Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/AK03 Halaman 1/8 No. Semakan 02 No. Isu 02 Tarikh 18/11/2011 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Menerangkan kaedah penerimaan bahan hadiah sebelum bahan dihantar untuk pemprosesan. Prosedur ini terpakai untuk semua bahan hadiah yang diterima seperti buku, bahan terbitan bersiri, bahan media, tesis dan laporan projek pelajar, risalah, prospektus dan katalog universiti. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen http//classificationweb.net UPM/OPR/PSAS/P004 Sistem Virtua Tajuk Dokumen Virtua Online Documentation Library of Congress Classification Web Prosedur Pengkatalogan dan Klasifikasi Bahan OPR/PSAS/GP01/JIL Garis Panduan Pengendalian Bahan Untuk Penjilidan UPM/PGR/P003 OPR/PSAS/DR01/DKT OPR/PSAS/DR01/DPK Prosedur Kawalan Ketidakpatuhan Ke Atas Produk Dasar Pengkatalogan Dasar Perkembangan Koleksi OPR/PSAS/DR01/PKT Panduan Pengkatalogan 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN BPK CIP STM NT PAP PS PP PPKn PPP PPV PKSB Rekod MARC Bahagian Pembangunan Koleksi Pengkatalogan-dalam-penerbitan (Cataloging-in-Publication) Ketua Bahagian Pembangunan Koleksi / Ketua Perpustakaan Cawangan Ketua Bahagian Sistem Teknologi Maklumat Naskhah Tambahan Pembantu Am Pejabat Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak Pembantu Perpustakaan Pembantu Perpustakaan Kanan Penolong Pegawai Perpustakaan Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan Perpustakaan Perubatan Veterinar Perpustakaan Kejuruteraan dan Senibina Rekod Bibliografi
Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/AK03 Halaman 2/8 No. Semakan 02 No. Isu 02 Tarikh 18/11/2011 5.0 TANGGUNGJAWAB bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Semua yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.
Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/AK03 Halaman 3/8 No. Semakan 02 No. Isu 02 Tarikh 18/11/2011 6.0 Carta Alir Arahan Kerja Penerimaan Bahan Hadiah Mula 7.1 Terima bahan 7.2 Rekod penerimaan 7.3 / PPV 7.8 Sediakan bahan untuk dihantar ke perpustakaan cawangan Asingkan tesis mengikut koleksi / perpustakaan cawangan 7.7 Koleksi Khas / PKSB Tesis 7.9 Susun atas troli & letakkan penanda Taip surat akuan penerimaan sekiranya perlu Pilih / Asing bahan Semak sistem Virtua Muat turun / bina rekod MARC Catit no. bib-id 7.5 Monograf Tandatangan dan catit tarikh pilih bahan Tiada 7.11 7.13 7.4 Terbitan Bersiri / Media Ada 7.12 7.10 7.6 Hantar bahan ke bahagian berkenaan Cop Hadiah pada bahan 7.14 7.16 Perlu jilid? 7.15 Ya Kendali jilid Tidak Hantar bahan untuk identifikasi 7.17 Tamat 7.18
Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/AK03 Halaman 4/8 No. Semakan 02 No. Isu 02 Tarikh 18/11/2011 7.0 PROSEDUR TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Terima Bahan Melalui Permohonan atau Sumbangan daripada Organisasi/Individu. Pustakawan/ 7.3 Rekod Bilangan Bahan yang Diterima dalam Log Rekod Penerimaan Bahan Hadiah (OPR/PSAS/BL01/RBH) 7.4 Taip dan Hantar Surat Akuan Penerimaan Sekiranya Perlu dalam Tempoh 7 Hari Bekerja Selepas Penerimaan. 7.5 Buat Pemilihan / Pengasingan Bahan. 7.5.1 Jika bahan monograf, ikut langkah 7.10. 7.5.2 Jika bahan terbitan bersiri dan media atau bahan monograf tetapi tidak dikatalog, ikut langkah 7.6. 7.5.3 Jika tesis dan laporan projek pelajar, ikut langkah 7.7. 7.6 Hantar Bahan ke Bahagian Berkenaan atau Pegawai Bertanggungjawab, dan Catatkan dalam Log Penyerahan Bahan Keluar (OPR/PSAS/BL01/PBK) Jika Perlu. Terus ke Langkah 7.18. Pustakawan/PPKn PP/PAP 7.7 Buat Pengasingan Tesis Mengikut Koleksi / Perpustakaan Cawangan. PPKn 7.7.1 Jika tesis dan PPV, ikut langkah 7.8. 7.7.2 Jika tesis Koleksi Khas dan PKSB, ikut langkah 7.9. 7.8 Sediakan Bahan untuk Dihantar ke Perpustakaan Cawangan. 7.9 Susun Bahan di Atas Troli dan Letakkan Penanda mengikut Koleksi / Perpustakaan Cawangan. 7.10 Tandatangan dan Catat Tarikh Pemilihan Bahan pada Borang Log Proses Bahan Hadiah (OPR/PSAS/BR01/PBH) untuk Setiap Bahan yang Dipilih. PPKn PPKn Pustakawan
Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/AK03 Halaman 5/8 No. Semakan 02 No. Isu 02 Tarikh 18/11/2011 Tindakan 7.11 Semak Judul di Sistem Virtua. 7.11.1 Jika ada, ikut langkah 7.13. 7.11.2 Jika tiada, ikut langkah 7.12. 7.12 Muat Turun Rekod MARC daripada Katalog Perpustakaan Luar atau Bina Rekod MARC Berpandukan Butiran CIP dalam Bahan, Jika Ada. Jika Tiada, Lengkapkan Medan 008, 020, 090, 100, 245, 250, 260, 300 Sahaja. (Rujuk Panduan Pengkatalogan (OPR/PSAS/DR01/PKT), jika Perlu). 7.13 Catatkan Nombor Bib-Id pada Muka Surat Pertama Bahan. Catatkan Bib-Id, Tandatangan Ringkas dan Tarikh pada Borang Log Proses Bahan Hadiah (OPR/PSAS/BR01/PBH). 7.14 Cop 'Hadiah' pada Bahagian Atas di Tengah Muka Surat Pertama dan di Sebelah dalam Kulit Belakang Bahan yang Diterima untuk Diproses. 7.15 Tentukan Sama Ada Bahan Perlu Dijilid? 7.15.2 Jika perlu, ikut langkah 7.16. 7.15.2 Jika tidak perlu, ikut langkah 7.17. 7.16 Lakukan Pengendalian Penjilidan. (Rujuk Garis Panduan Pengendalian Bahan untuk Penjilidan (OPR/PSAS/GP01/JIL). 7.17 Hantar Bahan kepada PAP untuk Proses Identifikasi Bahan 7.18 Tamat. - sertakan Borang Log Proses Bahan Hadiah (OPR/PSAS/BR01/PBH) dan Borang Log Identifikasi Bahan (OPR/PSAS/BR01/LIB) bagi bahan monograf - sertakan senarai judul bahan dan Borang Log Identifikasi Bahan (OPR/PSAS/BR01/LIB) bagi tesis dan laporan projek pelajar
Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/AK03 Halaman 6/8 No. Semakan 02 No. Isu 02 Tarikh 18/11/2011 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/PSAS/BPK/8.1.153 Hadiah Penerbitan UPM 2. UPM/PSAS//8.11.153 Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan BPK Kuasa Melupus Hadiah Penerbitan UPM 3. UPM/PSAS/PS/8.14.153 Hadiah Penerbitan UPM 4. UPM/PSAS/BPK/8.1.154 Hadiah Penerbitan Luar UPM 5. UPM/PSAS//8.11.154 Hadiah Penerbitan Luar UPM 6 UPM/PSAS/PS/8.14.154 Hadiah Penerbitan Luar UPM 7. UPM/PSAS/BPK/8.1.152 Tesis Lanjutan, Tesis & Laporan Projek Pelajar 8 UPM/PSAS//8.11.152 Tesis Lanjutan, Tesis & Laporan Projek Pelajar 9. UPM/PSAS/PS/8.14.152 PS BPK PS BPK PS Tesis Lanjutan, Tesis & Laporan Projek Pelajar 10. OPR/PSAS/BL01/RBH Log Rekod Penerimaan Bahan Hadiah 11 OPR/PSAS/BL01/PIB Log Proses Identifikasi Bahan Borang Log Identifikasi Bahan (OPR/PSAS/BR01/LIB) BPK PS PPP/PP PPP/PP BPK PS 2 Bulan
Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/AK03 Halaman 7/8 No. Semakan 02 No. Isu 02 Tarikh 18/11/2011 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 12 OPR/PSAS/BL01/PBH Log Proses Bahan Hadiah Borang Log Proses Bahan Hadiah (OPR/PSAS/BR01/PBH) 13 - Rekod Bibliografi 14 OPR/PSAS/BL01/PBK Log Penyerahan Bahan Keluar 15 OPR/PSAS/BL01/JIL Log Bahan untuk Penjilidan 16 UPM/PSAS/BPK/8.1.157 Penghantaran dan Penerimaan Bahan Untuk Penjilidan 17 UPM/PSAS/PS/8.14.155 Penghantaran dan Penerimaan Bahan Untuk Penjilidan 18 UPM/PSAS/BPK/8.1.155 Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan BPK PS STM / TM STM / TM STM / TM Kekal PAP PAP BPK PS BPK PS BPK PS BPK Kuasa Melupus STM / TM Permohonan Bahan Hadiah 19. UPM/PSAS/BPK/8.1.156 Pertukaran Dengan Institusi Luar 20. UPM/PSAS//8.11.151 Permohonan Bahan Hadiah 21. UPM/PSAS/PS/8.14.151 Permohonan Bahan Hadiah 22 PGR/BL05/LOG-LTB Log Tindakan Pembetulan Borang Ketidakpatuhan (PGR/BR03/KKP) BPK PS BPK PS 2 Tahun
Kod Dokumen UPM/OPR/PSAS/AK03 Halaman 8/8 No. Semakan 02 No. Isu 02 Tarikh 18/11/2011 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan Ketua Pustakawan WP 03/01/2011 02 01 02 02 OPR(PSAS)- 2/2011 OPR(PSAS)- 3/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Mesyuarat Pengurusan PSAS ke-31 Ketua Pustakawan Ketua Pustakawan WP 22/08/2011 WP 18/11/2011