R HYBUDD O GYFARFOD / NOTICE OF M EETING Awdurdod Parc Cenedlaethol Eryri Aneurin Phillips Prif Weithredwr Awdurdod Parc Cenedlaethol Eryri Penrhyndeudraeth Gwynedd LL48 6LF Ffôn/Phone (01766) 770274 E.bost/E.mail : parc@eryri-npa.gov.uk Snowdonia National Park Authority Aneurin Phillips Chief Executive Snowdonia National Park Authority Penrhyndeudraeth Gwynedd LL48 6LF Ffacs/Fax (01766)771211 Gwefan/Website: www.eryri-npa.gov.uk Cyfarfod: Pwyllgor Safonau Dyddiad: Dydd Mercher 2 Hydref, 2013 Amser: Man Cyfarfod: 10.30 y.b. Swyddfa r Parc Cenedlaethol, Penrhyndeudraeth. Meeting: Standards Committee Date: Wednesday 2 October, 2013 Time: Location: 10.30 a.m. National Park Office, Penrhyndeudraeth. Y Cynghorwyr /Councillors : Eurig Wyn, Elizabeth Roberts; Mr. David L. Roberts. Aelodau Annibynnol / Independent Members Mr. Peter James Rowland, Mr. Samindre W. Soysa, Mr. David William Andrew Vaughan.
R H A G L E N 1. Ymddiheuriadau 2. Datgan Diddordeb Derbyn unrhyw ddatganiadau diddordeb gan aelodau neu swyddogion mewn perthynas ag unrhyw eitem o fusnes. 3. Cofnodion Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid arwyddo cofnodion y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 17 Ebrill, 2013, fel rhai cywir (copi yma) a derbyn y materion sy'n codi, er gwybodaeth. 4. Fforwm Pwyllgorau Safonau Gogledd Cymru Cyflwyno'r agenda, adroddiadau a chofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 20 Mai, 2013, er gwybodaeth. (Copi yma) 5. Hyrwyddo Safonau yn Rhagweithiol Derbyn adroddiad gan Gadeirydd y Pwyllgor Safonau. (Copi yma) 6. Cynhadledd Safonau Cymru 2013 Derbyn y wybodaeth ddiweddaraf ar lafar gan Aelodau. 7. Enwebu aelodau ar gyfer y Panel Apeliadau Graddfa Statws Sengl Cyflwyno adroddiad gan y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol. (Copi yma) 8. Adroddiad ar Bolisi Seinio Rhybudd yr Awdurdod Cyflwyno adroddiad gan y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol. (Copi yma) 9. Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol Cyflwyno adroddiad diweddaru gan y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol. (Copi yma) 10. Y Weithdrefn Ddatrys Leol Cyflwyno adroddiad gan y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol. (Copi yma) 11. Cap Gwirfoddol ar Indemniadau Cyflwyno adroddiad gan y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol. (Copi yma) 12. Rhaglen Waith y Pwyllgor Safonau Cyflwyno adroddiad gan y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol. (Copi yma
Standards Committee 17/04/13 EITEM RHIF 3 PWYLLGOR SAFONAU DYDD MERCHER 17 EBRILL, 2013 PRESENNOL: Aelod wedi ei benodi gan Gyngor Sir Gwynedd Cynghorydd Eurig Wyn; Aelod wedi ei benodi gan Gyngor Bwrdeistref Sirol Conwy Cynghorydd Elizabeth Roberts; Aelodau Annibynnol Mr. Peter J. Rowland (Cadeirydd), Mr. David W.A. Vaughan; Yn Bresennol (ex. officio) Cynghorydd E. Caerwyn Roberts, Dr. Iolo ap Gwynn; Swyddogion Mr. G. Iwan Jones, Ms. Bethan W. Hughes, Mrs. Sarah Roberts. Ymddiheuriadau Mr. Samindre W. Soysa. 1. Datganiadau r Cadeirydd Hysbyswyd yr Aelodau nad yw Mr. Denis McAteer bellach yn Aelod o r Awdurdod gan ei fod wedi cyrraedd diwedd ei dymor fel aelod wedi ei benodi gan Lywodraeth Cymru. Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol y byddai r swydd wag ar y Pwyllgor Safonau n cael ei llenwi yn ystod CCB yr Awdurdod ar 5 Mehefin, 2013. 2. Datgan Diddordeb Ni ddatganodd unrhyw un Ddiddordeb Personol mewn perthynas ag unrhyw eitem. 3. Cofnodion Arwyddodd y Cadeirydd gofnodion cyfarfod y Pwyllgor Safonau a gynhaliwyd ar 3 Hydref, 2012 fel rhai cywir. 4. Fforwm Pwyllgorau Safonau Gogledd Cymru Cyflwynwyd Rhaglen Pwyllgor Safonau Gogledd Cymru a chofnodion dyddiedig 4 Hydref 2012 a chofnodion dyddiedig 7 Ionawr 2013. PENDERFYNWYD nodi r adroddiadau, er gwybodaeth. 5. Adroddiad ar newidiadau i r Rheolau Sefydlog Cyflwynwyd Adroddiad gan y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol i roi gwybod i r Pwyllgor am y datblygiadau pellach. Adroddwyd Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol yr adroddiad a chadarnhaodd yr Aelodau fod yr Awdurdod wedi ystyried y mater yn fanwl. PENDERFYNWYD nodi r adroddiad ac argymell bod yr Awdurdod yn ystyried y mater ymhellach ar ôl cyfnod o ddwy flynedd.
Standards Committee 17/04/13 6. Adroddiad Blynyddol Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol Cyflwynwyd Adroddiad gan y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol, er gwybodaeth. Adroddwyd - Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol ei adroddiad a rhoddodd wybod fod cynigion y Panel Annibynnol ar Gydnabyddiaeth Ariannol ar gyfer Awdurdodau r Parciau Cenedlaethol yn aros yr un fath ar gyfer 2013/14. Ychwanegodd y bydd y Panel yn ymweld â r holl Awdurdodau Lleol, Parciau Cenedlaethol a r Awdurdodau Tân rhwng mis Mawrth a Mai 2013 i gwrdd ag aelodau a swyddogion i drafod ac ymateb i unrhyw fater neu bryder sy n codi. PENDERFYNWYD nodi r adroddiad. 7. Adroddiad Blynyddol Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru a Phanel Dyfarnu Cymru Cyflwynwyd Adroddiad gan y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol i gynghori r Pwyllgor ynglŷn â chynnwys yr Adroddiadau Blynyddol. Adroddwyd - Cyflwynodd y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol yr adroddiad a rhoddodd wybod ynglŷn â r materion sy n berthnasol i r Awdurdod. PENDERFYNWYD nodi r adroddiad. 8. Trefn Gwyno Cyflwynwyd Adroddiad gan y Pennaeth Gweinyddol a Gofal Cwsmer i gyflwyno Trefn Gwyno newydd i r Awdurdod. Adroddwyd - Cyflwynodd y Pennaeth Gweinyddol a Gofal Cwsmer yr adroddiad a rhoddodd wybod i r Aelodau am y newidiadau. PENDERFYNWYD nodi r adroddiad a derbyn y Drefn Gwyno newydd, fel y i cyflwynwyd, i w hystyried gan y Pwyllgor Perfformiad ac Adnoddau maes o law. 9. Rhaglen Waith y Pwyllgor Safonau Cyflwynwyd Adroddiad gan y Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol i gyflwyno crynodeb o r Rhaglen Waith i r Aelodau ar gyfer cyfarfod nesaf y Pwyllgor Safonau, er gwybodaeth. PENDERFYNWYD nodi r adroddiad. Diolchodd y Cadeirydd i r Aelodau am eu cyfraniad a diolchodd i r swyddogion am gwblhau r trefniadau ar gyfer Cynhadledd Safonau Cymru 2013. Dyddiad y cyfarfod nesaf 2 Hydref, 2013. Daeth y cyfarfod i ben am 15.05
abcde Eitem Rhif 4 / Item No. 4 FFORWM PWYLLGORAU SAFONAU GOGLEDD CYMRU NORTH WALES STANDARDS COMMITTEES FORUM Dydd Llun, 20 Mai 2013 am 2.00 pm Monday, 20 May 2013 at 2.00 pm Bodlondeb, Conwy Ynys Môn/Isle of Anglesey Michael Wilson Cadeirydd/Chair Islwyn Jones Is-Gadeirydd/Vice-Chair Lynn Ball Swyddog Monitro/Monitoring Officer Robyn Jones Dirprwy Swyddog Monitro/Deputy Monitoring Officer Conwy Howie Roberts - Cadeirydd/Chair (Cadeirydd/Chair) Samuel Adams - Is-Gadeirydd/Vice-Chair Delyth Jones - Swyddog Monitro/Monitoring Officer Ceri Williams Dirprwy Swyddog Monitro/Deputy Monitoring Officer Sir Ddinbych/Denbighshire Ian Trigger - Cadeirydd/Chair Rev. Wayne Roberts - Is-Gadeirydd/Vice-Chair Gary Williams - Swyddog Monitro/Monitoring Officer Lisa Jones - Dirprwy Swyddog Monitro/Deputy Monitoring Officer Sir y Fflint/Flintshire Gwynedd Wrecsam/Wrexham Awdurdod Tân ac Achub/ Fire and Rescue Authority Patricia Jones Cadeirydd/Chair Edward Hughes Is-Gadeirydd/Vice-Chair Gareth Owens Swyddog Monitro/Monitoring Officer Gwilym Ellis Evans Cadeirydd / Chair Sam Soysa Is-Gadeirydd/Vice-Chair Dilys Ann Phillips Swyddog Monitro/Monitoring Officer Siôn Huws Swyddog Priodoldeb/Propriety Officer Rob Dawson Cadeirydd/Chair Ceri Nash Is-Gadeirydd/Vice-Chair Trevor Coxon Swyddog Monitro/Monitoring Officer Sioned Wyn Davies Dirprwy Swyddog Monitro/Deputy Monitoring Officer Jane Eyton-Jones Cadeirydd Dros Dro/Acting Chair Parc Cenedlaethol Eryri/ Snowdonia National Park Peter Rowland Cadeirydd/Chair Sian Harland Swyddog Gwasanaethau Pwyllgorau/Committee Services Officer Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy County Borough Council, Bodlondeb, Conwy, LL32 8DU 01492 576065 sian.harland1@conwy.gov.uk
Eitem Rhif 4 / Item No. 4 R H A G L E N 1. Penodi Is-Gadeirydd 2. Ymddiheuriadau 3. Cofnodion Cymeradwyo cofnodion y cyfarfod diwethaf fel cofnod cywir (Tudalennau 3-6) 4. Cynhadledd Safonau 2013 - Adborth (Tudalennau 7-9) 5. Unrhyw Eitem Arall Os bydd y larwm tân yn canu, dylai r Aelodau fynd allan o r adeilad drwy r allanfa dân agosaf. MANNAU YMGYNNULL, edrychwch ar y rhybudd Beth i w wneud os bydd tân sydd i w weld yn Siambr y Cyngor / Ystafell Bwyllgor Ganolig / Ystafell Bwyllgor 3
Eitem Rhif 4 / Item No. 4 A G E N D A 1. Appointment of Vice-Chairman 2. Apologies 3. Minutes To approve as a correct record minutes of the previous meeting. (Pages 3-6) 4. Standards Conference 2013 Feedback (Pages 7-9) 5. Any Other Item In the event of the fire alarm being activated, would all Members please vacate the premises through the nearest fire exit. FOR ASSEMBLY POINTS, please refer to Actions in the Event of a Fire notice displayed in the Council Chamber / Medium Committee Room / Meeting Room 3
Eitem Rhif 4 / Item No. 4 FFORWM PWYLLGORAU SAFONAU GOGLEDD EITEM CYMRU RHAGLEN 3 Dydd Llun, 7 Ionawr 2013 at 2.00 pm Bodlondeb, Conwy YN BRESENNOL: Howie Roberts (Cadeirydd) Lynn Ball David Clay (Yn lle Sam W. Soysa) Trevor Coxon Gwilym Ellis Evans Jane Eyton-Jones Siôn Huws Iwan Jones Delyth E. Jones Islwyn Jones Lisa Jones Pat Jones Robyn Jones Gareth Owens Dilys Ann Phillips Parch. Wayne Roberts Peter Rowland Ian Trigger Gary Williams Michael B. Wilson Cadeirydd Pwyllgor Safonau Conwy Swyddog Monitro Ynys Môn Aelod Annibynnol Pwyllgor Safonau Gwynedd Swyddog Monitro Wrecsam Cadeirydd Pwyllgor Safonau Gwynedd Is-Gadeirydd - Pwyllgor Safonau Gwasanaeth Tân ac Achub Gogledd Cymru Swyddog Eiddo - Gwynedd Parc Cenedlaethol Eryri Swyddog Monitro - Conwy Is-Gadeirydd Pwyllgor Safonau Ynys Môn Dirprwy Swyddog Monitro Sir Ddinbych Is-Gadeirydd Pwyllgor Safonau Sir y Fflint Dirprwy Swyddog Monitro Ynys Môn Swyddog Monitro Sir y Fflint Swyddog Monitro - Gwynedd Is-Gadeirydd Pwyllgor Safonau Sir Ddinbych Cadeirydd Pwyllgor Safonau Parc Cenedlaethol Eryri Cadeirydd Pwyllgor Safonau Sir Ddinbych Swyddog Monitro Sir Ddinbych Cadeirydd Pwyllgor Safonau Ynys Môn Hefyd Bresennol: yn Sian Harland Swyddog Gwasanaethau Pwyllgor 57. YMDDIHEURIADAU Derbyniwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan Gary Williams (Sir Ddinbych), Ceri Nash (Wrecsam), Sam Soysa (Gwynedd), Ceri Williams (Conwy), Rob Dawson (Wrecsam) a Sioned Wyn Davies (Wrecsam). 58. COFNODION Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod Fforwm Pwyllgorau Safonau Gogledd Cymru a gynhaliwyd ar 4 Hydref 2012 i w cymeradwyo. Dywedodd Gwilym Ellis Evans (Gwynedd) ei fod yn bresennol a bod Sam Soysa yn cynrychioli Gwynedd ac nid Wrecsam. Tud 3
Eitem Rhif 4 / Item No. 4 NORTH WALES STANDARDS COMMITTEES AGENDA FORUM ITEM 3 Monday, 7 January 2013 at 2.00 pm Bodlondeb, Conwy PRESENT: Howie Roberts (Chair) Chair - Conwy Standards Committee Lynn Ball Monitoring Officer - Isle of Anglesey David Clay (In place of Independent Member - Gwynedd Standards Sam W. Soysa) Committee Trevor Coxon Monitoring Officer - Wrexham Gwilym Ellis Evans Chair - Gwynedd Standards Committee Jane Eyton-Jones Vice-Chair - North Wales Fire and Rescue Authority Standards Committee Sion Huws Propriety Officer - Gwynedd Iwan Jones Monitoring Officer - Snowdonia National Park Delyth E. Jones Monitoring Officer - Conwy Islwyn Jones Vice-Chair - Isle of Anglesey Standards Committee Lisa Jones Deputy Monitoring Officer - Denbighshire Pat Jones Vice-Chair - Flintshire Standards Committee Robyn Jones Deputy Monitoring Officer - Isle of Anglesey Gareth Owens Monitoring Officer - Flintshire Dilys Ann Phillips Monitoring Officer - Gwynedd Rev. Wayne Roberts Vice-Chair - Denbighshire Standards Committee Peter Rowland Chair - Snowdonia National Park Standards Committee Ian Trigger Chair - Denbighshire Standards Committee Gary Williams Monitoring Officer - Denbighshire Michael B. Wilson Chair - Isle of Angelsey Standards Committee In attendance: Sian Harland Committee Services Officer 57. APOLOGIES Apologies for absence were received from Gary Williams (Denbighshire), Ceri Nash (Wrexham), Sam Soysa (Gwynedd), Ceri Williams (Conwy), Rob Dawson (Wrexham) and Sioned Wyn Davies (Wrexham). 58. MINUTES The minutes of the meeting of the North Wales Standards Committees Forum held on 4 October 2012 were submitted for approval. Gwilym Ellis Evans (Gwynedd) advised that he was in attendance and that Sam Soysa was a representative of Gwynedd and not Wrexham. Page 3
Eitem Rhif 4 / Item No. 4 PENDERFYNWYD- Dylid cymeradwyo cofnodion cyfarfod Fforwm Pwyllgorau Safonau Gogledd Cymru a gynhaliwyd ar 4 Hydref, 2012, fel cofnod cywir, yn amodol ar wneud y newidiadau uchod. 59. CYNGOR LLYWODRAETHU A MOESOL I GYNGHORAU TREF A CHYMUNED Clywodd Aelodau fod yr eitem wedi ei chynnwys ar y rhaglen er mwyn trafod pa ddarpariaeth oedd gan bob Awdurdod Lleol o safbwynt Cyngor Llywodraethu a Moesol i Gynghorau Tref a Chymuned, a sut y cyfathrebwyd ac y symbylwyd hyn. Clywodd y fforwm hefyd y byddai r testun yn cael ei drafod yng Nghynhadledd Safonau 2013. Wrecsam Cynhaliwyd sesiynau hyfforddi yn ddiweddar yn ganolog ac mewn ardaloedd eraill o r Fwrdeistref Sirol. Roedd yr hyfforddiant yn dilyn yr un fframwaith â r arweiniad a ddefnyddiwyd ar gyfer Cynghorwyr Bwrdeistref Sirol Defnyddiwyd esiamplau yn seiliedig ar achosion yr Ombwdsmon yn yr hyfforddiant Roeddent yn dal i dderbyn ymholiadau gan Gynghorau Tref a Chymuned, ond roedd hyn yn well na gorfod delio gydag ymchwiliad Roedd lefel presenoldeb o 40-50% Cynhaliwyd cyfarfodydd chwarterol gyda Chlercod Cynghorau Tref a Chymuned, ond nid oedd lefel presenoldeb yn uchel Roedd gwybodaeth y clercod mewn perthynas â r Cod Ymddygiad yn amrywio Sir Ddinbych Cynhaliwyd cyfarfodydd chwarterol gyda Chlercod a Chynghorau Tref a Chymuned Cynhaliwyd hyfforddiant ar gyfer clercod Cynhaliwyd sioe deithiol hyfforddi gyda sesiynau hyfforddi ledled y Sir Roedd cyfradd presenoldeb o 30% yn y cyfarfodydd Derbyniwyd yr holl hyfforddiant mewn modd positif Roedd yn bwysig fod cysylltiadau cyfathrebu n parhau ar agor rhwng y Sir a Chynghorau Tref a Chymuned Ynys Môn Ychydig iawn o gwynion mewn perthynas â r Cod Ymddygiad oedd yn deillio o r Cynghorau Tref a Chymuned Cynhaliwyd sesiynau hyfforddi canolog gyda Chlercod a Chadeiryddion y Cynghorau Tref a Chymuned, gyda dealltwriaeth y byddai r Clercod yn trosglwyddo'r hyfforddiant yn ei flaen i Gynghorwyr Tud 4
RESOLVED- That, subject to the above amendments, the minutes of the meeting of the North Wales Standards Committees Forum held on 4 October 2012 be approved as a correct record. 59. GOVERNANCE AND ETHICAL ADVICE TO TOWN AND COMMUNITY COUNCILS Members were advised that the item had been included on the agenda in order to discuss what provision each Local Authority provided in terms of governance and ethical advice to Town and Community Councils, and how this was communicated and promoted. The Forum was further advised that the topic would be covered at the Standards Conference 2013. Wrexham Training sessions held centrally and in other areas of the County Borough Framework for training was the same guidance as used for County Borough Councillors Examples based on Ombudsman s cases were used within the training Queries were still received from Town and Community Councils, but this was better than having to deal with an investigation Attendance was at 40-50% Quarterly meetings had been held with Clerks to Town and Community Councils, but were not well attended The knowledge of Clerks in relation to the Code of Conduct was variable Denbighshire Quarterly meetings were held with Town and Community Clerks Training had been held for Clerks A training roadshow was held with training sessions throughout the County There was a 30% attendance rate at meetings All training had been positively received It was important that lines of communication were kept open between the County and Town and Community Councils Anglesey Eitem Rhif 4 / Item No. 4 Very few complaints emanated from Town and Community Councils in relation to the Code of Conduct Training sessions were held centrally with the Clerk and Chair of Town and Community Councils, with the understanding that Clerks would cascade the training down to their Councillors Page 4
60. CYFARWYDDYD DIWYGIEDIG YR OMBWDSMON YNGLŶN Â R COD YMDDYGIAD Yn dilyn y cais yn y cyfarfod diwethaf darparodd y Swyddog Monitro (Gwynedd), sydd hefyd yn Gadeirydd ACSeS Cymru, y wybodaeth ddiweddaraf a ganlyn:- Roedd canllawiau diwygiedig yr Ombwdsmon yn dod yn sgil achos Calver v Panel Dyfarnu Cymru yn yr Uchel Lys, a oedd wedi dyfarnu bod y Cynghorydd dan sylw wedi bod yn defnyddio ei Ryddid Mynegiant dan y Ddeddf Iawnderau Dynol ac felly nad oedd wedi mynd yn groes i r Cod Ymddygiad gan fod y sylwadau yn rhai o natur wleidyddol Roedd Aelodau o r Fforwm a Swyddogion Monitro n bryderus fod y trothwy ar gyfer y canllawiau diwygiedig wedi i osod yn rhy uchel, a gallai roi gormod o ryddid i Gynghorwyr Wedi i r pryderon uchod gael eu cyflwyno i r Ombwdsmon, roedd wedi cytuno adolygu'r canllawiau diwygiedig i gynghori Cynghorwyr ynglŷn â r hyn nad oedd yn ymddygiad derbyniol, yn hytrach na r oedd yn ymddygiad derbyniol. Roedd Swyddogion Monitro wedi derbyn copi drafft o r canllawiau diwygiedig, ond roeddynt yn pryderu nad oedd hyn yn mynd ddigon pell o safbwynt ymddygiad annerbyniol Fel modd o fwrw ymlaen, roedd is-grŵp o aelodau ACSeS ar hyn o bryd yn llunio ffurf o eiriau ar gyfer y canllawiau, y gallent eu trafod gyda r Ombwdsmon ym mis Mawrth 2013 Gobeithiwyd y byddai'r canllawiau diwygiedig mewn grym erbyn mis Ebrill 2013 Cafwyd trafodaeth ynglŷn â r canlynol:- Clywodd Aelodau na fyddai n newid y trothwy o ran pryd y byddai'r Ombwdsmon yn ymchwilio i gŵyn Penderfyniad i Gynghorau unigol fyddai mabwysiadu protocol ar gyfer Datrysiad Lleol mewn perthynas â chwynion, na fyddai n cael eu hymchwilio gan yr Ombwdsmon Nodwyd na fyddai'r Ombwdsmon yn bwrw ymlaen ag apêl mewn perthynas ag achos Calver CYTUNWYD - Nodi r wybodaeth mewn perthynas â chanllawiau diwygiedig yr Ombwdsmon 61. CYNHADLEDD SAFONAU 2013 Cyflwynwyd rhaglen ddrafft ar gyfer Cynhadledd Safonau 2013 i r Fforwm. Hysbyswyd Aelodau ynglŷn â r newidiadau a ganlyn:- Eitem Rhif 4 / Item No. 4 Y Swyddog Monitro (Gwynedd), fel Cadeirydd ACSeS, fyddai n agor y Gynhadledd Byddai lle i 30 i fod yn bresennol Tud 5
60. OMBUDSMAN'S REVISED GUIDANCE ON THE CODE OF CONDUCT Following the request at the last meeting the Monitoring Officer (Gwynedd), who is also the Chair of ACSeS Wales, provided the following update:- The Ombudsman s revised guidance was as a result of the Calver v The Adjudication Panel for Wales High Court case, which had ruled that the Councillor involved had been exercising his Freedom of Expression under the Human Rights Act and had therefore not breached the Code of Conduct as the comments were of a political nature Members of the Forum and Monitoring Officers were concerned that the threshold of the revised guidance was set too high, and could give Councillors too much leeway Following the above reservations being made to the Ombudsman, he had agreed to review the revised guidance to advise Councillors what was not acceptable behaviour, rather than what was acceptable behaviour Monitoring Officers had received a draft copy of the revised guidance, but were concerned it did not go far enough in terms of unacceptable behaviour As a way forward a sub-group of ACSeS members were currently producing a form of words for the guidance, which they would discuss with the Ombudsman in March 2013 It was hoped that the revised guidance would be in place by April 2013 Discussion ensued as follows:- Members were advised that it would not change the threshold at which the Ombudsman would investigate a complaint It would be a decision of individual Councils to adopt protocol for Local Resolution in relation to complaints, which the Ombudsman would not investigate It was noted that the Ombudsman would not pursue an appeal in relation to the Calver case AGREED- That the information in relation the Ombudsman s revised guidance be noted. 61. STANDARDS CONFERENCE 2013 The draft itinerary for the Standards Conference 2013 was presented to the Forum. Members were advised of the following changes:- Eitem Rhif 4 / Item No. 4 The Monitoring Officer (Gwynedd), as the Chair of ACSeS, would open the Conference There would be space for 130 attendees Page 5
Er mwyn galluogi'r rhai a oedd yn bresennol i fynd i sesiynau, cytunwyd y byddai'r 2 sesiwn yn y bore ar berthnasau Cynghorau Tref a Chymuned a Hyrwyddo Safonau yn Rhagweithiol yn cael eu hailadrodd yn y prynhawn Byddai'r sesiynau Cynnal Gwrandawiadau a Chosbau n cael eu hwyluso gan Sir Ddinbych a Chonwy Sir y Fflint ac Ynys Môn fyddai n hwyluso r sesiwn ar y Gofrestr Buddiannau Parc cenedlaethol Eryri fyddai n hwyluso mewn perthynas â materion ar gyfer Awdurdodau Un Pwrpas Cafwyd trafodaeth ynglŷn â r canlynol:- Er mai dim ond sesiynau penodol fyddai n cael eu hwyluso n ddwyieithog, gallai pawb a oedd yn bresennol gyfrannu naill ai n Gymraeg neu n Saesneg Roedd Ynys Môn wedi gwneud cais, yn dilyn beirniadaeth Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) o u Pwyllgor Safonau, y dylid gwahodd cynrychiolydd o SAC a Chymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlLC) i gymryd rhan yn y sesiwn; Hyrwyddo Safonau yn Rhagweithiol O safbwynt presenoldeb Aelodau Cynulliad Cenedlaethol yn y Gynhadledd, awgrymwyd y dylid, gan fod lle yn gyfyngedig, gwahodd y Gweinidog ar gyfer Llywodraeth Leol a Chymunedau i fod yn bresennol fel arsylwr Awgrymwyd gan mai Conwy oedd yn cynnal y digwyddiad, y dylid gwahodd Cadeirydd Pwyllgor Safonau Conwy i gyflwyno r sylwadau i gloi CYTUNWYD - (a) Dylid cymeradwyo'r rhaglen ar gyfer Cynhadledd Safonau 2013, yn amodol ar wneud unrhyw newidiadau pellach rhesymol a oedd eu hangen gan Swyddogion Monitro Gogledd Cymru. (b) Dylai Cadeirydd Pwyllgor Safonau Conwy roi r sylwadau i gloi. (c) Dylid gwahodd y Gweinidog Llywodraeth Leol a Chymunedau, Carl Sergeant AC, i fod yn bresennol yn y gynhadledd fel arsylwr. (d) Dylid gwahodd Swyddfa Archwilio Cymru a Chymdeithas Llywodraeth Leol Cymru i anfon cynrychiolydd i gymryd rhan yn y Gweithdy Hyrwyddo Safonau yn Rhagweithiol. 62. UNRHYW EITEM ARALL Dim. Eitem Rhif 4 / Item No. 4 (Daeth y cyfarfod i ben am 3.00 pm) Tud 6
In order to enable attendees to attend sessions it was agreed that the 2 morning sessions on Town and Community Council Relationships and Promoting Standards Proactively would be repeated in the afternoon Conducting Hearings and Sanctions would be facilitated by Denbighshire and Conwy Register of Interests would be facilitated by Flintshire and Anglesey Issues for Single Purpose Authorities would be facilitated by the Snowdonia National Park Discussion ensued as follows:- Although only certain sessions would be facilitated bilingually, all attendees could contribute in either English or Welsh Anglesey had requested that, following the Wales Audit Office s (WAO) criticisms of their Standards Committee, a representative from the WAO and the Welsh Local Government Association (WLGA) be invited to take part for the session; Promoting Standards Proactively In relation to the attendance of the Welsh Assembly Members to the Conference, it was suggested that, as there was limited space, the Minister for Local Government and Communities be invited to attend as an observer It was suggested that as Conwy were hosting the event, the Chair of the Conwy Standards Committee be invited to give the closing remarks AGREED- (a) That the itinerary for the Standards Conference 2013 be approved, subject to such further amendments as were reasonably required by the North Wales Monitoring Officers. (b) That the Chair for the Conwy Standards Committee give the closing remarks. (c) That the Minister for Local Government and Communities, Carl Sergeant AM, be invited to attend the conference as an observer. (d) That the Wales Audit Office and Welsh Local Government Association be invited to send a representative to participate in the Promoting Standards Proactively Workshop. 62. ANY OTHER ITEM None. Eitem Rhif 4 / Item No. 4 (The meeting ended at 3.00 pm) Page 6
Cynhadledd Safonau 2013 / Standards Conference 2013 AGENDA ITEM 4 Ffurflen adborth / Feedback form Eitem Rhif 4 / Item No. 4 Os gwelwch yn dda rhowch eich barn am y canlynol: Please give your view on the following: Ardderchog Excellent Da Good Boddhaol Satisfactory Gwael Poor Trefniadau cyn y gynhadledd Pre-conference arrangements Pa mor ddefnyddiol oedd y gynhadledd The usefulness of the Conference Y cyfle i rwydweithio Opportunity for networking Lleoliad/Lluniaeth Location/Refreshments Trefniadau'r gynhadledd The Conference arrangements Deunyddiau r gynhadledd Conference materials Sesiwn lawn 1 Peter Tyndall Plenary session 1 Peter Tyndall Sesiwn lawn 2 trefn datrys leol Plenary session 2 local resolution procedure Gweithdy 1A/2A: hyrwyddo safonau Workshop 1A/2A: promoting standards Gweithdy 1B/2B: gwrandawiadau a chosbau Workshop 1B/2B: hearings and sanctions Gweithdy 1C: buddiannau a gollyngiadau Workshop1C: interests and dispensations Gweithdy 2C: cyngorau cymuned ac un bwrpas Workshop 2C: communities and single purpose 50 21 6 2 49 28 2 0 42 30 5 1 54 18 3 1 55 19 0 1 47 23 8 2 38 34 3 0 38 30 0 0 31 17 1 0 19 18 6 1 12 9 3 0 15 8 2 1 Sylwadau pellach / Further comments. 1. I think we did a good job here in the North. Good balance of presentations and workshops. 2. Very worthwhile exercise. Informative, lively, information sharing. 3. Very well organised in all respects. 4. Very well organised and useful. Well chosen topics. Good venue and good facilities. 5. Very enjoyable and good Conference. 6. Should have started at 9 or 9:30. Most stayed overnight or were within 1 hours drive Standards documents too large Perhaps One Voice Wales representative should be invited? 7. I'd suggest that the Conference should have started earlier in the day. Those that travelled from South Wales probably all stayed the night before. Conference should have finished therefore at 15:30. Conference was excellent. 8. Diddorol dros ben. Dim digon o drafod/gwaith grŵp yn Gweithdy 1C. Trefniadau da / dwyieithog. 9. Would have liked longer to discuss Workshop 1A/2A Promoting Standards. 10. Would have preferred all the conference materials to be on the web or e-mail. The contents were very heavy to transport and a waste of paper. Could have condensed the day a little to perhaps start at 10:00 to enable us to get home earlier. Would be easier on a midweek day. Good use of bilingual communications. 11. Found documentation awkward to negotiate. Page 7
Eitem Rhif 4 / Item No. 4 12. Generally good but not as good over the whole range as the last 2/3 annual events have been. Venue (although at the opposite end of Wales for me) was very good. 13. Nid oedd y brif neuadd yn lleoliad delfrydol ar gyfer y gweithdai (rhy fawr ac amhersonol!) At y dyfodol, byddai'n ddefnyddiol pe bai'r dogfennau i aelodau'r gynhadledd gynnwys rhestr o'r holl aelodau, gan nodi pa Gyngor oeddent yn ei gynrychioli. 14. Cynhadledd wedi ei threfnu'n dda gyda chynnwys ardderchog. Diolch! 15. Workshop 1C We didn't have the opportunity to work in small groups although tables were arranged to provide just the opportunity. I would have welcomed more workshop sessions, shorter lunch break if necessary. I would have been happy to forego the cost of having conference documents in English and Welsh. 16. Page numbers needed on brochure. Morning group sessions not enough "Group Work". 17. Balance of Workshops/Plenary just right. 18. Location excellent easy to find and very pleasant vicinity, good facilities. Refreshments very good. Food poor satisfactory very heavily bread orientated, good fruit sticks option. 19. Members should have been asked prior to arriving if they wanted material in English or Welsh as of this document is waste! 1B too rushed needed 2 hour slot. 2C Single Purpose Authorities was poor - Registration on interest was good. 20. Venue could have been warmer and it would have been nice to have had some form of soft drink save for water. Otherwise Excellent! 21. As a new member of the Standards Committee I have found the conference to be extremely helpful. 22. Da Iawn. 23. Excellent conference pack, well organised and relevant. 2C This took the form of a presentation with questions rather than a workshop. 24. It is encouraging to see the degree to which all participants engaged with the issues, are willing to share and learn from good practice. 25. A useful and informative day. Thank you. 26. The need for mandatory training per town and community councils on the code is foremost. We have to sign to state we have read this when elected but not all understand. Well Done. 27. Prior commitment prevented attendance to morning session. 28. Excellent venue and welcome from staff-organisers. I feel that once again Community Councils were disregarded in view of what they do and achieve re training in Standards. 29. Excellent particularly hearings and sanctions. 30. Excellent conference. Acoustic conditions in workshops not good. Microphones needed. Food excellent. 31. The workshop in interests wasn't really a workshop with participations. 32. Conference materials overblown. Shiney paper not good. Papers very difficult to find ones way around. Liked idea of allocating people to tables for workshop sessions. 33. Really good conference, well done to everyone involved in organising the day. 34. At my first Standards Conference I found it very interesting and enjoyed hearing from others. The setting of the venue was much enjoyed! It was good to be able to chat to those with so much more experience. 35. Really useful lots to think about. Look forward to receiving conference notes. 36. No further comments required. An informative and enjoyable conference. 37. Wedi mwynhau'r profiad ac wedi dysgu llawer. Cynhadledd wedi ei threfnu yn dda. Diolch am gael bod yna. 38. A very good day. 39. Very enjoyable and good to meet other members. More time for Workshops would be good. 40. I spent the first few minutes of each session trying to find the slides in the conference pack. Rather confusing please could it be improved, at least with page numbering. 41. Gormod o ddeunydd yn sleidiau Gweithdy B. Fformat Gweithdy A yn llawer gwell a mwy rhyngweithiol. 42. Llongyfarchiadau am y trefniadau ac ar lwyddiant yr achlysur. 43. The standard of arrangements was well above expectation!! Page 8
Eitem Rhif 4 / Item No. 4 44. Very well organised and relevant conference. 45. Really useful, especially the opportunity to discuss with members of other Standards Committees. Raised a lot of new and interesting issues concerning the role of Standards Committees. 46. Facilities Main conference room was dark, black walls (!). Poor lighting. The room was very cold. Doors were left open and I asked several times if door could be closed. The women present sat in their coats. Thoroughly enjoyed and learned a great deal from Workshop Session 1A. Content was thin and I felt a wasted opportunity. Pack not numbered, difficult to follow. I do not eat diary products not asked dietary requirements before attending. 47. Diwrnod buddiol yn bennaf i glywed beth sydd yn mynd ymlaen mewn Awdurdodau eraill. 48 Buddiol iawn. Page 9
EITEM RHIF 4 FFORWM PWYLLGORAU SAFONAU GOGLEDD CYMRU Dydd Llun, 20 Mai 2013, am 2.00 pm Bodlondeb, Conwy YN BRESENNOL: Gwilym Ellis Evans Is-gaderiydd, yn y Gadair (Cadeirydd Pwyllgor Safonau Gwynedd) Trevor Coxon Swyddog Monitro - Wrecsam Sion Huws Swyddog Priodoldeb - Gwynedd Delyth E. Jones Swyddog Monitro - Conwy Islwyn Jones Is-gadeirydd Pwyllgor Safonau Ynys Môn Patricia Jones Is-gadeirydd Pwyllgor Safonau Sir y Fflint Peter Rowland Cadeirydd Pwyllgor Safonau Parc Cenedlaethol Eryri Michael B. Wilson Cadeirydd Pwyllgor Safonau Ynys Môn Yn bresennol: Caren Lewis Ynys Môn Swyddogion: Sian Harland Swyddog Gwasanaethau Pwyllgor Ifan Prys Cyfieithydd 1. PENODI IS-GADEIRYDD Cynigiwyd ac eiliwyd bod y Cynghorydd Gwilym Ellis Evans (Gwynedd) yn cael ei enwebu fel Is-Gadeirydd Fforwm Pwyllgorau Safonau Gogledd Cymru. PENDERFYNWYD - Penodi r Cynghorydd Gwilym Ellis Evans (Gwynedd) fel Is- Gadeirydd Fforwm Pwyllgorau Safonau Gogledd Cymru. (Roedd angen penodi Is-Gadeirydd gan nad oedd yr Is-Gadeirydd blaenorol bellach yn Aelod o Bwyllgorau Safonau Gogledd Cymru) 2. YMDDIHEURIADAU Cafwyd ymddiheuriadau am absenoldeb gan Lynn Ball (Ynys Môn), Sioned Wyn Davies (Wrecsam), Rob Dawson (Wrecsam), Jane Eyton- Jones (Awdurdod Tân ac Achub Gogledd Cymru), Lisa Jones (Sir Ddinbych), Robyn Jones (Ynys Môn), Ceri Nash (Wrecsam), Gareth Owens (Sir y Fflint), Dilys Ann Phillips (Gwynedd), Howie Roberts (Conwy), Parchedig Wayne Roberts (Sir Ddinbych), Ceri Williams (Conwy) a Gary Williams (Sir Ddinbych).
3. COFNODION Cyflwynwyd cofnodion cyfarfod Fforwm Pwyllgor Safonau Gogledd Cymru a gynhaliwyd 7 Ionawr 2013 i w cymeradwyo. PENDERFYNWYD - Cymeradwyo cofnodion cyfarfod Fforwm Pwyllgor Safonau Gogledd Cymru a gynhaliwyd 7 Ionawr 2013 fel cofnod cywir. 4. CYNHADLEDD SAFONAU 2013 - ADBORTH Ystyriodd yr Aelodau r adborth o Gynhadledd Safonau 2013 a gwnaed y sylwadau canlynol:- Cafodd y digwyddiad ei drefnu n dda ac roedd y bwyd yn dda Roedd rhywbeth at ddant pawb yn ystod y dydd Nodwyd nad oedd y brif neuadd yn lleoliad delfrydol, ond nid oedd yr ystafell lai ar gael ar y diwrnod hwnnw Er bod y deunydd darllen yn wych, byddai wedi hwyluso pethau pe bai mynegai yn y dogfennau gyda rhifau tudalen Awgrymwyd y gellid postio r dogfennau ar eu gwefan gyda r ddolen gyswllt at y safle a anfonwyd ar e-bost at y rhai a oedd yn bresennol Gellid bod wedi rhoi mwy o amser i r gweithdai rhyngweithiol Byddai r Gynhadledd Safonau nesaf yn cael ei threfnu gan Awdurdod Lleol arall Byddai pa mor aml y cynhelir Cynhadledd Safonau arall yn cael ei drafod yng nghyfarfod nesaf Cyfreithwyr Awdurdod Lleol Cytunodd Aelodau y dylid llongyfarch cydlynwyr Cynhadledd Safonau 2013 ar drefnu digwyddiad mor llwyddiannus. PENDERFYNWYD - Y dylid llongyfarch cydlynwyr Cynhadledd Safonau 2013 ar drefnu digwyddiad mor llwyddiannus. 5. UNRHYW EITEM ARALL Dyfodol y Fforwm Rhoddodd Swyddog Monitro (Conwy) wybod bod trafodaethau wedi u cynnal rhwng Swyddogion Monitro Gogledd Cymru ar ddyfodol y Fforwm. Gwnaed y sylwadau canlynol:- Gallai pob cyfarfod gael rhaglen fach wedi i dilyn gan Sesiwn Hyfforddi Gallai siaradwyr o Swyddfa'r Ombwdsmon, Panel Dyfarnu Cymru a Llywodraeth Cymru annerch y Fforwm ynglŷn â'u gwaith Byddai pa mor aml y ceir cyfarfodydd yn cael ei drafod yng nghyfarfod nesaf y Fforwm Gallai'r cyfarfodydd gylchdroi rhwng Awdurdodau Lleol
Dim ond Swyddog Monitro'r Awdurdod Lleol sy n cynnal fyddai n bresennol i gynnig cyngor a hwyluso r Sesiwn Hyfforddi Swyddogion Monitro fyddai n penderfynu ar Raglen Gwaith i r Dyfodol ar gyfer y Fforwm Byddai Conwy dal yn gyfrifol am drefnu r Fforwm a chynhyrchu r rhaglenni, gyda r Awdurdod Lleol sy n cynnal yn darparu Swyddog i gymryd cofnodion Byddai r cyfarfod nesaf yn cael ei gynnal yn hydref 2013 Indemniadau ar gyfer Aelodau a Chamau Datrys Lleol Rhoddodd Swyddog Monitro (Conwy) wybod y byddai camau Datrys Lleol ar gyfer Protocol Cwynion gan Aelod am Aelod arall yn cael ei gyflwyno mewn cyfarfod o Gyngor Conwy 4 Gorffennaf 2013. Fodd bynnag, yng nghyfarfod diwethaf y Cyngor 16 Mai 2013, cytunwyd i osod yr indemniad ar gyfer Cynghorwyr yn 20,000. Nid oedd Wrecsam wedi llunio Protocol Datrys Lleol eto, gan bod y Swyddog Monitro eisiau sicrhau y byddai r protocol yn gadarn. Byddai r Protocol yn cael ei gyflwyno i Gyngor Wrecsam ym Medi 2013. Byddai indemniadau ar gyfer Cynghorwyr yn cael ei gyflwyno mewn cyfarfod o'r Cyngor yn y dyfodol agos. Roedd Ynys Môn wedi mabwysiadu protocol Datrys Lleol 3 blynedd yn flaenorol, a gafodd ei ddefnyddio unwaith yn y 3 blynedd hynny. Wrth adolygu r protocol, gwelid ei fod yn feichus ac felly cynigiwyd i symleiddio r broses fel a ganlyn:- Roedd gan yr achwynydd 7 diwrnod i roi gwybod am gŵyn i r Swyddog Monitro Mae r Swyddog Monitro yna n anfon y gŵyn at y Cynghorydd, a wnaethpwyd cwyn yn ei gylch Mae gan y Cynghorydd 7 diwrnod wedyn i ymateb i'r gŵyn Yna gwahoddir y Cynghorydd i gyflwyno eu hachos i ddau Aelod Annibynnol o r Pwyllgor Safonau Mae r Cynghorydd yn cael dod â thystion a chynrychiolydd Gwnaethpwyd yr ymatebion canlynol i ymholiadau'n ymwneud â phrotocol:- Byddai r ddau Aelod Annibynnol yn cael eu defnyddio yn eu tro Ni fyddai r ddau Aelod Annibynnol a gyfranogai yn y Broses Ddatrys Leol wreiddiol yn cyfranogi mewn unrhyw Wrandawiadau Safonau dilynol Amcan y Protocol Datrys Lleol fyddai hyrwyddo camau cyfryngu a datrys, er mwyn adeiladu awyrgylch lle byddai Cynghorwyr yn fwy tebygol o gydweithio Gallai Swyddogion hefyd ddefnyddio r Protocol Datrys Lleol, ond ni fyddai hyn yn tanseilio eu gallu i roi cwyn i'r Ombwdsmon
Os oedd yr Aelodau Annibynnol yn ystyried bod achos o dorri Cod Ymddygiad, gallent argymell i r Arweinwyr Grŵp bod y Cynghorydd y gwnaethpwyd cwyn amdano yn ymddiheuro i'r achwynydd neu eu bod yn cael eu tynnu oddi ar y Pwyllgor Cafwyd trafodaeth wedyn ynghylch a ellid defnyddio Protocol Datrys Lleol i ddelio â chwynion yn ymwneud â Chynghorau Tref a Chymuned. Rhoddwyd gwybod i Aelodau nad rôl y Swyddogion Monitro oedd cael eu cynnwys mewn cwynion rhwng Cynghorwyr Tref a Chymuned; rôl y Clercod Tref a Chymuned oedd hyn. Fodd bynnag, rhoddodd Cadeirydd Pwyllgor Safonau Ynys Môn wybod ei fod wedi bod mewn cyfarfodydd Cyngor Tref a Chymuned yn ei swyddogaeth fel Aelod Annibynnol y Pwyllgor Safonau, i geisio atal y problemau rhag mynd yn waeth. Adborth Swyddog Monitro Awgrymwyd y byddai Swyddog Monitro'r Awdurdod Lleol sy n cynnal yn rhoi adborth ar lafar ym mhob cyfarfod ynglŷn ag unrhyw faterion safonau neu foesegol a oedd wedi codi ers cyfarfod diwethaf y Fforwm. (Daeth y cyfarfod i ben am 3.00 pm)
EITEM RHIF 5 HYRWYDDO SAFONAU YN RHAGWEITHIOL Yn ystod Cynhadledd Safonau Cymru a gynhaliwyd yn Llandudno ym mis Ebrill 2013, lluniodd Dilys Phillips, Swyddog Monitro Cyngor Gwynedd, y rhestr isod o 16 pwynt i helpu r Pwyllgorau Safonau i hyrwyddo a dwysáu eu gwaith. Er bod y rhain yn amlwg wedi u dylunio i gwrdd ag anghenion Awdurdod Lleol Unedol, mae rhai ohonynt a all fod yr un mor ddefnyddiol i ni yn APCE fel Awdurdod Un Pwrpas. Felly, dylai trafodaeth fer ynglŷn â r rhain fod yn werthfawr i ni. Nid yw trefn y pwyntiau n bwysig. 1. Cyfarfodydd gydag arweinyddion grŵp. 2. Arsylwi ar gyfarfodydd yr Awdurdod. 3. Monitro cwynion yn erbyn Aelodau. 4. Adroddiad blynyddol i r Aelodau. 5. Hyfforddiant gorfodol o r Cod Ymddygiad. 6. Deunyddiau cyfarwyddyd hawdd i w deall. 7. Trosolwg o r Gofrestr Buddiannau. 8. Hyrwyddo cyhoeddus i waith y Pwyllgor Safonau drwy newyddlen. 9. Protocol perthynas Aelod / Swyddog. 10. Cyfundrefn seinio rhybudd. 11. Adroddiadau camweinyddiaeth gan yr Ombwdsmon. 12. Trin cwynion. 13. Cofrestr rhoddion a lletygarwch. 14. Ceisiadau am wybodaeth gan Aelodau. 15. Protocol TG Aelodau. 16. Monitro absenoldebau Aelodau. Peter Rowland Awst 2013
EITEM RHIF 7 CYFARFOD Pwyllgor Safonau DYDDIAD 2 Hydref 2013 TEITL ENWEBU AELODAU AR GYFER Y PANEL APELIADAU GRADDIO STATWS SENGL ADRODDIAD GAN Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol PWRPAS I benodi tri aelod a dau aelod wrth gefn ar gyfer y Panel Apeliadau Graddfa Statws Sengl CEFNDIR Ar 15 Mehefin, 2011 fe wnaeth yr Awdurdod fabwysiadu Cynllun dirprwyo diwygiedig a oedd yn cynnwys newidiadau i gylch gorchwyl y Panel Apeliadau Graddfa Statws Sengl. Mae'r trefniadau diwygiedig yn datgan y dylai'r aelodaeth gynnwys tri aelod a dau aelod wrth gefn, ac y dylai pob ohonynt ddod o a chael eu dewis gan aelodau'r Pwyllgor Safonau. Mae r cylch gorchwyl hefyd yn datgan wrth benodi aelodau ar y Panel y dylai r Pwyllgor Safonau ystyried yr angen am gynrychiolaeth briodol o ddynion a merched. Rôl y Panel Apeliadau Graddfa Statws Sengl yw ystyried apeliadau a wneir ynghylch penderfyniadau'r panel gwerthuso swyddi a gynhelir yn fewnol ar lefel swyddogion fel rheol. Anaml iawn y gelwir cyfarfod o'r Panel Apeliadau Graddfa Statws Sengl gan na fu unrhyw apeliadau yn sgil unrhyw benderfyniad gan y panel gwerthuso swyddi yn ddiweddar. Yn hanesyddol, tra bod yr Awdurdod yn ymgymryd â'r broses gwerthuso swyddi, mae'n wir dweud bod y Panel yn weithredol ar y pryd. Fodd bynnag, mae yna alw am banel o'r fath oherwydd fe all apêl gael ei chyflwyno ar unrhyw adeg gan aelod o staff sy'n anghytuno â phenderfyniad y panel gwerthuso swyddi. Pan ystyriodd y Pwyllgor Safonau'r mater hwn ddiwethaf ar 3 Hydref 2012, penderfynwyd penodi Mr Peter J.Rowland, Mr Samindre W. Soysa a Mr David WA Vaughan fel aelodau o'r Panel Apeliadau Graddfa Sengl gyda'r Cynghorydd Elizabeth Roberts a'r Cynghorydd Eurig Wyn yn cael eu penodi fel aelodau dirprwyol. Mae angen i'r Pwyllgor Safonau ystyried aelodaeth y Panel Apeliadau Graddfa Sengl ar sail flynyddol yn dilyn Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol yr Awdurdod. GOBLYGIADAU O RAN ADNODDAU Dim
ARGYMHELLIAD Penodi tri aelod a dau aelod dirprwyol o aelodaeth y Pwyllgor Safonau i eistedd fel aelodau o'r Panel Apeliadau Graddfa Statws Sengl. PAPURAU CEFNDIROL
EITEM RHIF 8 CYFARFOD Pwyllgor Safonau DYDDIAD 2 Hydref 2013 TEITL ADRODDIAD AR BOLISI SEINIO RHYBUDD YR AWDURDOD ADRODDIAD GAN Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol PWRPAS I gynghori r Pwyllgor CEFNDIR Mae'r adroddiad hwn yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf am y camau a gymerwyd i sicrhau bod yr holl staff yn ymwybodol o Bolisi Seinio Rhybudd yr Awdurdod ac ar weithrediad y Polisi Seinio Rhybudd. Mae copi o bolisi Seinio Rhybudd yr Awdurdod yn cael ei atodi i'r adroddiad hwn. Mae copi o'r polisi Seinio Rhybudd ar gael i bob aelod o staff sydd â mynediad at y Fewnrwyd. Cydnabyddir fodd bynnag, er bod hyn yn cynnwys y mwyafrif helaeth o staff nid oes gan yr holl staff fynediad at y Fewnrwyd ac yn unol â hynny er mwyn darparu ar gyfer staff o'r fath mae copi ar gael gan unrhyw Bennaeth Gwasanaeth, y Swyddog Monitro, y Rheolwr Personél neu yn y swyddfeydd ym Mhenrhyndeudraeth yn ogystal â Phlas Tan y Bwlch. Gellir gweld felly, bod y Polisi ar gael yn eang i staff yr Awdurdod. Yn ystod y 18 mis diwethaf, fodd bynnag, ni fu unrhyw achosion o staff yn codi pryder naill ai yn erbyn cyd-aelod o staff nac yn erbyn Aelod o'r Awdurdod trwy gyfrwng y Polisi Seinio Rhybudd GOBLYGIADAU ADNODDAU Dim ARGYMHELLIAD 1. Nodi cynnwys yr adroddiad. PAPURAU CEFNDIROL Polisi Seinio Rhybudd
AWDURDOD PARC CENEDLAETHOL ERYRI ATODIAD POLISI DATGELU CYFRINACHOL EITEM RHIF 8 (SEINIO RHYBUDD) BETH YW SEINIO RHYBUDD? Seinio rhybudd yw datgelu camymddwyn neu anghyfreithlondeb o fewn Awdurdod i berson sydd â r gallu i roi terfyn ar gamymddwyn neu anghyfreithlondeb o r fath. Mae r Polisi yma yn esbonio sut i Seinio Rhybudd ac i bwy. CEFNDIR 1. Gweithwyr yw r rhai cyntaf yn aml i sylweddoli y gallai fod rhywbeth mawr o i le o fewn yr Awdurdod. Ond mae n bosibl na fyddant yn lleisio eu pryderon am eu bod yn ofni cael eu poenydio neu eu herlid, neu am eu bod yn teimlo y byddent trwy godi llais yn annheyrngar i w cydweithwyr neu i r Awdurdod. 2. Mae r Awdurdod hwn yn ymrwymedig i gadw r safonau uchaf o ran bod yn agored, priodoldeb ac atebolrwydd. Yn unol â r ymrwymiad hwnnw mae r Awdurdod yn annog gweithwyr ac eraill y mae ganddynt bryderon difrifol am waith yr Awdurdod i ddod ymlaen a lleisio r pryderon hynny o fewn yr Awdurdod. Cydnabyddir y byddai n rhaid symud ymlaen yn gyfrinachol gyda rhai achosion. 3. Rhoddir pwyslais yn Neddf Llywodraeth Leol 2000 a i Chodau Ymddygiad ar gyfer Aelodau a Swyddogion, ar yr angen i ddwyn camymddwyn i sylw r Awdurdod gan ddiogelu r rhai sy n gwneud hynny rhag cael eu herlid. Mae mecanwaith seinio rhybudd neu adrodd yn gwahodd y staff i gyd i ymddwyn yn gyfrifol i gynnal enw da eu corff a hyder y cyhoedd. Bydd annog polisi o fod yn agored o fewn corff hefyd yn cynorthwyo r broses. Nod y polisi hwn yw sicrhau fod pryderon difrifol yn cael eu lleisio n gywir a u trin yn briodol o fewn yr Awdurdod. DEDDF DATGELU BUDDIANT CYHOEDDUS 1998 1. Mae r Ddeddf yn amodi ei bod yn annheg fel mater o drefn diswyddo neu ddewis gweithiwr ar gyfer colli ei swydd os yw hynny n digwydd am iddo/iddi wneud Datgeliad Cymwys yn ddiffuant i rywun yr oedd ganddo/ganddi hawl i ddweud hynny wrtho/wrthi neu i w gosbi ef neu hi am wneud hynny. 2. Diffinnir Datgeliad Cymwys fel datgeliad sy n tueddu i ddatgelu un neu fwy o r canlynol: (a) (b) (c) (ch) bod trosedd yn cael ei chyflawni, yn debygol o gael ei chyflawni neu wedi cael ei chyflawni mae rhywun wedi methu, neu yn methu neu n debygol o fethu mewn cysylltiad ag unrhyw reidrwydd cyfreithiol y mae ef / hi yn rhwym wrtho mae camweinyddiad cyfiawnder wedi digwydd, yn digwydd neu n debygol o ddigwydd mae iechyd a diogelwch unigolyn wedi bod mewn perygl, mewn perygl, neu n debygol o fod mewn perygl
(d) (dd) mae r amgylchedd wedi cael ei niweidio, yn cael ei niweidio, neu n debygol o gael ei niweidio mae gwybodaeth sy n tueddu i ddangos unrhyw fater a ddaw o fewn unrhyw un o r paragraffau blaenorol wedi ei guddio n fwriadol neu n debygol o gael ei chuddio n fwriadol Nid yw datgeliad yn Ddatgeliad Cymwys os os yw r person sy n datgelu yn troseddu wrth wneud hynny. Gellid hawlio nad yw datgeliad gwybodaeth mewn perthynas â braint broffesiynol gyfreithiol (neu yn yr Alban, gyfrinachedd rhwng cleient a chynghorydd cyfreithiol proffesiynol) yn gallu cael ei gynnal pe hawlid hynny gan berson y datgelwyd yr wybodaeth wrtho/wrthi tra oedd yn ceisio cyngor cyfreithiol. NODAU R POLISI 1. Egluro i r staff sut i leisio pryderon difrifol 2. Annog y staff i deimlo n hyderus y gellid codi pryderon gwirioneddol heb ofni dial. 3. Sicrhau staff yr ymchwilir yn deg ac yn drwyadl i bryderon cyfreithlon. 4. Sicrhau fod rhai sy n seinio rhybudd yn cael gwybod am unrhyw gamau a gymerwyd. 5. Egluro sut gellir mynd â mater ymhellach os oes anfodlonrwydd ynglŷn ag ymateb yr Awdurdod. CWMPAS Y POLISI 1. Ni fwriedir i r Polisi Seinio Rhybudd ddisodli r trefniadau presennol. Er enghraifft mae Trefn Gwyno yr Awdurdod ei hun yn ei lle n barod, neu r hawl i aelod o r cyhoedd gwyno wrth yr Ombwdsman am yr Awdurdod, neu honni fod Aelod wedi torri Cod Ymddygiad yr Awdurdod. Yn fewnol, mae gweithiwr eisoes yn gallu defnyddio r Drefn Achwyn a pholisïau cymeradwy eraill mewn cysylltiad â u gwaith eu hunain e.e. Polisi Poenydio a Pholisi Cyfleoedd Cyfartal. Nod y Polisi Seinio Rhybudd, fodd bynnag, yw ymdrin â phryderon nad yw r trefniadau eraill hyn yn eu cynnwys. 2. Byddai enghreifftiau o bryderon difrifol sy n perthyn yn gywir o fewn y polisi hwn yn gallu cynnwys: a) Weithred anghyfreithlon boed suful neu droseddol b) Camweinyddu c) Torri unrhyw God Ymddygiad neu God Ymarfer Statudol ch) Torri, neu beidio gweithredu neu gydymffurfio ag unrhyw Reolau Sefydlog neu bolisïau a bennir gan yr Awdurdod d) Twyll neu lygredd dd) Ymddwyn yn beryglus mewn ffordd sy n debygol o achosi niwed corfforol i unrhyw berson/eiddo e) Camdrin neu boenydio corfforol neu rywiol neu fel arall. f) Peidio â chywiro neu gymryd camau rhesymol i roi gwybod am fater sy n debygol o beri cost fawr neu colled incwm i r Awdurdod ac un y gallai fod wedi
ei hosgoi neu golli canlyniad neu a fyddai n niweidio r Awdurdod mewn rhyw ffordd arall ff) Camddefnyddio pŵer neu ddefnyddio pwerau r Awdurdod i bwrpasau anawdurdodedig neu allanol g) Gwahaniaethau n annheg wrth weithio i r Awdurdod neu ddarparu ei wasanaethau. 3. Darperir y Polisi yn bennaf i weithwyr yr Awdurdod ei ddefnyddio, ond gall eraill ei ddefnyddio hefyd ( ee Aelodau a chontractwyr) fel y bo n briodol. Dylid cymryd fod cyfeiriadau at weithwyr neu staff yn cynnwys eraill fel y bo n briodol. Er hynny mae trefniadau ar wahân ar gyfer cwynion gan Aelodau yn erbyn Aelodau, a chwynion gan aelodau o r cyhoedd. 4. Adolygir y Polisi yma bob tair blynedd, oni bai fod y Swyddog Monitro o r farn bod newidiadau mewnol ac allanol sy n effeithio ar yr Awdurdod yn golygu y byddai n ddoeth mynd ati i adolygu r Polisi n gynharach na hynny. MESURAU DIOGELU 1. Poenydio neu Erlid a) Mae r Awdurdod yn cydnabod fod y penderfyniad i roi gwybod am bryder yn gallu bod yn un anodd, ac un o r prif resymau am hynny yw ofn dial gan y rhai sy n gyfrifol am y camymddwyn. Ni ddylai staff sy n gwneud honiad yn ddiffuant fod â dim i w ofni oherwydd byddant yn cyflawni eu dyletswydd i w cyflogwr, eu cydweithwyr a r cyhoedd. b) Ni fydd yr Awdurdod yn goddef poenydio nac erlid, ac os byddant yn digwydd gallai r bobl hynny ddioddef camau disgyblu. c) Pan fo r pryder a leisir yn ymwneud â Rheolwr Llinell gweithiwr fe wnaiff yr Awdurdod ofalu fod y sefyllfa n cael ei monitro, yn ystod unrhyw ymchwiliad ac yn dilyn hynny. 2. Cyfrinachedd Bydd yr Awdurdod yn gwneud ei orau i beidio â datgelu pwy yw gweithwyr sy n codi pryderon a dim am i w henwau gael eu datgelu. Ond rhaid deall y gallai r broses ymchwilio ddatguddio pwy yw ffynhonnell yr wybodaeth a i bod yn bosibl y bydd angen datganiad gan y gweithiwr er mwyn gallu symud ymlaen gydag ymchwiliad. 3. Honiadau Dienw Mae r Polisi hwn yn annog gweithwyr i wneud unrhyw honiadau ar ddu a gwyn ac i roi eu henw wrth yr honiad. Mae pryderon sy n cael eu lleisio n ddienw yn llawer llai grymus, ac yn fwy anodd ymchwilio iddynt. Yn ychwanegol at hyn bydd yn fwy anodd diogelu sefyllfa r sawl sy n rhoi r wybodaeth a darparu adborth. Er hynny byddwn yn ystyried honiadau dienw hyd yn oed a gellir mynd ar eu trywydd yn ôl fel y bo r Awdurdod yn barnu n ddoeth. Wrth ymarfer disgresiwn, byddai r ffactorau y byddai n rhaid cymryd cyfrif ohonynt yn cynnwys: a) Pa mor ddifrifol yw r materion a godwyd b) Pa mor gredadwy yw r pryderon, a c) Y tebygolrwydd y bydd ffynonellau a briodolir yn cadarnhau r honiad.
4. Honiadau Di-sail Ni chymerir unrhyw gamau yn erbyn gweithiwr os yw n gwneud honiad yn ddiffuant, hyd yn oed os nad yw r ymchwiliad yn cadarnhau r honiad. Er hynny mae n bwysig fod yr Awdurdod yn diogelu swyddogion ac Aelodau hefyd all fod yn destun honiadau di-sail. Yn unol â hynny rhaid deall yn glir y gellir cymeryd camau disgyblu yn erbyn gweithwyr sy n ail adrodd honiadau neu n gwneud honiadau maleisus neu flinderus. SUT I LEISIO PRYDER ( SEINIO RHYBUDD ) 1. Os oes gan weithwyr bryderon ni ddylent gysylltu n uniongyrchol ag unigolion na u cyhuddo na cheisio ymchwilio i r mater eu hunain. 2. Fel arfer, dylid codi r pryder gyda rheolwr llinell y gweithiwr, Pennaeth Gwasanaeth neu Gyfarwyddwr. Ond rhaid deall fod hynny yn dibynnu ar ba mor ddifrifol yw r materion dan sylw, a phwy gredir sy n ymwneud â r camymddwyn. Yn unol â hyn, mewn achos addas efallai y bydd yn well gan weithwyr fynd at y Prif Weithredwr (Swyddog y Parc Cenedlaethol), unrhyw Gyfarwyddwr, y Swyddog Monitro, y Prif Swyddog Cyllid, y Pennaeth Cyllid neu r Pennaeth Personél. 3. Yn y lle cyntaf fe allwch ffonio neu drefnu i gyfarfod y swyddog priodol. Ond mae n llawer gwell nodi r pryderon mewn llythyr os yw r mater i gael ei ymchwilio. Gwahoddir gweithwyr i amlinellu cefndir a hanes y pryder gan roi enwau, dyddiadau, lleoedd a manylion eraill ar bob cyfle posibl a r rheswm pam eu bod yn pryderu n arbennig ar y sefyllfa. Po gynharaf yn y byd y bydd gweithwyr yn lleisio eu pryderon yna rhwyddaf fydd gweithredu. 4. Er na ddisgwylir i weithwyr brofi gwirionedd eu honiad, bydd angen iddynt fedru dangos i r person y maent wedi cysylltu ag ef/hi fod digon o sail resymolresymol iddynt bryderu. 5. Gall gweithwyr wahodd eu Hundeb Llafur neu gymdeithas broffesiynol i godi pryder ar eu rhan. YMATEB YR AWDURDOD 1. Bydd yn rhaid gwneud ymholiadau cychwynnol er mwyn amddiffyn unigolion a r Awdurdod cyn penderfynu a yw ymchwiliad yn briodol, ac os felly, sut ymchwiliad y dylid ei gael. Er hynny nid yw profi eich pryderon yn gyfystyr â u derbyn na u gwrthod. Gellir datrys rhai pryderon heb orfod cynnal ymchwiliad. 2. Os bernir bod ymchwiliad yn briodol bydd y camau a gymerir gan yr Awdurdod yn dibynnu ar natur a difrifoldeb y pryder. Gallai r materion a godir : a) Gael eu hymchwilio n fewnol e.e. gan y Swyddog Monitro, gan y Prif Swyddog Cyllid, Pennaeth Personél neu Reolwr priodol. b) Gael eu cyfeirio at Ymchwilwyr Mewnol. c) Gael eu cyfeirio at Swyddfa Archwilio Cymru. ch) Gael eu cyfeirio at yr Heddlu. d) Fod yn achos ymchwiliad annibynnol e.e. gan yr Ombwdsman Gwasanaethau Cyhoeddus.
3. Bydd yr Awdurdod yn ymateb mewn llythyr o fewn deg diwrnod gwaith ar ôl derbyn gwybodaeth am bryder ar ddu a gwyn, gan : a) Gydnabod fod y pryder wedi ei dderbyn. b) Nodi sut y bwriedir delio gyda r mater. c) Rhoi amcan o faint o amser y mae n debygol o i gymryd i gael canfyddiadau am y pryder sydd wedi ei godi ch) Nodi a wnaed ymchwiliadau cychwynnol, a d) Nodi a fydd ymchwiliadau pellach yn cael eu cynnal ac os na, nodi r rhesymau pam. 4. Bydd faint o gyswllt a geir rhwng y sawl sy n codi r pryder a r swyddogion sy n ystyried y mater yn dibynnu ar natur y materion a godir, yr anawsterau cysylltiedig posib, ac eglurder yr wybodaeth a ddarparwyd. Ond beth bynnag bydd yr Awdurdod yn ceisio darparu adborth addas sut bynnag y bydd yn rhaid iddo symud ymlaen. 5. Os trefnir cyfarfod, bydd gan weithwyr hawl i gael cynrychiolydd Undeb Llafur neu ffrind yn gwmni os dymunant. 6. Bydd yr Awdurdod yn cymryd camau i leihau i r eithaf unrhyw drafferthion y gallech eu cael o ganlyniad i leisio pryder. Er enghraifft, os bydd angen i chi roi tystiolaeth mewn achos disgyblu neu achos troseddol bydd yr Awdurdod yn trefnu i chi dderbyn cyngor am y drefn. 7. Mae r Awdurdod yn derbyn fod angen eich sicrhau y bydd y mater yn cael ei drin yn briodol. Ac felly, yn amodol ar unrhyw gyfyngiadau cyfreithiol, byddwn yn rhoi gwybod i chi beth yw canlyniad unrhyw ymchwiliad. SUT GELLIR MYND Â R MATER YMHELLACH 1. Bwriad y polisi hwn yw darparu trefn ar gyfer delio n deg ac yn drwyadl gyda phryderon o fewn yr Awdurdod. Bydd y staff yn helpu r Awdurdod i allu gwneud hyn trwy ddilyn y drefn hon. 2. Gobeithio y bydd y camau a gymerir gan yr Awdurdod yn bodloni r gweithwyr. Ond os nad ydynt, ac os teimlant yr angen i godi r mater tu allan i r Awdurdod dyma bwyntiau cyswllt posib: a) Eu Hundeb Llafur b) Cyrff proffesiynol perthnasol neu gyrff rheoleiddio c) Swyddfa Archwilio Cymru ch) Ombwdsman dros Wasanaethau Cyhoeddus yng Nghymru d) Cyngor Gweithredol Iechyd a Diogelwch dd) Y corff elusennol Public Concern at Work : 020 7404 6609. e) Yr Heddlu 3. Os bydd staff yn mynd â r mater tu allan i r Awdurdod, ac felly n gwneud datgeliadau tu allan i r Polisi hwn, dylent ofalu nad ydynt yn datgelu gwybodaeth gyfrinachol, a bod unrhyw ddatgeliad o r fath yn freintiedig ac yn berthnasol i r pryder a godwyd. Gall gwybodaeth gyfrinachol gynnwys gwybodaeth bersonol am aelodau o staff yr Awdurdod. Dylai unrhyw un sy n bwriadu datgelu n allanol geisio cyngor cyfreithiol annibynnol.
EITEM RHIF 9 CYFARFOD Pwyllgor Safonau DYDDIAD 2 Hydref 2013 TEITL LLYTHYR EGLURHAOL A GYHOEDDWYD GAN BANEL ANNIBYNNOL CYMRU AR GYDNABYDDIAETH ARIANNOL ADRODDIAD GAN Cyfarwyddwr Gwasanaethau Corfforaethol PWRPAS Er gwybodaeth 1 CEFNDIR 1.1 Mae Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol wedi cynnal cyfres o ymweliadau gyda phob un o'r 22 Prif Gynghorau, 3 Awdurdod Parc Cenedlaethol a 3 Awdurdodau Tân ac Achub yn ystod y flwyddyn. Yn dilyn ymweliadau o'r fath, mae'r Panel wedi nodi y bydd yn ystyried newidiadau i'r fframwaith tâl presennol ac y bydd unrhyw newidiadau o'r fath yn digwydd yn sgil y wybodaeth a gafwyd yn y trafodaethau a gynhaliwyd yn ystod yr ymweliadau hynny. 1.2 Yn y cyfamser mae Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol wedi cyhoeddi Llythyr o eglurhad, dyddiedig 19 Gorffennaf 2013 sy'n mynd i'r afael â r hyn y mae'n ei ystyried fel anghysondebau yn y system bresennol. Mae r Llythyr o Eglurhad ynghlwm i r adroddiad hwn ac fel y gellir gweld ynddo mae cyfanswm o bum pwynt wedi cael eu codi. 1.3 Wrth ei ddarllen, mae'n ymddangos bod y pwynt cyntaf a godwyd yn ymwneud yn uniongyrchol â'r Awdurdod hwn. Yn y gorffennol mae'r Awdurdod, drwy gyfrwng penderfyniad ffurfiol a wnaed mewn cyfarfod o r Awdurdod wedi penderfynu bod y cyflog penodedig ar gyfer pob aelod yn cael ei leihau o 50 y flwyddyn a hynny i gyfrif fel cyfraniad tuag at y prydau y bydd yr aelodau yn eu mwynhau ym Mhlas Tan y Bwlch. Mae prydau bwyd o'r fath yn cael eu darparu yn dilyn cyfarfodydd pwyllgor a r Awdurdod ac mae n cynnwys cost cinio Nadolig. Teimlwyd ar y pryd fod hon yn system symlach yn hytrach na mynd ati i filio pob aelod ar gyfer pob pryd bwyd a gymerwyd mewn gwirionedd ym Mhlas Tan y Bwlch. Fodd bynnag, teimlai'r Panel, er mwyn parhau â system o'r fath yna bydd angen cael cydsyniad pob aelod unigol o'r Awdurdod. Gallaf
gadarnhau bod ein system bellach wedi newid ac rydym yn awr yn y broses o ganfod pa aelodau sy n dymuno parhau i gael swm wedi ei dynnu o u cyflog yn gyfnewid am brydau bwyd ym Mhlas Tan y Bwlch. Bydd gofyn i bob aelod i lofnodi ffurflen flynyddol i gadarnhau eu caniatâd ar gyfer didyniad o'r fath. GOBLYGIADAU O RAN ADNODDAU Dim ARGYMHELLIAD Nodi r datblygiadau PAPURAU CEFNDIROL Llythyr eglurhaol a gyhoeddwyd gan Banel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol