OSCC Case Study Aplikasi Sistem Maklum Balas Sesi Latihan & Khidmat Sokongan (e- Penilaian) IAB Nama : NSTITUT AMINUDDIN BAKI Agensi Kerajaan : KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA Alamat : Institut Aminuddin Baki, Kementerian Pelajaran Malaysia, Sri Layang, 69000 Genting Highlands. Emel : iab.@iab.edu.my; ahmadrafee@iab.edu.my Telefon : 03-61056100 Fax : 03-61056359 URL : http://www.iab.edu.my Kategori Pertandingan : Agensi Kerajaan Ahli Kumpulan : Dr. Ahmad Rafee bin Che Kassim, Dr. Sulaiman bin Hashim, Nor Asiah binti Sarifudin, Rashidah binti Mohd Said, Sham bin Ibrahim
1.0 PENGENALAN 1.1 Agensi Institut Aminuddin Baki (IAB) merupakan sebuah pusat kepimpinan pendidikan terulung negara. Penubuhan Institut Aminuddin Baki adalah atas pernyataan mandat yang diberikan dalam Laporan Jawatankuasa Kabinet Mengkaji Pelaksanaan Dasar Pelajaran, 1979 yang memberi perakuan berikut: Memandangkan betapa pesatnya perkembangan pendidikan di negara ini,dan perlunya latihan bagi pegawai ikhtisas dan kakitangan lain di bawah Kementerian Pelajaran untuk menghasilkan kerja dan output yang lebih bermutu, maka sudah sampai masanya supaya sebuah Institut Latihan Kakitangan Pendidikan Negara (National Educational Staff Training Institute) ditubuhkan. (Perakuan 98:250) 1.2 Misi Membangun keupayaan kepimpinan pendidikan bagi menghasilkan organisasi berkualiti 1.3 Visi IAB sebagai pusat kepimpinan pendidikan yang terbilang 1.4 Pelanggan IAB Pelanggan-pelanggan IAB terdiri daripada pemimpin pendidikan yang berkhidmat di: Sekolah Institut Pendidikan Guru Pejabat Pelajaran Daerah
Jabatan Pelajaran Negeri Bahagian-bahagian dalam Kementerian Pelajaran Malaysia Badan Berkanun Kementerian Pelajaran Malaysia Negara-negara di bawah ASEAN, G15, ISESCO, UNESCO, IIEP dan ANTRIEP Bilangan pelanggan yang menggunakan sistem e-penilaian dari Januari sehingga Ogos 2010 ialah seramai 8,695 orang. 2.0 OBJEKTIF SISTEM MAKLUM BALAS SESI LATIHAN & KHIDMAT SOKONGAN (e-penilaian) e-penilaian merupakan inisiatif yang dibangunkan oleh Pusat Pengurusan Teknologi bagi membantu pihak Pengurusan dan Pentadbiran Institut Aminuddin Baki (IAB) memperbaiki proses pengajaran dan pembelajaran serta pengurusan latihan IAB secara efektif dan berkesan. Sistem atas talian ini membenarkan pelanggan (peserta kursus) memberikan maklum balas terhadap sesi pengajaran oleh pensyarah IAB dan maklum balas mengenai perkhidmatan sokongan bagi program latihan yang disediakan oleh IAB. Secara tidak langsung, ianya membantu pihak IAB dalam meningkatkan mutu perkhidmatan selaras dengan misi dan visi IAB. Terdapat 2 jenis borang penilaian iaitu: Borang Maklum Balas Sesi Latihan (BK9) Borang Maklum Balas Khidmat Sokongan (BK10) Antara objektif khusus sistem e-penilaian ialah: 2.1 Menyediakan medium penilaian kursus yang mudah dan efektif kepada IAB. 2.2 Mengurangkan perbelanjaan organisasi terhadap pengurusan latihan IAB.
2.3 Membenarkan penjanaan laporan yang cepat berbanding kaedah lama yang menggunakan borang OMR. 2.4 Membantu IAB merangka bajet dan program latihan yang bersesuaian berdasarkan laporan analisa yang dapat dikeluarkan secara terus menerusi sistem. 2.5 Membantu pensyarah meningkatkan prestasi pengajaran dan pembelajaran. 2.6 Menambahbaik mutu perkhidmatan IAB dalam pengurusan latihan dan infrastuktur yang disediakan. 3.0 KEY PARTNERS 3.1 Pemilik Sistem : Institut Aminuddin Baki. 3.2 Pembangun Sistem: Jabatan Pengurusan Sistem Maklumat, Membangunkan aplikasi sistem berdasarkan keperluan organisasi. 3.3 Penyelenggara Sistem : Jabatan Pengurusan Sistem Maklumat, Menabahbaik dan menyelenggara aplikasi sistem berdasarkan keperluan organisasi. 3.4 Pentadbir Sistem : Unit Penyelaras Program Unit yang bertanggungjawab mentadbir sistem.i 3.5 Pengguna : Peserta Kursus IAB yang terdiri daripada pelanggan-pelanggan IAB. 4.0 TEKNOLOGI OSS
Institut Aminuddin Baki (IAB) telah mula menggunakan teknologi OSS pada tahun 2006 dalam menyahut saranan MAMPU. Sebagai sebuah Institusi Latihan, IAB memainkan peranan dalam menyediakan prasarana untuk pembangunan pendidikan, khususnya apabila kerajaan berhasrat menjadikan Malaysia sebagai Pusat Kecemerlangan Pendidikan. Keputusan telah diambil untuk membangunkan aplikasi pembelajaran secara maya (elearning) yang mampu memberi keselesaan kepada pelanggan IAB dalam jarak jauh. Pelbagai faktor perlu diambil kira bukan sahaja dari segi peruntukan kewangan, namun kestabilan, kebolehpercayaan, kebolehupayaan dan sokongan penambahbaikan berterusan bagi perkakasan dan perisian menjadi isu utama dalam menentukan teknologi yang hendak digunapakai. Hal ini telah memberi ruang kepada IAB untuk menggunakan teknologi Perisian Sumber Terbuka bagi memenuhi langkah penjimatan kewangan dalam jangkamasa panjang. Tambahan pula, ianya mendapat sokongan penuh daripada pihak MAMPU. Pada 20 Januari 2006, perisian Moodle yang berasaskan sumber terbuka telah dipilih bagi projek rintis e-pembelajaran IAB kerana ianya mudah untuk diubahsuai mengikut keperluan IAB. IAB seterusnya telah menyewa tapak web (web hosting) yang menggunakan pelayan Linux CentOS, salah satu pilihan popular antara generasi Linux lain. Ini kerana Linux CentOS satu-satunya generasi linux yang disokong kuat oleh komuniti yang terdiri daripada individu-individu yang lebih mengutamakan kepentingan dan kesejahteraan umum berbanding keuntungan peribadi. Pegawai-pegawai IAB yang kemudiannya dihantar untuk sesi latihan PHP & MySQL telah membangunkan aplikasi-aplikasi lain IAB seperti KOMPAS, e- Penilaian, e-adu dan sebagainya yang menyokong proses-proses kerja dan penyelidikan di IAB. Sokongan yang kuat dan pembangunan pantas memberi keyakinan yang tinggi kepada IAB untuk meneruskan penggunaan teknologi perisian sumber terbuka. 5.0 SPESIFIKASI REKA BENTUK e-penilaian Aplikasi e-penilaian direkabentuk bagi memudahkan penilaian sesi latihan dan khidmat sokongan program latihan IAB, salah satu proses kerja yang terdapat di dalam Manual Kualiti IAB (PK-OP-04). Oleh kerana itu, proses pembangunan e-penilaian menggunakan kaedah Perekayasaan Proses Kerja (Business Process Reengineering (BPR)) dan metodologi hybrid Sistem Development Life Cycle (SDLC) dan Rapid Prototyping. Kaedah BPR yang digunakan adalah seperti berikut: Mengenalpasti projek melalui permasalahan daripada Unit Penyelaras Program.
Mendokumenkan as-is process dengan mengenalpasti secara lebih lanjut mengenai proses kerja yang terdapat di dalam PK-OP-04. Merekabentuk semula proses kerja dan teknologi yang hendak digunapakai. Membuat analisis faedah/kebaikan yang akan diperolehi. Merancang dan melaksanakan proses kerja baru yang telah dikenalpasti dan sistem yang akan dibangunkan. Menilai prestasi proses kerja baru. Dalam SDLC, fasa-fasa pembangunan sistem boleh dibahagikan kepada fasa Analisis, Rekabentuk, Pembangunan, Pelaksanaan dan Penilaian. Manakala Rapid Prototyping yang mengadaptasi pendekatan tadisional SDLC merupakan pembangunan yang bermula dengan sistem kecil dan kemudiannya dikembangkan secara berterusan (Turban & Aronson, 2000). Keputusan bagi menggunakan pendekatan ini dilakukan bagi membolehkan e-penilaian dibangunkan secara teratur dalam beberapa modul dan boleh diujilari oleh pengguna sistem dalam proses menambahbaik modul-modul tersebut. Secara tidak langsung, ianya membantu pihak IAB menambahbaik keseluruhan sistem e-penilaian. 6.0Apakah kegunaan model pada end client?( Bagaimanakah sistem digunakan?) e-penilaian boleh dilayari melalui internet dengan menggunakan alamat URL http://www.iab.edu.my/penilaian/. e-penilaian juga boleh dilayari masuk menerusi laman web rasmi Institut Aminuddin Baki iaitu http://www.iab.edu.my. Pengurus kursus akan membuka sesi penilaian kursus bagi kursus yang dipertanggungjawab. Peserta kursus boleh mendaftar masuk e-penilaian menggunakan nombor mykad dan memilih kursus yang disenaraikan. Peserta kursus akan melihat senarai sesi latihan yang akan/dihadiri. Peserta kemudiannya membuat penilaian sesi latihan berdasarkan senarai tenaga pengajar bagi borang BK9. Pada hari terakhir kursus, peserta akan dibenarkan membuat penilaian ke atas khidmat sokongan IAB melalui borang
BK10. Semasa peserta kursus menilai, pengurus kursus dapat memantau bilangan input data yang dimasukkan. Setelah semua peserta kursus menilai, pengurus kursus akan menutup sesi penilaian kursus dan menjana laporan. Laporan akan dijana serta merta dan ini memudahkan pihak urus setia, pensyarah, pengurus kursus dan pengurusan IAB dalam mengenalpasti kelemahan dan melakukan penambahbaikan sesi pengajaran, infrastruktur dan perkhidmatan IAB. Rajah 1: Paparan Daftar Masuk Mengikut Kursus
Rajah 2: Paparan Senarai Sesi Latihan dan Tenaga Pengajar Rajah 3: Paparan Borang Maklum Balas Sesi Latihan (BK9)
Rajah 3: Paparan Borang Maklum Balas Khidmat Sokongan (BK10) 7.0 RINGKASAN PERKAKASAN/PERISIAN SISTEM Perkhidmatan Pengehosan Web (Web Hosting) IAB telah menggunakan perkhidmatan pengehosan web yang dikendalikan oleh Perridot Systems Sdn. Bhd. di Bangsar. Keputusan diambil untuk menggunakan managed hosting service disebabkan IAB kekurangan kepakaran teknikal untuk menguruskan server. Oleh itu, IAB berupaya memfokuskan tugas untuk mengurus kandungan sistem dan pangkalan data secara lebih berkesan Rajah 4: Rangka Perkhidmatan Pengehosan Web
dan efisien. Rangka keseluruhan perkhidmatan pengehosan web adalah seperti Rajah 4. Antara teknologi OSS yang digunapakai dalam pembangunan aplikasi KOMPAS ini ialah: 7.1 PHP PHP (Hypertext prepocessor) merupakan scripting language komputer. Sistem operasi dan platform secara percuma menggalakkan peggunaan PHP. Penggunaan PHP mebolehkan jalinan HTML dilakukan untuk penghasilan laman web yang dinamik. Konfigurasi PHP menyokong pangkalan data MySQL. 7.2MySQL My Structured Query Language bertindak sebagai server yang memberi capaian kepada pelbagai pangkalan data untuk lebih dari satu pengguna dalam satu masa. Pemilihan kaedah penyimpanan yang paling efektif bagai setiap jadual dalam sesuatu aplikasi menjadikan MySQL fleksibel kepada pengguna. 7.3Apache Apache Web Server boleh digunakan di pelbagai platform seperti Linux, Mac, Windows dan Solaris. Web server ini berasaskan HTTP dan adalah percuma. Server Apache terbahagi kepada beberapa set modul yang membolehkan pengguna melakukan kepelbagaian ujilari skrip dan aplikasi ke atasnya. Keadaan ini membolehkan setiap laman web yang dihos menggunakan server Apache lebih dinamik, berpandu kandungan dan mengikuti sepenuhnya standard semasa HTTP. 7.4Linux CentOS - CentOS bermaksud Community ENTerprise Operating System. CentOS menjadi pilihan web server yang paling popular kerana satusatunya generasi Linux yang mendapat sokongan kuat komuniti daripada individu-individu yang berkemahiran tinggi. CentOS adalah sistem
pengoperasian secara percuma yang dibangunkan berasaskan Red Hat Enterprise Linux. 8.0 KENAPA OSS/ linux?-lower cost, customisation, requirements, security etc. Faktor-faktor pemilihan perisian yang amat meluas dalam memenuhi pembangunan aplikasi pada masa ini ialah: 1. Penjimatan kos kerana installasi PHP, Apache, MySQL adalah percuma yang boleh dimuatturun menerusi Internet. Secara langsung, ianya membantu langkah penjimatan kos operasi pengurusan latihan IAB. 2. Penjimatan tenaga dan masa kerana aplikasi dapat dibangunkan dan diuji di atas localhost PC/laptop pembangun sebelum aplikasi dimuatkan ke aplikasi server. 3. Penyelenggaraan dan penambahbaikan sistem mudah dilakukan kerana sumber kod nya adalah tersedia di ruang Internet, tidak dirahsiakan dan boleh diubahsuai mengikut keperluan IAB. 4. Tiada had keupayaan untuk berinteraksi dengan semua protokol. Tiada medium perantaraan dan berupaya untuk berfungsi di atas semua sistem pengoperasian. 5. Ciri-ciri keselamatan data terjamin dan stabil di mana sistem pangkalan data MySQL berkeupayaan menampung kapasiti data yang besar. 6. Tiada had pengguna kerana tidak perlu sebarang installasi di Cukup sekadar mempunyai PC yang berupaya melayari web. 9.0Kenapa dan Bagaimana OSS menyelesaikan masalah/keperluan? 9.1 Penjimatan kos operasi dapat dilakukan disebabkan kaedah lama yang menggunakan borang OMR di mana IAB perlu membelanjakan duit
untuk kos borang, perisian serta peralatan untuk memproses borang. Berupaya untuk berfungsi di atas semua sistem pengoperasian 9.2 Penjimatan tenaga kerja kerana penggunaan kaedah borang OMR memerlukan seorang staf untuk memproses borang OMR berbanding sistem atas talian yang dapat memproses secara terus maklum balas yang diperolehi daripada pelanggan IAB. 9.3 Kod-kod sumber bagi perisian sumber terbuka yang mudah diperolehi menerusi Internet membuka ruang kepada IAB untuk melatih kepakaran dalaman. Hal ini dapat mengurangkan kebergantungan kepada pihak vendor yang kebiasaannya sukar dihubungi. 9.4 Perisian sumber terbuka yang percuma dan berkeupayaan menampung kapasiti data yang besar menjimatkan ruang pejabat yang hendak digunapakai untuk tujuan penyimpanan borang-borang OMR. 9.5 Ciri-ciri keselamatan data terjamin dan stabil disebabkan adanya komuniti yang terdiri daripada individu yang berkemahiran tinggi yang mementingkan kesejahteraan umum. 9.6 Bilangan pengguna tidak terhad dan hanya perlu mempunyai PC yang berupaya melayari web membantu pihak IAB mengumpulkan data-data maklum balas daripada keseluruhan peserta kursus IAB. Ini kerana teknik persampelan telah digunapakai sebelum ini yang hanya mendapatkan maklum balas daripada 20 orang peserta untuk penjimatan kos borang OMR dan mengurangkan lambakan borang OMR di Unit Penyelaras Program. 9.7 Proses borang OMR yang lambat menyebabkan pensyarah tidak dapat memperbaiki sesi latihan pensyarah yang berikutnya. Ini kerana laporan prestasi sesi latihan yang hanya akan dikeluarkan dalam tempoh sebulan atau lebih berbanding sistem atas talian yang mempercepatkan janaan laporan sehingga pemantauan program latihan dapat dilakukan oleh pengurusan tertinggi IAB.
10.0 Apakah inovasi yang dilakukan, sekiranya ada? Pusat Pengurusan Teknologi mula serius meneroka teknologi perisian sumber terbuka bermula tahun 2006. Ini kerana langkah penjimatan yang perlu dilakukan oleh IAB dalam pengurusan latihan di samping dapat menambahbaik bukan sahaja pengurusan latihan malahan perkhidmatan dan infrastuktur yang disediakan. Secara tidak langsung, ianya membantu IAB menjadi institusi pendidikan yang cemerlang. Penemuan terhadap kebolehpercyaan, kebolehupayaan, kestabilan dan perkembangan teknologi OSS yang pantas memberi keyakinan kepada IAB untuk menggunakan teknologi tersebut. IAB mengambil keputusan membangunkan sistem e-penilaian secara atas talian menggunakan teknologi OSS. Inovasi ICT ini secara langsung membantu IAB menambahbaik pengurusan latihan dan khidmat sokongan IAB yang membolehkan: Semua peserta membuat penilaian terhadap sesi latihan dan khidmat sokongan IAB. Pensyarah dapat mengetahui secara terus prestasi pencapaian sesi latihan sebaik sahaja tamat sesi penilaian tanpa perlu menunggu selama sebulan. Pihak Unit Penyelaras Program dan Pengurusan Tertinggi IAB dapat membuat analisa dan pemantauan terhadap prestasi pensyarah dan khidmat sokongan IAB. Pengurus kursus dapat mengurus penilaian maklum balas sesi latihan dan khidmat sokongan dengan mudah, cepat dan efektif. Penambahbaikan fitur dan modul dalam e-penilaian bersesuaian dengan proses kerja semasa IAB. 11.0 IMPAK Perincian impak OSS adalah seperti di bawah;
Pembangun Sistem Pembangunan aplikasi menggunakan perisian sumber terbuka secara percuma. Pembangunan aplikasi menggunakan kepakaran dalaman. Pengurangan tenaga kerja. Mempercepatkan proses kerja. Pengurangan Kos Operasi Penjimatan Masa Peningkatan Hasil Kerja Peningkatan Tahap Kepuasan Hati Pelanggan Faedah-Faedah Lain Pengiktirafan Sumbangan Projek Pembangunan aplikasi menggunakan perisian sumber terbuka secara percuma. Pembangunan aplikasi menggunakan kepakaran dalaman. Pengurangan tenaga kerja. Mempercepatkan proses kerja. Penilaian kursus dapat dilakukan semasa kursus sedang berlangsung. Pemarkahan prestasi sesi latihan dan khidmat sokongan dapat dikeluarkan serta merta. Laporan kuantitatif dan kualitatif (sesi latihan dan khidmat sokongan) dapat dikeluarkan serta merta. Pensyarah dapat menambahbaik sesi pengajaran berdasarkan kelemahan item yang dikenalpasti. Pengurusan latihan yang lebih cekap, cepat dan efisyen membantu meningkatkan mutu perkhidmatan IAB. Semua peserta kursus IAB membuat penilaian terhadap kursus yang diikuti. Peningkatan kualiti perkhidmatan yang berterusan. Penjimatan kos operasi borang OMR, perisian dan peralatan untuk memproses borang OMR. Tidak wujud kebergantungan terhadap pihak vendor yang membuka ruang kepada IAB menambah fitur yang bersesuaian dengan proses kerja pengurusan latihan IAB. Sokongan dan dorongan dari pihak MAMPU Menyokong langkah penjimatan yang disarankan oleh Kerajaan menerusi kos operasi. Menyokong Dasar ICT Kerajaan ke arah penggunaan
Perisian terbuka (Open Source). Meningkatkan kepuasan pelanggan dan orang berkepentingan terhadap perkhidmatan yang diberikan oleh agensi Kerajaan. Menyumbang kepada mutu perkhidmatan agensi kerajaan yang berkualiti 12.0 PENGALAMAN yang dipelajari 1. Pada peringkat permulaan, XAMPP digunapakai untuk memudahkan pemprograman dilakukan di dalam komputer peribadi sebelum dimuatnaik ke dalam server. Installasi XAMPP cepat, mudah dan tidak memerlukan ruang storan yang banyak. 2. Kod PHP mudah dipelajari kerana sumber kodnya adalah tersedia, tidak dirahsiakan dan boleh dikongsi bersama. Contoh-contoh aplikasi kecil seperti penjanaan laporan dalam bentuk PDF telah disediakan oleh individu-individu tertentu yang membenarkan sumber kod diubahsuai mengikut kesesuaian dan keperluan IAB. 3. Sokongan kuat daripada komuniti melalui laman web PHP (www.php.net), MySQL (www.mysql.org) dan Apache (www.apache.org) serta forum-forum terbabit memudahkan pengaturcara mendapatkan bantuan teknikal. Panduan pengguna yang disediakan oleh komuniti terbabit juga mudah untuk difahami dan diteroka sendiri. 4. Kesediaan sokongan library bagi menambah fitur di dalam aplikasi misalnya menjana carta/graf, mudah dicapai, diinstal serta diubahsuai mengikut keperluan penyelidikan. 5. Kerjasama terbentuk semasa pembangunan e-penilaian di antara Unit Penyelaras Program yang menyediakan keperluan sistem, Jabatan Kualiti yang memastikan proses kerja yang diimplemen di dalam e-penilaian mengikut keperluan dalam Manual Kualiti IAB dan Pusat Pengurusan Teknologi dari sudut sokongan teknikal.
6. Penyediaan laporan analisis lebih mudah tanpa perlu menyediakan sumber kod membantu mempercepatkan proses pembangunan aplikasi e-penilaian. 13.0 Status Semasa Bilangan peserta kursus yang menggunakan e-penilaian: 8,695. 14.0 Who can provide testimonial of the project 14.1 Dr. Ahmad Rafee bin Che Kassim Ketua Pusat, Pusat Pengurusan Teknologi, Institut Aminuddin Baki. No. Telefon: 03-61056236 14.2 Nor Asiah Sarifudin, Pegawai Teknologi Maklumat, Jabatan Pengurusan Sistem Maklumat, Institut Aminuddin Baki. No. Telefon: 0361056265 15.0 Perkongsian Maklumat Lain e-penilaian dapat diterima baik oleh keseluruhan warga IAB dan juga pesertapeserta kursus. Penambahbaikan yang berterusan dilakukan bagi memantapkan e- Penilaian. 16.0 Perkongsian Pengetahuan Lain berasaskan pengalaman ini 1. Ahmad Rafee Che Kassim (2010, 11 May) e-assessment in the Educational Leadership Development Initiatives in Malaysia. Paper presented at the 21st Century International Assessment Conference and Exhibition, Millennium Hotel, Kuala Lumpur, Malaysia.
2. Ahmad Rafee Che Kassim (2010, 27 Apr.) Online Tools in Educational Leadership Development Initiatives. Paper presented at the 1st. Malaysia-Sulawesi International Seminar, Enrekang, Sulawesi, Indonesia. 3. Ahmad Rafee Che Kassim (2009, 5-6 Oct.) Monitoring the Management of Educational Leadership Development Initiatives at Institute Aminuddin Baki. Paper presented at the 2 nd. Malaysia-Oman Education Seminar, Sepang, Selangor. 4. Ahmad Rafee Che Kassim (2009, 16-19 Sept.) Monitoring the Management of Educational Leadership Development Initiatives. Paper presented at the ANTRIEP Policy Seminar, Shanghai, China. 17.0 RUJUKAN/Cite any relevant URLs 17.1 http://www.iab.edu.my/penilaian/ 17.2 http://www.iab.edu.my