perkhidmatan tempatan; enggalakkan pemindahan teknologi yang bersesuaian dengan kehendak semasa sektor industri negara; (e) Sebagai suatu medium untuk mencapai dasar-dasar nasional, dan (f) emastikan semua urusan berkaitan dengan perolehan adalah berdasarkan amalan tadbir urus terbaik (good governance practices) 7
1.3.2 Polisi ini boleh dicapai menerusi prinsip prinsip berikut: kauntabiliti Ketelusan L Y Urusan perolehan hendaklah dilaksanakan mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan. Semua dasar, peraturan dan proses perolehan yang dilaksanakan hendaklah diketahui dan difahami umum serta mematuhi dasar dan peraturan yang ditetapkan. ilai Faedah Yang Terbaik Saingan Terbuka Pengurusan perolehan hendaklah memberi pulangan yang terbaik bagi setiap ringgit yang dibelanjakan. Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada semua pihak yang layak bersaing. (e) dil dan Saksama Layanan yang adil dan saksama berasaskan dasar dan peraturan yang ditetapkan hendaklah diberikan kepada semua perolehan yang dipelawa, diproses dan dipertimbangkan. 1.4. (f) Integriti emastikan urusan perolehan Universiti dilaksanakan dengan mengelak pembaziran dan penyalahgunaan kuasa dengan melaksanakan Integrity Pact untuk perolehan Universiti. DSR POLEH Pihak pengurusan bertanggungjawab untuk memastikan bahawa semua urusan berkaitan dengan perolehan universiti juga mematuhi dasar-dasar yang berikut tertakluk kepada dasar semasa Kerajaan. 8
1.4.1 Dasar Keutamaan Syarikat umiputera Perancangan dan pelaksanaan perolehan Universiti hendaklah memberikan keutamaan kepada syarikat bumiputera dalam perkara yang berikut: Semua perolehan bekalan dan perkhidmatan yang bernilai kurang daripada R50,000.00 sehingga R100,000.00 hendaklah dipelawa dari kalangan syarikat bumiputera sahaja. agi semua perolehan yang melebihi R100,000.00 keutamaan harga kepada syarikat bumiputera hendaklah diberikan mengikut peratusan yang berikut: L Y R500,000 hingga R1.5 juta R100,000 hingga R500,000 7% 5% R5 juta hingga R10 juta 3% R10 juta hingga R15 juta 2.5 % R1.5 juta hingga R5 juta Tiada elebihi R15 juta Dasar Keutamaan arangan uatan Tempatan Perancangan dan pelaksanaan perolehan Universiti hendaklah memberikan keutamaan kepada barangan buatan tempatan walaupun perbezaan kos keseluruhan ke atas barangan buatan tempatan berbanding dengan barangan buatan asing yang serupa adalah lebih tinggi dengan syarat kualiti barangan buatan tempatan itu adalah memuaskan. agi memastikan dasar semasa Kerajaan untuk mengutamakan barangan tempatan dalam setiap perolehan Kerajaan dapat dilaksanakan, Universiti hendaklah memastikan perkara berikut dipatuhi: 1.4.2 10 % endapat kelulusan daripada aib Canselor atau Jawatankuasa arangan Import Universiti sebelum melaksanakan perolehan peralatan import bagi kegunaan penyelidikan, pengajaran dan perkhidmatan perubatan. Jawatankuasa arangan Import Universiti boleh ditubuhkan dengan melibatkan wakil daripada I/ ID/ Pegawai lain yang bersesuaian sebagai ahli. 9
1.4.3 Dasar Keutamaan Pembuat atau Pengilang umiputera agi memastikan Dasar Keutamaan Pembuat atau Pengilang umiputera dilaksanakan, perkara yang berikut hendaklah dipatuhi jika terdapat lebih daripada satu (1) pembuat atau pengilang bumiputera dalam sesuatu bekalan, Universiti hendaklah mengadakan perolehan secara tender terhad dari kalangan pembuat atau pengilang bumiputera tersebut; jika terdapat hanya satu (1) pembuat atau pengilang bumiputera, Universiti boleh melaksanakan perolehan secara rundingan terus dengan syarat bahawa kelulusan pihak berkuasa yang meluluskan rundingan diperoleh terlebih dahulu; (e) jika perolehan bekalan dilaksanakan secara tender terbuka dari kalangan pembuat atau pengilang tempatan, keutamaan harga kepada pembuat atau pengilang bumiputera adalah seperti yang berikut: L Y 10% R10 juta hingga R100 juta 5% elebihi R100 juta 3% Dasar Penggunaan ata Wang 1.4.4 Tidak melebihi R10 juta agi memastikan pelaksanaan perolehan universiti berjalan lancar, tawaran harga dan bayaran perolehan yang dibuat adalah dalam mata wang Ringgit alaysia. Dasar Kenaan T 1.4.5 1.5. kta Cukai arang dan Perkhidmatan 2014 (kta 762) berkuatkuasa mulai 1 pril 2015. Sehubungan dengan itu, pengenaan Cukai arang dan Perkhidmatan (T) ke atas kontrak perolehan perlu dilaksanakan. Walaubagaimanapun penilaian harga yang ditawarkan bagi urusan perolehan adalah tanpa T JWTKUS POLEH 1.5.1 Senarai Jawatankuasa Perolehan 10
Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi (kecuali Prasarana-UK) Jawatankuasa Untuk enimbangkan antahan Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga & Tender Jawatankuasa Penilaian Pembelian Terus, Lantikan Terus, Runding Terus, Sebut Harga & Tender Perolehan ekalan, Perkhidmatan, dan Kerja (e) Jawatankuasa Rundingan Harga (f) Jawatankuasa Perolehan PTJ (g) Jawatankuasa Sebut Harga (h) Jawatankuasa Jadual Kadar Harga (i) Jawatankuasa rahan Perubahan Kerja (V.O) (j) Lembaga Perolehan (k) Lembaga Perolehan (l) Lembaga Perolehan C L Y (m) Lembaga Pengarah Universiti (o) Jawatankuasa Rundingan Terus (p) Jawatankuasa Rundingan Terus Jawatankuasa arangan Import Universiti hli Jawatankuasa Perolehan adalah sebagaimana Jadual 1. TGGGJW 1.6. 1.5.2 (n) 1.6.1 PTJ PTJ dikehendaki mematuhi semua peraturan kewangan yang ditetapkan oleh Universiti. agi maksud ini, Universiti hendaklah merujuk kepada semua peraturan kewangan termasuk rahan Perbendaharaan, Surat Pekeliling Perbendaharaan, Pekeliling Kontrak Perbendaharaan dan sebagainya sebelum melaksanakan apa-apa jenis perolehan. 11
1.6.2 Pegawai Pengawal / Ketua Jabatan 1.6.3 Tanggungjawab Jawatankuasa Perolehan adalah sebagaimana Jadual 1 HD ILI POLEH D LULUS 1.7. L Y aib Canselor adalah bertanggungjawab dalam memastikan semua urusan perolehan dilaksanakan mengikut peraturan dan prinsip-prinsip serta dasar-dasar perolehan Universiti. Sebarang pelanggaran terhadap peraturan yang ditetapkan hendaklah diambil tindakan sewajarnya sebagaimana yang ditetapkan dalam peraturan kewangan. 1.7.1 Had ilai Perolehan dan Kelulusan terbahagi kepada 2; Geran Kerajaan Geran UK/ Sumber Dalaman Ditakrifkan sebagai sumber yang disalurkan oleh Kerajaan dan digunakan dalam konteks engurus dan Pembangunan. Sumber ini juga termasuk geran penyelidikan yang diterima dari agensi kerajaan seperti Kementerian Sains, Teknologi dan Inovasi (OS), geran Projek Universiti Penyelidikan (RU) dan Kementerian Pengajian Tinggi (FR/ / LR/ PR/ TR). Sumber pendapatan yang dijana sendiri oleh universiti. Ini termasuklah hasil dari aktiviti tabung amanah, hasil yuran pelajar dan sumber penyelidikan (Geran Luar) yang diterima dari gensi bukan kerajaan seperti dari Shell alaysia erhad, Sime Darby erhad dan lain-lain lagi. 1.7.2 Had ilai Perolehan serta pihak berkuasa meluluskan adalah sebagaimana di Jadual 2 dan Jadual 3. 1.8. PROSEDUR POLEH erikut adalah kaedah-kaedah yang digunakan untuk perolehan barangan perkhidmatan, bekalan atau kerja dan aktiviti-aktiviti yang utama dengan pengurusan perolehan: Pembelian Terus/Lantikan Terus (ab 2) Sebut Harga (ab 3) 12
Rundingan Terus (ab 5) (e) Perkhidmatan Perunding (ab 6) (f) Jadual Kadar Harga (JKH) (ab 7) (g) rahan Perubahan Kerja (Variation Order-VO) (ab 8) (h) Perolehan Kecemasan (ab 9) (i) Program Pengurusan Vendor (ab 10) (j) Pentadbiran Kontrak (ab 11) L Y Tender Terbuka/Terhad (ab 4) PLU LULUS POLEH 1.9. Semua perolehan mestilah mendapat Keperluan Kelulusan Perolehan. elanjawan kewangan yang mencukupi Selari dengan objektif UK emberi pulangan yang baik Perolehan mengikut keperluan 1.10. Pegawai yang meluluskan hendaklah memastikan: PETU POLEH Universiti hendaklah merekodkan dan mengemaskinikan maklumat perolehan mengikut mana-mana kaedah yang telah ditetapkan secara berterusan serta memastikan maklumat adalah tepat dan terkini. Universiti hendaklah mewujudkan dan melaksanakan kawalan dan pemantauan melalui beberapa kaedah terutamanya melalui kaedah yang berikut: Jabatan endahari dan PTJ hendaklah menyediakan laporan penilaian prestasi bagi setiap bekalan, perkhidmatan dan kerja sebaik kerja-kerja pembekalan disempurnakan dan dinilai dari segi prestasi pembekalan dan penyampaian perkhidmatan sepanjang proses perolehan sehinggalah selesai sebagaimana yang dinyatakan dalam kontrak; memantapkan garis panduan dan tatacara perolehan Universiti dari semasa ke semasa; penilaian dan pemantapan proses kerja secara berkala dibuat melalui proses penguatkuasaan dan pengauditan dalaman; dan 13
semakan berkala daripada pihak luar ke atas perolehan Universiti. (f) merekod dan mengemaskini maklumat perolehan UK ke dalam sistem Government Procurement Information System (GPIS) bagi perolehan menggunakan Geran Kerajaan untuk membolehkan Kementerian Kewangan memantau perolehan yang telah dilaksanakan. 1.11. L Y (e) POLEH PLT STRTEGIK Perolehan Peralatan Strategik boleh dibuat melalui proses Runding Terus dengan pembekal yang sedia ada, sekiranya perolehan tersebut memenuhi ciri-ciri berikut: Jenis peralatan (ii) Pembekal tunggal (iii) lat khas atau spesifik (iv) lat yang diakreditasi (v) Penyeragaman Peralatan (vi) elibatkan keselamatan UT DL PROSES POLEH 1.12. (vii) Keperluan mendesak (i) Keutamaan hendaklah diberi kepada barangan/ perkhidmatan/ kerja tempatan. ajoriti umiputra dalam bentuk ekuiti, Lembaga Pengarah, Pengurusan, Staf dan penanda tangan tidak kurang dari 51%. (i) Pembekal/ Pembuat/ Kontraktor berstatus umiputra mestilah mempunyai sijil dari Kementerian Kewangan yang memenuhi keperluan-keperluan seperti dibawah: umiputra memegang jawatan utama. (iii) umiputra mengawal pengurusan kewangan. (iv) Pemegang saham Individu umiputra melebihi bukan umiputra. (v) Carta organisasi dan fungsi pengurusan menunjukan dibawah kawalan umiputra. (vi) Syarikat beroperasi di bawah had tertentu yang jelas bersama syarikat bukan umiputra. (ii) (vii) Syarikat tidak beroperasi bersama syarikat bukan umiputra dalam industri/ bidang yang sama. 14
(viii) Keadaan lain akan dikenakan dari masa ke semasa. 1.13. ITE KOTRK PUST D KOTRK STE PEL L Y Perlaksanaan perolehan Universiti yang berkaitan dengan item kontrak pusat dan kontrak sistem panel yang menggunakan Geran Kerajaan hendaklah dilaksanakan berdasarkan perkara yang berikut: ekalan dan perkhidmatan gunasama yang terdapat dalam kontrak pusat atau kontrak sistem panel yang dikendalikan oleh Perbendaharaan hendaklah diguna pakai oleh Universiti; Pembelian bekalan dan perkhidmatan gunasama di luar kontrak pusat atau sistem panel adalah dilarang; Perolehan hendaklah dilaksanakan dengan kontraktor yang disenaraikan dalam Pekeliling Kontrak Perbendaharaan semasa; Sekiranya kontrak pusat bagi bekalan gunasama yang hendak diperoleh tersebut telah tamat tempoh sah lakunya, perolehan bekalan gunasama boleh dibuat mengikut tatacara perolehan biasa. EK D ITGRI PELKS PROSES POLEH Semua pihak yang terlibat dalam perolehan Universiti hendaklah mengamalkan etika yang telah ditetapkan serta mengekalkan integriti dalam melaksanakan proses perolehan. 1.14.1 1.14. Semua dokumen berkaitan dengan perolehan hendaklah diklasifikasikan sebagai SULIT. 1.14.2 engambil perhatian khusus terhadap perbuatan rasuah sebagaimana yang diperuntukkan di bawah kta Pencegahan Rasuah 1997. 1.14.4 Pelaksanaan Perjanjian Integriti (Integrity Pact) 1.14.3 Perjanjian Integriti (Integrity Pact) merupakan proses pengisytiharan oleh pembida atau orang awam untuk tidak menawar atau memberi rasuah bagi mendapatkan kontrak atau sebagai ganjaran untuk mendapatkan sesuatu kontrak dan bagi mempercepatkan sesuatu urusan Perolehan Kerajaan. 15
Setiap pembida atau orang awam dan pegawai Universiti hendaklah menandatangani suatu pact atau perjanjian untuk tidak melakukan perbuatan rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta menggariskan tindakan-tindakan yang boleh diambil sekiranya berlaku pelanggaran pact atau kontrak tersebut. Tujuan utama Integrity Pact dilaksanakan dalam perolehan universiti adalah seperti yang berikut: L Y engelak petender/ penyebut harga daripada menawar atau memberi rasuah; (ii) enghendaki petender/ penyebut harga melaporkan sebarang kesalahan rasuah kepada Pihak erkuasa; dan (iii) emastikan Kerajaan tidak menanggung unnecessary costs dalam pelaksanaan urusan perolehan. Universiti hendaklah melaksanakan Integrity Pact bagi memastikan semua perolehan universiti dilaksanakan dengan lebih telus dan bagi mengelakkan pembaziran dan penyalahgunaan kuasa. 1.15. TRIKH KUTKUS 1.14.5 (i) Polisi ini berkuatkuasa mulai dari Jun 2017. 16
L Y JDUL 1: JWTKUS POLEH UK 3. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga & Tender enyediakan dan mengesahkan spesifikasi untuk perolehan kerja, bekalan dan perkhidmatan 1. Pengerusi : Pegawai Kumpulan pengurusan & professional yang dilantik oleh Ketua Jabatan 2. hli : Wakil Yang Dilantik (Dari bahagian/unit yang berkecuali yang dilantik oleh Ketua PTJ berkenaan) emeriksa setiap sebut harga dan tender memenuhi syarat-syarat wajib seperti yang ditetapkan Jawatankuasa Untuk enimbangkan antahan 1. Pengerusi : Ketua PTJ @ Pegawai Yang engganti @ Pegawai Yang Dilantik oleh Ketua PTJ. 2. hli : Wakil dari bahagian/unit berkenaan yang dil antik oleh Ketua PTJ 3. hli : Wakil dari bahagian/unit berkenaan yang mahir/berpengalaman dalam bidang berkenaan yang dilantik oleh Ketua PTJ 1. Pengerusi : Timbalan aib Canselor 2. hli : Wakil Jabatan Yang embuat Tawaran 3. hli : Wakil Pengarah Eksekutif Kewangan 4. hli : Wakil dari Jabatan lain yang berpengetahuan dan berpengalaman dalam bidang tersebut 2. TGGGJW Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi HLI 1. JWTKUS il. enyediakan anggaran harga embincang dan menimbangkan bantahan yang diterima daripada pembekal enyediakan laporan pembukaan untuk jawatankuasa penilai 1. Pengerusi : Ketua PTJ @ Pegawai Yang emangku @ Pegawai Yang Dilantik oleh Pengarah Eksekutif Kewangan 2. hli : Wakil dari bahagian/unit berkenaan yang dilantik oleh Ketua PTJ 3. hli : Wakil dari bahagian/unit berkenaan yang dilantik oleh Ketua PTJ 4. hli : Wakil dari bahagian/unit berkenaan yang Jawatankuasa Penilaian Pembelian Terus, Lantikan Terus, Runding Terus, Sebut Harga & Tender Perolehan ekalan, Perkhidmatan, dan Kerja 4. 3. hli : Wakil Yang Dilantik (Dari bahagian/unit yang berkecuali yang dilantik oleh Ketua PTJ berkenaan) 17 enilai dan mengesyorkan kepada Jawatankuasa melulus
HLI 1. 2. 3. 6. Jawatankuasa PTJ 1. 2. 3. 7. Jawatankuasa Sebut Harga 1. 2. 3. TGGGJW mahir/berpengalaman dalam bidang berkenaan yang dilantik oleh Ketua PTJ (mengikut keperluan jenis perolehan) Pengerusi : Pegawai Yang Dilantik oleh aib Canselor hli Wakil dari Jabatan endahari hli Pegawai mahir, berpengalaman dan berkelayakan dalam bidang tersebut Pengerusi : Ketua PTJ hli Ketua Pentadbiran PTJ hli Wakil Dari ahagian/unit Yang emohon Pengerusi : Pengarah EksekutifKewangan/Wakil hli : Wakil yang dilantik. hli : Wakil yang dilantik. Jawatankuasa Rundingan Harga Jawatankuasa Jadual Kadar Harga Pengerusi : Pegawai Yang Dilantik oleh aib Canselor Setiausaha : Ketua Unit Ukur ahan Prasarana-UK hli : Pengarah Eksekutif Kewangan @ Wakil hli : Pengarah Prasarana-UK @ Wakil hli : Wakil Dari Pihak Yang erpengetahuan atau erpengalaman Didalam idang erkenaan (Prasarana-UK) 1. 2. 3. 4. 5. 8. 5. L Y JWTKUS il. Jawatankuasa rahan Perubahan Kerja (V.O) 9. 1. Pengerusi : Pegawai Penguasa 2. hli : Wakil Dari Jabatan endahari 3. hli : Pegawai Pakar 18 embuat rundingan harga dengan pihak pembekal enilai dan mengesyorkan kepada Jawatankuasa melulus enilai dan meluluskan pembelian terus di dalam PTJ Perlu bersidang segera, ataupun dalam masa 14 hari setelah keputusan dibuat emilih sebutharga yang paling menguntungkan embuat keputusan sebulat suara engemukakan kepada Lembaga Perolehan sekiranya tidak mencapai keputusan atau melebihi had nilai enilai dan menetapkan senarai item JKH yang bersesuaian dengan keperluan universiti enerima serta meluluskan penambahan item ke dalam senarai JKH encadangkan dan mendapatkan kelulusan untuk kadar JKH yang terkini encadangkan perubahan kepada JKH untuk kelulusan enilai kesesuaian kadar JKH dari semasa ke semasa enilai dan mengesyorkan permohonan rahan Perubahan Kerja kepada Jawatankuasa melulus
JWTKUS L Y il. HLI TGGGJW (Prasarana-UK) 10. Lembaga Perolehan (agi Perolehan yang menggunakan sepenuhnya atau sebahagian Geran Kerajaan) 1. Pengerusi : Timbalan aib Canselor Hal Ehwal Penyelidikan & Inovasi atau Timbalan aib Canselor 2. nggota : (i) Dekan FK (ii) Wakil ahagian Kewangan Kementerian Pendidikan Tinggi alaysia (iii) Wakil ahagian Perolehan dan Penswastaan Kementerian Kesihatan (iv) Dekan atau Pengarah Pusat Perubatan UK Lembaga Perolehan 11. (agi Perolehan yang menggunakan sepenuhnya atau sebahagian Geran Kerajaan) 1. Pengerusi : aib Canselor atau Timbalan aib Canselor Hal Ehwal Penyelidikan & Inovasi 2. nggota : (i) Dekan FK (ii) Wakil, ahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian Kewangan (iii) Wakil ahagian Kewangan Kementerian Pendidikan Tinggi alaysia (iv) Pendaftar 3. Setiausaha : Pengarah Eksekutif Kewangan 19 empertimbang dan menyetuju terima tender-tender yang melebihi R20 juta emeriksa dan meneliti dokumen penender, iklan tender, spesifikasi tender, dokumen tender (jika perlu), jadual tender yang disediakan oleh Jawatankuasa Pembuka Tender, laporan penilaian teknikal dan laporan penilaian kewangan emastikan semua pelawaan tender mematuhi tatacara pengurusan tender yang berkuat kuasa enyemak keupayaan teknikal dan kewangan petender emutuskan untuk menender semula atau mengesyorkan kaedah perolehan yang lain, jika mendapati tatacara perolehan tidak mengikut peraturan yang ditetapkan atau mengesyaki perkara luar aturan berlaku empertimbang dan menyetuju terima tender-tender yang bernilai sehingga R20 juta emeriksa dan meneliti dokumen penender, iklan tender, spesifikasi tender, dokumen tender (jika perlu), jadual tender yang disediakan oleh Jawatankuasa Pembuka Tender, laporan penilaian teknikal dan laporan penilaian kewangan emastikan semua pelawaan tender mematuhi tatacara pengurusan tender yang
JWTKUS L Y il. HLI TGGGJW 3. Setiausaha : Pengarah Eksekutif Kewangan (agi Perolehan yang menggunakan Geran UK) 1. Pengerusi : hli Lembaga Pengarah ebas 2. nggota : (i) hli : Wakil yang dilantik (ii) hli : Wakil yang dilantik (iii) hli : Wakil yang dilantik 3. Setiausaha : Pegawai yang dilantik Lembaga Perolehan C 12. 20 berkuat kuasa enyemak keupayaan teknikal dan kewangan petender emutuskan untuk menender semula atau mengesyorkan kaedah perolehan yang lain, jika mendapati tatacara perolehan tidak mengikut peraturan yang ditetapkan atau mengesyaki perkara luar aturan berlaku empertimbang dan menyetuju terima tender-tender yang bernilai sehingga R100 juta emeriksa dan meneliti dokumen penender, iklan tender, spesifikasi tender, dokumen tender (jika perlu), jadual tender yang disediakan oleh Jawatankuasa Pembuka Tender, laporan penilaian teknikal dan laporan penilaian kewangan emastikan semua pelawaan tender mematuhi tatacara pengurusan tender yang berkuat kuasa enyemak keupayaan teknikal dan kewangan petender emutuskan untuk menender semula atau mengesyorkan kaedah perolehan yang lain, jika mendapati tatacara perolehan tidak mengikut peraturan yang ditetapkan atau mengesyaki perkara luar aturan berlaku
JWTKUS 13. Lembaga Pengarah Universiti L Y il. HLI TGGGJW Semua hli Yang Dilantik enilai dan meluluskan permohonan pengecualian/ rundingan terus/ tender terhad perolehan UK bernilai melebihi R10 juta yang menggunakan Geran UK enilai dan meluluskan tender yang bernilai melebihi R 100 juta bagi perolehan menggunakan Geran UK emastikan semua peraturan perolehan dipatuhi Jawatankuasa arangan Import Universiti 1. Pengerusi : Timbalan aib Canselor Hal Ehwal Penyelidikan & Inovasi 2. nggota : (i) Pengarah Eksekutif Kewangan (ii) Pengarah Pusat Pengurusan Penyelidikan & Instrumentasi UK(CRI) (iii) Wakil I /ID enilai dan melulus permohonan pembelian peralatan dan perkhidmatan luar negara 15. Jawatankuasa Rundingan Terus 1. Pengerusi: aib Canselor 2. nggota: (i) Dekan Fakulti Sains Teknologi (FST) (ii) Pengarah Pusat Pengurusan Penyelidikan & Intrumentasi UK(CRI) (iii) Pengarah Eksekutif Kewangan 3. Setiausaha: (i) Ketua ahagian Perolehan enimbang dan memutuskan permohonan perolehan dibuat secara rundingan terus 1. Pengerusi : Timbalan aib Canselor Hal Ehwal Penyelidikan & Inovasi enimbang dan memutuskan permohonan perolehan dibuat secara rundingan terus Jawatankuasa Rundingan Terus 16. (Penyelidikan sahaja) 14. 21
HLI TGGGJW 2. nggota: (i) Dekan Fakulti Sains Teknologi (FST) (ii) Pengarah Pusat Pengurusan Penyelidikan & Intrumentasi UK(CRI) (ii) Pengarah Eksekutif Kewangan 3. Setiausaha: (i) Ketua ahagian Perolehan (Penyelidikan sahaja) L Y JWTKUS il. 22
L Y 0 JDUL 2: HD ILI D PIHK KUS ELULUSK POLEH G UK/ SU DL 1. Pembelian Terus / Lantikan Terus / Perolehan ekalan, Perkhidmatan dan Kerja 2. Sebut Harga ekalan, Perkhidmatan dan Kerja Jawatankuasa Pembukaan Had ilai Sehingga R50,000 elebihi R50,000 hingga R500,000 Tiada Jawatankuasa Pembuka elebihi R100 juta Jawatankuasa Penilaian aib Canselor/ Pegawai yang diturunkan kuasa Jawatankuasa Sebut Harga Jawatankuasa Penilaian Diperakukan oleh Lembaga Perolehan C dan dimuktamadkan di peringkat LPU aib Canselor atau Jawatankuasa Sebut Harga elebihi R 500,000 hingga R 10 juta Lembaga Perolehan C Sehingga R500,000 Jawatankuasa Pembuka Jawatankuasa Penilaian Diperakukan oleh Lembaga Perolehan C dan dimuktamadkan di peringkat LPU elebihi R 10 juta 4. Permohonan pengecualian/ Rundingan Terus/ Tender Terhad Pihak erkuasa eluluskan Lembaga Perolehan C Tender Terbuka ekalan, Perkhidmatan dan Kerja Tiada Jawatankuasa Pembuka elebihi R 500,000 hingga R100 juta 3. Jawatankuasa Penilai Jenis Perolehan il. 23
L Y JDUL 3: HD ILI D PIHK KUS ELULUSK POLEH UK SEHGI TU SEPEUHY G RJ Jawatankuasa Pembukaan il. Jenis Perolehan Had ilai Sehingga R20,000 1. Pembelian Terus / Perlantikan Terus Perolehan ekalan, Perkhidmatan. 5. Tender Terbuka ekalan, Perkhidmatan dan Kerja selain berasaskan Turnkey atau Design and uild (PrasaranaUK) Jawatankuasa Penilaian Jawatankuasa Sebut Harga Jawatankuasa Sebut Harga Tiada Tiada aib Canselor/ Pegawai yang diturunkan kuasa Jawatankuasa Penilaian Jawatankuasa Sebut Harga 1. Jawatankuasa Penilaian Teknikal Jawatankuasa Pembuka 2. Jawatankuasa Penilaian Harga Jawatankuasa Pembuka elebihi R 20,000 hingga R500,000 aib Canselor/ Pegawai yang diturunkan kuasa elebihi R500,000 hingga R20 juta elebihi R20 juta hingga R100 juta elebihi R100 juta hingga R300 juta elebihi R300 juta R500,000 hingga R20 juta R20 juta hingga R100 juta R100 juta hingga R300 juta Lembaga Perolehan 1. Jawatankuasa Penilaian Teknikal Jawatankuasa Pembuka 2. Jawatankuasa Penilaian Harga Tender Terbuka ekalan, Perkhidmatan dan Kerja berasaskan Turnkey atau Design and uild Sehingga R20,000 4. Sebut Harga Kerja 3. R50,000 hingga R500,000 Pihak erkuasa eluluskan Tiada Lembaga Perolehan Lembaga Pengarah Universiti Kementerian Kewangan Pelantikan Terus Kerja elebihi R20,000 hingga R50,000 2. Sebut Harga ekalan dan Perkhidmatan Tiada Jawatankuasa Penilai Lembaga Perolehan Jawatankuasa Pembuka Jawatankuasa Penilaian Lembaga Perolehan Lembaga Pengarah Universiti 24
Jenis Perolehan Jawatankuasa Pembukaan Had ilai elebihi R300 juta elebihi R10 juta 1. Jawatankuasa Penilaian Teknikal Jawatankuasa Pembuka 2. Jawatankuasa Penilaian Harga Tidak melebihi R10 juta 7. Tender Terhad ekalan, Perkhidmatan dan Kerja selain berasaskan Turnkey atau Design and uild (PrasaranaUK) Tidak melebihi R10 juta Jawatankuasa Pembuka elebihi R10 juta Rundingan Terus ekalan dan Perkhidmatan elebihi R50,000 9. Rundingan Terus Kerja elebihi R20,000 Tiada 8. Jawatankuasa Penilai Tiada Jawatankuasa Rundingan Harga Jawatankuasa Rundingan Harga Jawatankuasa Rundingan Harga Tiada elebihi R5 juta hingga R10 juta elebihi R10 juta Lembaga Perolehan Kementerian Kewangan Kementerian Kewangan Kementerian Kewangan Jawatankuasa Rundingan Terus elebihi R1 juta hingga R5 juta Kementerian Kewangan Jawatankuasa Rundingan Terus elebihi R500,000hingga R1 juta 10. Lembaga Perolehan Jawatankuasa Penilaian Tidak melebihi R500,000 Rundingan Terus Peralatan dan Perkhidmatan Penyelidikan Pihak erkuasa eluluskan Kementerian Kewangan 6. Tender Terhad ekalan, Perkhidmatan dan Kerja berasaskan Turnkey atau Design and uild L Y il. Lembaga Perolehan Lembaga Pengarah Universiti Kementerian Kewangan 25
Jenis Perolehan Jawatankuasa Pembukaan Had ilai Sehingga R 5 juta elebihi R 5 juta elebihi R1 juta Jawatankuasa Rundingan Harga elebihi R50,000 hingga R 500,000 elebihi R500,000 hingga R20 juta elebihi R20 juta hingga R50 juta Tiada Tiada Jawatankuasa Sebut Harga Jawatankuasa Penilaian Perunding Tiada Tidak melebihi R200 juta elebihi R200 juta Lembaga Perolehan Kementerian Kewangan Tidak melebihi R20 juta Kementerian Kewangan Lembaga Perolehan elebihi R50 juta Perkhidmatan Perunding Projek Pembangunan Fizikal Lembaga Perolehan Jawatankuasa Sebut Harga Tidak melebihi R5 juta 14. Jawatankuasa Sebut Harga Pengarah Eksekutif Kewangan Sehingga R 50,000 Tiada 13. 1. Rundingan Terus Perisian Komputer Khusus 2. Rundingan Terus Perolehan Pengkalan Data, Jurnal dan aklumat 3. Rundingan Terus Perlanjutan Kontrak dan enaik Taraf Perkhidmatan Rangkaian ICT dan Perkhidmatan Internet Kementerian Kewangan Pengarah Eksekutif Kewangan Rundingan Terus Perisian Komputer Umum Jawatankuasa Rundingan Harga (PPUK) 12. Pihak erkuasa eluluskan Lembaga Pengarah Universiti Tiada Sehingga R50,000 elebihi R50,000 hingga R 500,000 R500,000 hingga R1 juta Jawatankuasa Penilai 11. Rundingan Terus Peralatan dan Perkhidmatan Perubatan Hospital, Pengajaran atau Latihan L Y il. Jawatankuasa Perolehan Lembaga Perolehan Kementerian Kewangan 26
L Y Jawatankuasa Penilai Pihak erkuasa eluluskan Jawatankuasa arangan Import Universiti elebihi R 50,000 Perolehan arangan Import (termasuk Penyelidikan) Jawatankuasa Pembukaan Had ilai 15. Jenis Perolehan il. 27
2 - PEELI / LK TUS 2.1. TUJU 2.2. L Y Tujuan dokumen ini adalah untuk menggariskan polisi dan prosedur pengawalan dan pengurusan aktiviti pembelian terus atau lantikan terus di Universiti Kebangsaan alaysia (UK). HD ILI Ketua PTJ adalah bertanggungjawab untuk merancang pembelian terus tahunan PTJ dan memastikan pembelian terus tidak dipecah kecil untuk mengelak sebut harga atau tender; dan memastikan pembelian terus bagi jenis item yang sama dalam setahun yang melebihi had nilai pembelian terus dibuat mengikut peraturan perolehan semasa yang ditetapkan. 2.1.1 TGGGJW 2.3. Perolehan ekalan, Perkhidmatan dan Kerja yang melibatkan perbelanjaan tahunan seperti di ab 1, Jadual 2, il. 1 dan Jadual 3, il. 1 hendaklah dilaksanakan secara Rundingan Terus mengikut tatacara sedia ada. Unit udit Dalam Universiti bertanggungjawab memantau pelaksanaan perolehan secara pembelian terus dan perolehan selanjutnya bagi jenis item yang sama agar PTJ mematuhi peraturan ini. 2.1.2 Dokumen lengkap mengenai jenis item yang dibeli, nama pembekal dan nilai perolehan hendaklah disimpan oleh PTJ untuk tujuan pengauditan. 2.1.4 Kerja yang bernilai tidak melebihi R20,000 (Geran Kerajaan) dan R50,000 (Geran UK/ Sumber Dalaman) boleh dibuat secara lantikan terus oleh Universiti di kalangan kontraktor Gred G1 yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri inaan alaysia (CID) dalam gred, kategori dan pengkhususan yang berkaitan. 2.1.3 28
2.4. PROSEDUR Kajian pasaran Pelawaan Cadangan (Request for Proposal - RFP) Pelawaan Sebut Harga (Request for Quotation - RFQ) Kelulusan Ketua PTJ L Y 2.5. TRIKH KUTKUS Polisi ini berkuatkuasa mulai dari Jun 2017. 29 Prosedur Pembelian Terus / Lantikan Terus
Perolehan Proses Pembelian / Lantikan terus L Y ula Pelawaan Cadangan (Request for Proposal RFP ) Kajian Pasaran Pelawaan Sebut Harga (Request for Quotation RFQ ) Kelulusan Ketua PTJ 30
3 - SEUT HRG 3.1. TUJU 3.2. L Y Tujuan dokumen ini adalah untuk menggariskan polisi dan prosedur pengawalan dan pengurusan aktiviti perolehan secara sebut harga di Universiti Kebangsaan alaysia (UK). HD ILI TGGGJW PTJ 3.3.1 3.3. Perolehan ekalan, Perkhidmatan dan Kerja yang melibatkan perbelanjaan tahunan seperti di ab 1, Jadual 2, il. 2 dan Jadual 3 il. 2 dan 3 hendaklah dilaksanakan secara Sebut Harga mengikut tatacara sedia ada. Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi (kecuali Prasarana-UK). 3.3.2 PTJ dikehendaki mematuhi semua peraturan kewangan yang ditetapkan oleh Universiti. enyediakan dan mengesahkan spesifikasi untuk perolehan kerja, bekalan dan perkhidmatan. enyediakan anggaran harga. 3.3.3 3.3.4 Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga emeriksa setiap sebutharga memenuhi syarat-syarat wajib seperti yang di tetapkan. enyediakan laporan pembukaan untuk jawatankuasa penilai. Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga enilai dan mengesyorkan kepada Jawatankuasa melulus. 3.3.5 Jawatankuasa Sebut Harga 31
ersidang atau bermesyuarat untuk memutuskan sebut harga. enimbang sebut harga dan memilih sebut harga yang paling menguntungkan Universiti. encapai keputusan sebulat suara. Keputusan yang tidak sebulat suara atau melebihi had nilai hendaklah dikemukakan kepada Lembaga Perolehan Universiti yang berkenaan untuk keputusan. L Y 3.4. SYRT-SYRT Had ilai dan Syarat bagi Perolehan secara Sebut Harga bagi ekalan/ Perkhidmatan Perolehan yang melebihi R50,000 sehingga R100,000 hendaklah dipelawa secara sebut harga di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) pembuat/ pembekal tempatan bertaraf umiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang yang berkaitan. Perolehan melebihi R100,000 hingga R500,000 hendaklah dipelawa di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) pembuat/ pembekal tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang yang berkaitan. Sebut harga hendaklah terbuka kepada pembuat/ pembekal bertaraf umiputera dan bukan umiputera. Syarikat pembuat/ pembekal bertaraf umputera hendaklah diberi keutamaan harga berdasarkan 1PP/PK2.1 yang berkuatkuasa. 3.4.1 Had ilai dan Syarat bagi Perolehan secara Sebut Harga bagi Perolehan Kerja Perolehan kerja-kerja kecil atau pembaikan yang tidak mengubah struktur asal dan yang tidak mempunyai Jadual Jadar Kejuruteraan wam yang bernilai melebihi R 20,000 hingga R 200,000 hendaklah dipelawa di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor tempatan/ daerah Gred G1 yang berdaftar dengan CID dan mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) mengikut kategori dan pengkhususan yang berkenaan. Perolehan yang bernilai melebihi R200,000 hingga R500,000 hendaklah dipelawa di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) kontraktor tempatan Gred G2 yang berdaftar dengan CID dan 3.4.2 32
mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) mengikut kategori dan pengkhususan yang berkenaan. Semua perolehan kerja elektrik yang bernilai melebihi R50,000 hingga R500,000 hendaklah dipelawa di kalangan sekurangkurangnya lima (5) kontraktor elektrik tempatan yang berdaftar dengan CID dan mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) mengikut gred, kategori dan pengkhususan yang berkenaan. 3.5. L Y PROSEDUR Penyediaan spesifikasi/ skop kerja/ perkhidmatan (RFI jika perlu) Pelawaan Sebut Harga (RFQ)/ Cadangan (RFP) Penjualan Dokumen Sebut Harga Pengurusan Peti Tawaran Penerimaan Sebut Harga (e) Pembukaan Peti Tawaran (f) Penilaian Sebut Harga (g) Penyediaan Kertas Cadangan Sebut Harga (h) Kelulusan Sebut Harga (i) Pengurusan Dokumen TRIKH KUTKUS 3.6. Prosedur Sebut Harga Polisi ini berkuatkuasa mulai dari Jun 2017. 33
Perolehan Proses Sebut Harga ula L Y Pemohon melengkapkan dokumen keperluan Perolehan Jabatan Terima Dokumen Permohonan dari Jabatan Ketua Jabatan meluluskan permohonan Pelawaan Spesifikasi/ Skop kerja/ Perkhidmatan (RFI jika perlu) Pelawaan Sebut Harga (RFQ)/ Cadangan (RFP) 7 hari Pembukaan Sebut Harga 1 hari PenilaianSebut Harga 30 hari Kelulusan Sebut Harga 30 hari TawaranSebut Harga 34
4 - TED 4.1. TUJU L Y Tujuan dokumen ini adalah untuk menggariskan polisi dan prosedur pengawalan dan pengurusan aktiviti tender di Universiti Kebangsaan alaysia (UK). 4.2. Terdapat dua jenis tender iaitu Tender Terbuka dan Tender Terhad. Tender Terbuka adalah perolehan ditawarkan kepada umum melalui pengiklanan tender. Tender terhad adalah perolehan yang dipelawa kepada pembekal/pembuat/kontraktor yang terpilih sahaja. HD ILI DOKUE RUJUK 4.3. Perolehan ekalan, Perkhidmatan dan Kerja yang melibatkan perbelanjaan tahunan seperti di ab 1, Jadual 2, il. 3 dan Jadual 3 il. 4-7 hendaklah dilaksanakan secara Tender mengikut tatacara sedia ada. Dokumen Tender merangkumi perkara-perkara berikut: Syarat-syarat Tender; Spesifikasi; orang tender; Surat setuju terima tender; Syarat-syarat kontrak; (e) Senarai kuantiti/ringkasan tender; (g) Jadual kadar harga; (f) (h) Lukisan teknikal/pelan; (i) Tempat penghantaran; (j) Tempoh siap/penghantaran; (k) Cadangan pemindahan teknologi; (l) Syarat dua (2) tahun penyata kewangan yang telah diaudit; (m) Prestasi/rekod pengalaman; (n) Profil dan kedudukan kewangan Pertender; 35
Senarai semak dokumen/perkara yang perlu dikemukakan oleh Pertender; (p) Setiap dokumen tender hendaklah diberikan nombor siri; dan (q) Tempoh sah laku tawaran. 4.4.1 TGGGJW L Y 4.4. (o) Urus Setia Tender Urus Setia tender di Universiti bertanggungjawab untuk menguruskan semua urusan tender dari mula sehingga proses tender selesai. 4.4.4 enyediakan dan mengesahkan spesifikasi untuk perolehan kerja, bekalan dan perkhidmatan. enyediakan anggaran harga. Jawatankuasa Pembuka Tender emeriksa setiap tender memenuhi syarat-syarat wajib seperti yang ditetapkan enyediakan laporan pembukaan untuk jawatankuasa penilai 4.4.3 Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi (kecuali Prasarana-UK). 4.4.2 Jawatankuasa Penilaian Tender enilai dan mengesyorkan kepada Jawatankuasa melulus. Jawatankuasa Perolehan Universiti ersidang atau bermesyuarat untuk memutuskan tender. enimbang memilih tender yang paling menguntungkan Universiti. emberi kelulusan kepada penender yang berjaya. 4.5. PROSEDUR 4.4.5 Prosedur Tender Penyediaan spesifikasi/ skop kerja/ perkhidmatan (RFI jika perlu) 36
Pelawaan Tender Deposit Tender (e) antahan oleh Petender (f) Pengurusan Peti Tender (g) Pembukaan Tender (h) Penilaian Tender (i) Kelulusan Tender (j) Pengurusan Dokumen Kontrak L Y Pelawaan Sebut Harga (RFQ)/ Cadangan (RFP) TRIKH KUTKUS Polisi ini berkuatkuasa mulai dari Jun 2017. 4.6. 37
Perolehan Proses Tender Pemohon melengkapkan dokumen keperluan Perolehan Jabatan ula Terima Dokumen Permohonan dari Jabatan Penyediaan spesifikasi/ skop kerja/ Perkhidmatan (RFI jika perlu) Pelawaan Sebut Harga (RFQ)/ Cadangan (RFP) L Y Ketua Jabatan meluluskan permohonan Tender Terbuka Tender Terhad Rundingan Terus Pelawaan Tender Pembukaan Tender Sila rujuk Proses Rundingan Terus Kelulusan Penilaian Tender Keputusan Tidak Lulus Lulus antahan Pertimbangan Semula Keputusan antahan Di Tolak Surat nugerah Tender 38
5 - RDIG TUS 5.1. TUJU 5.2. L Y Tujuan dokumen ini adalah untuk menggariskan polisi dan prosedur pengawalan dan pengurusan aktiviti secara rundingan terus di Universiti Kebangsaan alaysia (UK). KRITI POLEH Kriteria bagi perolehan secara rundingan terus adalah seperti berikut: Jenis peralatan Perolehan peralatan yang terlibat adalah bagi kegunaan penyelidikan, pengajaran dan khidmat perubatan. Pembekal tunggal lat khas atau spesifik Pembelian khusus yang hanya satu pembekal dapat membekalkan barangan atau perkhidmatan yang dikehendaki seperti alat ganti tertentu dan sebagainya. lat yang diakreditasi Hanya alat khas atau spesifik yang boleh diguna pakai bagi sesuatu penyelidikan. lat-alat tertentu yang diakreditasi sahaja boleh digunakan dalam sesuatu penyelidikan bagi mempertahankan keputusan analisis. (e) agi maksud penyeragaman agi memastikan kesesuaian penggunaan antara barangan sedia ada dengan barangan baru yang akan dibeli, permohonan untuk membeli barangan yang sama dan daripada pembekal yang sama secara rundingan terus boleh dipertimbangkan. 39
(f) elibatkan keselamatan dan yang strategik Perolehan yang melibatkan alat-alat keselamatan atau projek tertentu yang strategik dan perlu dirahsiakan. Kontrak dengan syarikat bumiputera Tender yang khusus dibuka kepada pembuat yang berkenaan sahaja dalam usaha untuk memupuk pertumbuhan syarikat bumiputera yang bertaraf pembuat. (ii) agi barangan tertentu yang mana terdapat satu atau dua pembuat bumiputera sahaja, perolehan secara rundingan terus boleh dipertimbangkan untuk membantu mewujudkan pembuat bumiputera yang berdaya saing. L Y (i) Keperluan mendesak Perolehan bekalan, perkhidmatan atau kerja yang mendesak dan perlu disegerakan. (ii) Sekiranya perolehan tidak dibuat dengan segera, akan menjejaskan perkhidmatan dan kepentingan awam. (i) (i) (h) (g) Perkhidmatan ICT (i) Perolehan Pengkalan Data, Jurnal dan maklumat secara atas talian. (ii) Perolehan Perisian Komputer Perlanjutan Kontrak Penyelenggaraan dan menaik taraf perkhidmatan ICT dan Internet. (iii) HD ILI 5.3. Perolehan ekalan, Perkhidmatan dan Kerja yang melibatkan perbelanjaan tahunan seperti di ab 1, Jadual 2, il. 1-5 dan Jadual 3, il. 8 13 hendaklah dilaksanakan secara Rundingan Terus mengikut tatacara sedia ada. 40
TGGGJW PTJ bertanggungjawab dalam proses pengurusan Perolehan secara Rundingan Terus. 5.4.2 Jawatankuasa Runding Harga 5.4.1 agi memastikan harga yang dirundingkan adalah munasabah, berpatutan dan mendapat best value for money, kajian pasaran hendaklah dibuat bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan sebelum sesuatu rundingan dijalankan. Trend harga pembelian dalam urusan perolehan hendaklah diambil kira dan dijadikan sebagai panduan. Harga pembelian bagi perolehan yang sama yang diuruskan oleh Universiti lain juga hendaklah diambil kira. agi perolehan kerja, anggaran Jabatan hendaklah dijadikan asas rundingan. Universiti perlu mengambil kira angka tunjuk harga atau indeks kos bahan binaan bangunan yang diterbitkan oleh Jabatan Perangkaan semasa menyediakan anggaran Jabatan. init mesyuarat hendaklah disediakan untuk setiap mesyuarat rundingan harga dengan mempunyai maklumat kehadiran dan perkara yang telah atau pun tidak dipersetujui dan seterusnya hendaklah ditandatangani oleh Pengerusi dan wakil syarikat. L Y 5.4. Laporan hasil Rundingan Harga hendaklah disediakan dan ditandatangani oleh Pengerusi dan hli-ahli Jawatankuasa Rundingan Harga dalam tempoh tiga (3) hari selepas tamat rundingan harga dan seterusnya dikemukakan oleh Kementerian Kewangan bagi meluluskan harga tersebut. (e) 5.4.3 Pihak erkuasa eluluskan Pihak erkuasa eluluskan bertanggungjawab untuk meluluskan perolehan secara rundingan terus perlu meneliti permohonan PTJ yang lengkap, mengandungi justifikasi mengenai keperluan perolehan bekalan, perkhidmatan atau kerja dibuat secara runding harga dan disokong dengan dokumen pengesahan seperti syarikat pembekal tunggal. 41
membuat penilaian sama ada justifikasi yang dikemukakan mengenai pembelian secara runding harga memenuhi kriteria dan wajar dipertimbangkan. membuat penilaian sama ada maklumat berkaitan dengan perbandingan harga pasaran adalah munasabah dan menguntungkan Universiti dan meluluskan permohonan PTJ untuk pembelian. 5.5. L Y PROSEDUR Prosedur Rundingan Terus Penilaian dan pemilihan Pembekal/Pembuat/Kontraktor Proses runding harga Kelulusan TRIKH KUTKUS emohon untuk mendapat kelulusan awal 5.6. Polisi ini berkuatkuasa mulai dari Jun 2017. 42
Perolehan Proses Rundingan Terus L Y ula emohon Kelulusan wal Penilaian Pembekal/Pembuat/ Kontraktor Kelulusan Rundingan Harga Rundingan Harga 43
6 - PKHIDT PDIG 6.1. TUJU L Y Tujuan dokumen ini adalah untuk menggariskan polisi dan prosedur pengawalan dan pengurusan perolehan perkhidmatan perunding di Universiti Kebangsaan alaysia (UK) Perolehan perkhidmatan perunding diperlukan bagi tujuan pelaksanaan kajian dan projek pembangunan fizikal. KRITI POLEH Perkhidmatan perunding ialah perkhidmatan yang disediakan oleh firma perunding yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang perkhidmatan perunding yang berkaitan dan dikategorikan sebagai perunding fizikal dan perunding bukan fizikal. agi melaksanakan sesuatu projek pembangunan fizikal atau kajian, tetapi tidak mempunyai keupayaan dari segi kepakaran atau kakitangan dalam organisasi sendiri, boleh mendapatkan perkhidmatan perunding dan bercadang untuk menggunakan perkhidmatan perunding, agi melaksanakan projek pembangunan fizikal perlulah merujuk kepada Jabatan Teknik terlebih dahulu sebelum melaksanakan projek-projek pembangunan fizikal. agi pelaksanaan projek Teknologi aklumat dan Komunikasi (ICT) yang memerlukan perkhidmatan perunding, rujukan hendaklah dibuat terlebih dahulu kepada Pusat Teknologi aklumat UK dengan mengemukakan permohonan masing-masing. 6.2. (e) 6.3. Pengecualian diberikan untuk perkhidmatan Juru Ukur gunapakai kelulusan baru had R100,000.00. HD ILI Perolehan Perkhidmatan Perunding melibatkan kos seperti di ab 1, Jadual 3, il. 14 16 hendaklah dilaksanakan mengikut tatacara sedia ada. 44
6.4. TGGGJW 6.4.1 PTJ Jawatankuasa Penilaian Perunding mempertimbangkan terma rujukan dan butiran anggaran kos yang diperincikan bagi perolehan perkhidmatan perunding yang disediakan oleh Universiti; menetapkan markah lulus bagi penilaian teknikal; melaksanakan penilaian terhadap cadangan teknikal dan cadangan kos yang dikemukakan oleh perunding berdasarkan kriteria utama yang ditetapkan oleh Kementerian Kewangan; dan memperakui perunding yang layak untuk pertimbangan Pihak erkuasa eluluskan. 6.5. PROSEDUR 6.4.2 L Y Untuk mendapatkan perkhidmatan perunding, hendaklah terlebih dahulu mendapatkan kebenaran rasmi daripada aib Canselor atau pegawai yang diturunkan kuasa. Prosedur Lantikan Perkhidmatan Perunding endapatkan kelulusan awal untuk membuat Lantikan Perunding Lantikan terus berserta kos siling/tender Terhad/Tender Terbuka Penilaian Perunding Kelulusan Lantikan Perunding (e) Pengurusan Dokumen Kontrak 6.6. TRIKH KUTKUS Polisi ini berkuatkuasa mulai dari Jun 2017. 45
Perolehan Proses Perkhidmatan Perunding L Y ula Lantikan Secara Tender Terhad Lantikan Terus eserta Kos Siling Kelulusan wal Untuk Lantikan Kelulusan Lantikan Perunding Penilaian Perunding Surat Tawaran Lantikan Perunding 46 Lantikan Secara Tender Terbuka
7 - JDUL KDR HRG 7.1. TUJU L Y Tujuan dokumen ini adalah untuk menggariskan polisi dan prosedur pengawalan dan pengurusan Jadual Kadar Harga (JKH) di Universiti Kebangsaan alaysia (UK) JKH diwujudkan untuk memberi peluang kepada vendor yang didaftarkan di dalam PPV untuk melaksanakan kerja/memberi perkhidmatan pada kadar yang telah ditetapkan oleh pihak universiti. JKH ini hanya terpakai kepada vendor umiputera sahaja Jawatankuasa Jadual Kadar Harga perlu dilantik untuk mengawalselia aktiviti serta kadar JKH dari semasa ke semasa Hanya JKH yang telah mendapat kelulusan sahaja yang boleh digunapakai di dalam tawaran kepada vendor SVU di dalam program PPV. JKH perlu di nilai dari semasa ke semasa mengikut keperluan dan kesesuaian TGGGJW 7.3.1 7.3. KRITI POLEH 7.2. PTJ encadangkan item-item perlu untuk dimasukkan ke dalam senarai JKH. Jawatankuasa Jadual Kadar Harga 7.3.2 enilai dan menetapkan senarai item JKH yang bersesuaian dengan keperluan universiti; enerima serta meluluskan penambahan item ke dalam senarai JKH; encadangkan dan mendapatkan kelulusan untuk kadar JKH yang terkini; encadangkan perubahan kepada JKH untuk kelulusan; dan (e) enilai kesesuaian kadar JKH dari semasa ke semasa. 47
7.3.3 ahagian Perolehan enggunapakai kadar JKH yang terkini. TRIKH KUTKUS 7.4. L Y Polisi ini berkuatkuasa mulai dari Jun 2017. 48
8 - RH PUH RJ 8.1. TUJU L Y Tujuan dokumen ini adalah untuk menggariskan polisi dan prosedur pengawalan dan pengurusan rahan Perubahan Kerja atau pun Variation Order (VO) di Universiti Kebangsaan alaysia (UK). KRITI POLEH Secara umumnya, rahan Perubahan Kerja tidak digalakkan, tetapi sekiranya terdapat rasional serta justifikasi yang wajar, polisi-polisi berikut perlu dipatuhi. rahan Perubahan Kerja hanya dibenarkan dalam keadaan berikut: Keperluan statut, Pihak erkuasa Tempatan (PT), Jabatan omba dan Penyelamat alaysia, Pembekal Utiliti (seperti Tenaga asional erhad, Telekom alaysia, Jabatan ekalan ir dan Indah Water Konsortium); (ii) ertujuan mengelakkan ancaman nyawa, kerosakan harta benda awam atau kerugian wang dan implikasi perundangan kepada Kerajaan; dan (i) (iii) Keperluan teknikal diperlukan untuk menyiapkan skop projek asal tertakluk kepada had nilai maksimum R 1 juta. Semua permohonan untuk rahan Perubahan Kerja perlu disertakan dengan justifikasi yang kukuh serta mendapat kelulusan sebelum ia dilaksanakan. 8.2. rahan Perubahan Kerja didefinisikan sebagai sebarang penyimpangan daripada perjanjian kontrak berkaitan dengan pelan, spesifikasi dan/atau senarai kuantiti sama ada dipinda, ditambah atau pun dikurangkan. Tempoh kontrak masih berjalan semasa rahan Perubahan Kerja dikeluarkan, kecuali dibenarkan di bawah syarat-syarat kontrak. (e) Perubahan tidak menukar sebahagian besar skop kerja asal. 49
8.3. HD ILI Had nilai rahan Perubahan Kerja: Had Perubahan Kerja enggunakan Geran UK (ilai) 10% atau sehingga R1J Sebutharga & Tender Kuasa elulus Jawatankuasa rahan Perubahan Harga: L Y Jenis Perolehan Pengerusi : Pegawai Penguasa hli : Wakli Dari Jabatan endahari hli : Pegawai Pakar Jawatankuasa Perolehan >20% atau melebihi R2J Kementerian Kewangan (bagi projek yang menggunakan dana Geran Kerajaan) rahan Perubahan Kerja Untuk Kontrak Pusat Pemohon perlu menyediakan justifikasi yang lengkap untuk dimajukan kepada pengurus kontrak utuk tindakan lanjut. Pengurus Kontrak perlu: 8.4.1 PROSEDUR 8.4. <20% atau sehingga R2J emastikan bahawa justifikasi yang diberi adalah wajar. (v) endapatkan kelulusan untuk rahan Perubahan Kerja tersebut. (iv) rahan Perubahan Kerja untuk ukan Kontrak Pusat 8.4.2 Pemohon perlu menyediakan justifikasi yang lengkap untuk dimajukan kepada pengurus kontrak utuk tindakan lanjut. Pengurus Kontrak perlu: 8.4.3 (i) emastikan bahawa justifikasi yang diberi adalah wajar. (ii) endapatkan kelulusan untuk rahan Perubahan Kerja tersebut. rahan Perubahan Kerja untuk Perubahan Dan Perlanjutan Tempoh Kontrak Untuk ekalan, Perkhidmatan dan Kerja rahan Perubahan Kerja ini boleh diluluskan dengan syarat-syarat berikut: 50