Sut all Acas helpu Esbonio Cymodi Cynnar inform advise train work with you
Beth mae ACAS yn ei wneud? Acas yw r Gwasanaeth Cynghori, Cymodi a Chyflafareddu. Rydym yn sefydliad annibynnol sy n derbyn arian cyhoeddus i hyrwyddo cysylltiadau cyflogaeth da ac i helpu datrys anghydfodau cyflogaeth. Os bydd gan rywun anghydfod yn y gwaith a bydd y person hwnnw neu ei gyflogwr yn gofyn am help gennym, gallwn weithio gyda nhw i geisio canfod datrysiad sy n dderbyniol i bawb, er mwyn iddynt allu osgoi r angen am hawliad Tribiwnlys Cyflogaeth. Gelwir y broses yn Cymodi. Cyhoeddwyd cyflwyniad Cymodi Cynnar yn rhan o r Ddeddf Menter a Diwygio Rheoleiddio 2013. Mae r daflen hon yn esbonio sut fydd y gwasanaeth Cymodi Cynnar yn gweithio. Os oes gennych chi anabledd, rhowch wybod i ni os oes angen i ni wneud unrhyw drefniadau arbennig ar eich cyfer wrth ddelio â ch achos. Os ydych chi angen defnyddio cyfieithydd, gallwn drefnu cyfathrebu trwy Language Line, sy n wasanaeth cwbl gyfrinachol a diduedd. Gellir hefyd darparu r daflen hon ar ffurfiau amgen. Anfonwch e-bost at Acas Publications yn acas@ecgroup.co.uk am ragor o fanylion. 2 Sut all Acas helpu
Beth yw Cymodi Cynnar? Bydd Cymodi Cynnar ar gael o fis Ebrill 2014. Mae hyn yn golygu y gall Acas gynnig Cymodi Cynnar i helpu setlo r anghydfod heb fynd i r llys. Ar gyfer hawliadau tribiwnlys a gyflwynwyd ar neu wedi 6 Mai 2014, mae hyn yn ofyniad cyfreithiol, oni bai y ceir eithriad, i hawlydd fod wedi gwneud hysbysiad cymodi cynnar i Acas. Ni fyddwn yn derbyn hawliadau tribiwnlys oni bai fod y gŵyn wedi ei chyfeirio at Acas ac y cyhoeddwyd tystysgrif cymodi. Mae r dystysgrif hon yn cadarnhau y bodlonwyd gofynion cymodi cynnar. Beth yw prif nodweddion cymodi cynnar? Mae n wirfoddol er ei bod yn ofynnol i hawlwyr posibl gysylltu â ni cyn gwneud hawliad tribiwnlys, does dim ond angen iddynt drafod y mater gyda ni a cheisio ei ddatrys os ydynt eisiau a gallan nhw neu r cyflogwr stopio r broses ar unrhyw adeg. Mae am ddim ni chodir tâl am ein gwasanaeth. Rydym yn ddiduedd nid yw Acas yn cynrychioli r cyflogai na r cyflogwr. Rydym yn annibynnol nid yw Acas yn rhan o system y Tribiwnlys. Mae n gyfrinachol dim ond os ydych chi n cytuno y bydd yn ddefnyddiol wrth geisio setlo ch achos allwn ni drafod yr hyn a ddywedwch wrthym. Ni ellir defnyddio beth bynnag a drafodir yn ystod cymodi gan y naill ochr na r llall mewn gwrandawiad tribiwnlys. Esbonio Cymodi Cynnar 3
Beth am Gynrychiolaeth? Nid oes unrhyw reidrwydd i gael cynrychiolydd ar gyfer Cymodi Cynnar. Os byddwch chi n penodi cynrychiolydd i weithredu ar eich rhan, byddwn yn cymodi trwyddynt. Gall cynrychiolydd fod yn rhywun o ch dewis chi a gallai gynnwys swyddog undeb llafur, cyfreithiwr, neu rywun o Ganolfan y Gyfraith neu Swyddfa Cyngor ar Bopeth. Gallai ch cynrychiolydd gytuno ar setliad ar eich rhan. Gan fod setliadau yn rhwymol gyfreithiol, mae n bwysig sicrhau fod eich cynrychiolydd yn deall eich gofynion yn llawn, bod ganddo eich caniatâd penodol i ddod i gytundeb ar eich rhan, ac yn cadw mewn cysylltiad rheolaidd gyda chi fel eich bod yn ymwybodol o unrhyw gynnydd yn eich cymodi. A oes unrhyw eithriadau? Mae r gofyniad i hysbysu Acas yn berthnasol i bron i bob hawliad tribiwnlys arfaethedig gyda nifer fechan o eithriadau. Er enghraifft, os yw r hawliwr posibl yn un o nifer o bobl sy n hawlio yn erbyn yr un cyflogwr a bod un eisoes wedi gwneud cais i Acas yn yr un anghydfod, efallai na fydd angen i r hawlwyr eraill posibl wneud hynny. Ceir rhagor o wybodaeth am eithriadau ar wefan Acas yn www.acas.org.uk/ earlyconciliation. Wrth gwrs, ble ceir eithriad posibl, bydd hawlwyr yn dal i allu dewis rhoi cynnig ar Gymodi Cynnar os y dymunant. 4 Sut all Acas helpu
Sut mae gwneud cais am Gymodi Cynnar? Y ffordd gyflymaf a symlaf yw trwy r ffurflen hysbysiad Cymodi Cynnar ar wefan Acas yn www.acas.org.uk/ earlyconciliation. Neu, os nad oes gan rywun fynediad i r rhyngrwyd, gall drafod ei opsiynau trwy ffonio 0300 123 11 22. Mae r ffurflen hysbysu yn gofyn am fanylion cyswllt sylfaenol ar gyfer yr hawliwr a r cyflogwr. Dylai hawlwyr ofalu eu bod yn cynnwys yr enw cywir ar gyfer eu cyflogwr. Os gwneir hawliad wedi hynny i r tribiwnlys, bydd angen i enw r cyflogwr ar yr ET1 gyfateb i r enw ar y ffurflen hysbysiad cymodi cynnar. Os yw r enwau n wahanol, gallai hyn arwain at wrthod yr hawliad gan y tribiwnlys. Bydd cyflogwyr hefyd yn gallu defnyddio Cymodi Cynnar os ydynt yn credu fod yna anghydfod gweithle sy n debygol o arwain at achos tribiwnlys. Cewch wybod mwy ar wefan Acas yn www.acas.org.uk/earlyconciliation. Os ydych chi n cynrychioli neu yn cynghori hawlydd sy n bwriadu dwyn hawliad tribiwnlys, neu os ydych yn cynrychioli grŵp o hawlwyr yn erbyn yr un cyflogwr/ cyflogwyr gallwch gael rhagor o wybodaeth yma: www.acas.org.uk/earlyconciliation. Beth sy n digwydd i gais Cymodi Cynnar? Pan fyddwn yn derbyn cais, byddwn yn anfon cydnabyddiaeth i r hawliwr yn gyntaf, a hynny ar-lein, trwy e-bost neu trwy r post yn ddibynnol ar sut y gwnaethpwyd yr hysbysiad i Acas. Esbonio Cymodi Cynnar 5
Beth sy n digwydd i gais Cymodi Cynnar? Pan fyddwn yn derbyn cais, byddwn yn anfon cydnabyddiaeth i r hawliwr yn gyntaf, a hynny ar-lein, trwy e-bost neu trwy r post yn ddibynnol ar sut y gwnaethpwyd yr hysbysiad i Acas. Yna rydym yn anelu at ffonio r hawliwr erbyn diwedd y diwrnod gwaith canlynol fan bellaf i wirio r wybodaeth a ddarparwyd, i gael gwybod beth yw testun yr hawliad ac i esbonio Cymodi Cynnar. Wedi gwneud hyn bydd yr hawliwr yn derbyn galwad gan gymodwr Acas. Dim ond wedi i r cymodwr sefydlu cyswllt â r hawliwr ac esbonio r camau nesaf, ac y bydd yr hawliwr yn cytuno ei fod am fwrw ymlaen â Chymodi Cynnar y bydd yn cysylltu â r cyflogwr. Bydd y cymodwr yn ceisio sefydlu cyswllt gyda r ddau barti erbyn diwedd y diwrnod gwaith canlynol. Os na allwn sefydlu cyswllt gyda r hawliwr dros gyfnod rhesymol o amser, neu os yw r hawliwr yn dynodi nad yw eisiau cymodi cynnar, byddwn yn cau r achos ac yn cyhoeddi tystysgrif cymodi cynnar. Anfonir hyn trwy e-bost neu r post fel fo n briodol. 6 Sut all Acas helpu
Sut all Cymodi Cynnar helpu? Mae n hysbysu. Gall y partïon gael gwell syniad o gryfderau a gwendidau r achos posibl, ac archwilio r opsiynau i ddatrys eu gwahaniaethau. Mae n arbed amser ac arian. Os gall partïon setlo eu hanghydfod, bydd hyn yn arbed yr amser, cost, risg a straen o fynd i dribiwnlys. Rydych yn rheoli r sefyllfa. Mae cytundebau i osgoi Tribiwnlys ar delerau a benderfynwyd gan y partïon, nid rhai a orfodwyd gan dribiwnlys. Gall canlyniadau a gytunir gynnwys pethau nad ydynt ar gael mewn tribiwnlysoedd, megis geirda neu ymddiheuriad, er enghraifft. Mae n gyfrinachol. Gellir cadw popeth yn gyfrinachol nid yw Acas yn siarad ag unrhyw un tu allan i r broses, tra bod gwrandawiadau tribiwnlys yn gyhoeddus. Gall adfer ymddiriedaeth. Os yw r Hawliwr yn dal yn gyflogedig, mae n cynyddu r tebygolrwydd o osgoi dirywiad parhaol yn y berthynas cyflogaeth os mai dyma beth mae r ddwy ochr eisiau cyflawni. Gall fod yn ddatrysiad cyflym. Gellir delio â nifer o achosion gydag ambell alwad ffôn, gan weithredu r deilliannau a gytunwyd yn fuan iawn wedyn. Esbonio Cymodi Cynnar 7
Beth fydd fy Nghymodwr yn wneud? Mae gan Gymodwyr Acas brofiad helaeth o ddelio ag anghydfodau rhwng cyflogwyr a chyflogeion. I archwilio sut y gellir datrys hawliad posibl, bydd y Cymodwr yn trafod y materion gyda r cyflogwr a r cyflogai. Bydd hyn yn digwydd yn bennaf dros y ffôn, ond weithiau gallai cyfarfod, a gadeirir gan y Cymodwr, fod yn ddefnyddiol. Bydd y Cymodwr hefyd, ble fo n briodol, yn: esbonio r broses gymodi annog defnydd o weithdrefnau mewnol megis gweithdrefnau disgyblaethol a chwyno os ydynt ar gael esbonio sut mae tribiwnlysoedd yn mynd ati i wneud eu penderfyniad a beth fyddant yn ystyried trafod yr opsiynau sydd ar gael, er enghraifft, penodi Canolwr annibynnol dan gynllun Canoli Acas mewn achosion priodol helpu partïon i ddeall dehongliad yr ochr arall o r materion trafod unrhyw gynigion gan y naill ochr neu r llall i ddatrys y mater. 8 Sut all Acas helpu
Beth yw ffiniau rôl y Cymodwr? Y Cymodwr... Ni all wybod beth fyddai canlyniad gwrandawiad tribiwnlys pe byddai n cael ei gynnal Ni all gynghori r naill ochr na r llall p un a ddylai dderbyn unrhyw gynigion ar gyfer datrysiad Ni all gefnogi un ochr, cynrychioli r naill barti neu r llall na helpu paratoi achos ar gyfer tribiwnlys nac amddiffyniad i hawliad Ni all ddatgan barn ar rinweddau hawliad na chynghori ar a ddylid gwneud hawliad. Am ba hyd fydd Cymodi Cynnar yn parhau? Bwriedir i gyfnod cychwynnol Cymodi Cynnar barhau am hyd at un mis calendr, a dyma pam ein bod yn ceisio cysylltu â r ddau barti mor fuan wedi derbyn y cais. Fodd bynnag, os yw r ddau barti yn cytuno fod angen mwy o amser, gellir ymestyn y cyfnod, unwaith yn unig, am 14 niwrnod arall. Os nad yw r mater yn dal wedi ei ddatrys wedi r cyfnod hwn, bydd y Cymodwr yn terfynu r Cymodi Cynnar a bydd yr hawliwr yn rhydd i gyflwyno hawlio mewn tribiwnlys. Bydd y dystysgrif ffurfiol fod Cymodi Cynnar wedi gorffen yn cynnwys cyfeirnod unigryw y bydd angen i r hawliwr ddarparu wrth gyflwyno hawliad i r Tribiwnlys Cyflogaeth. Esbonio Cymodi Cynnar 9
Beth sy n digwydd os nad yw cymodi Acas yn llwyddiannus? Os ceir datrysiad trwy Acas, bydd y Cymodwr yn cofnodi beth a gytunwyd arno ar y ffurflen Acas (a elwir yn COT3). Cytundeb COT3 yw r term a ddefnyddir mewn dogfen setliad Acas. Bydd y ddau barti yn llofnodi hyn fel cofnod ffurfiol o r cytundeb. Bydd y COT3 yn gontract rhwymol gyfreithiol sy n golygu na fydd yr hawliwr yn gallu gwneud hawliad tribiwnlys ar y mater hwnnw. Beth os na allwn ddod i gytundeb? Os na all y ddau barti setlo r mater, bydd y Cymodwr yn dod â Chymodi Cynnar i ben. Yna bydd yr Hawliwr yn rhydd i gyflwyno hawliad mewn Tribiwnlys Cyflogaeth. Bydd y gydnabyddiaeth ffurfiol yn cynnwys cyfeirnod unigryw y bydd angen i r Hawliwr ddarparu wrth gyflwyno ei hawliad i r tribiwnlys. Os bydd hawliwr yn colli ei gydnabyddiaeth ffurfiol, gall ofyn am gopi dyblyg. Bydd copi o r gydnabyddiaeth ffurfiol hon fod Cymodi Cynnar wedi dod i ben hefyd yn mynd i r cyflogwr ond dim ond os bu n cymryd rhan. Os yw r ddau barti eisiau parhau i drafod wedi Cymodi Cynnar, gall Acas ddal i gymryd rhan ar gais, ac os gwneir hawliad tribiwnlys bydd y Cymodwr unwaith eto yn cynnig helpu r ddau barti i ddatrys eu gwahaniaethau heb fod angen mynd i wrandawiad tribiwnlys. 10 Sut all Acas helpu
A yw cymodi Cynnar yn effeithio ar yr amserlen i wneud hawliad tribiwnlys? Er mwyn caniatáu digon o amser i Gymodi Cynnar ddigwydd, gwnaethpwyd newidiadau i r terfyn amser i gyflogai ddod â hawliad Tribiwnlys Cyflogaeth unwaith y bydd y broses Cymodi Cynnar wedi dechrau. Gelwir y terfynau amser hyn yn gyfnodau cyfyngiad. Yn gyffredinol, mae r cyfnodau cyfyngiad ar gyfer cyflwyno hawliadau yn y Tribiwnlys Cyflogaeth naill ai n dri neu chwe mis calendr yn dibynnu ar natur yr hawliad. Felly, er enghraifft, os yw rhywun wedi ei ddiswyddo, byddai ganddo dri mis calendr o ddyddiad y diswyddiad i wneud hawliad am ddiswyddiad annheg. Pan fydd yr hawliwr yn cysylltu ag Acas, bydd hyn yn oedi y terfyn ar gyfer cyflwyno i hawliad i dribiwnlys. Gall yr oediad hwn fod am hyd at un mis calendr, ac 14 niwrnod arall os oes angen mwy o amser. Bydd y terfyn amser yn dechrau rhedeg eto pan fydd yr Hawliwr yn derbyn ei gydnabyddiaeth ffurfiol (y Dystysgrif) fod Cymodi cynnar wedi gorffen. Unwaith y bydd Cymodi Cynnar wedi dod i ben, bydd gan yr hawliwr o leiaf un mis calendr i gyflwyno ei gais. Fodd bynnag, dylid cofio os oedd yr hawliwr eisoes yn hwyr yn cyflwyno cais i r tribiwnlys wrth ofyn am Gymodi Cynnar, bydd ef neu hi yn dal yn hwyr wedyn. Yr hawliwr sy n gyfrifol am sicrhau y cyflwynir unrhyw hawliad mewn pryd, a dim ond tribiwnlys all benderfynu a yw r hawliad mewn pryd neu beidio. Ni all cymodwr benderfynu na chynghori yn hyn o beth. Esbonio Cymodi Cynnar 11
Ble alla i gael rhagor o gyngor a gwybodaeth? Os ydych chi eisoes wedi siarad â chymodwr Acas, fe welwch y gall eich helpu i nodi ffynonellau cyngor a gwybodaeth sy n briodol i ch sefyllfa. Os nad, efallai y bydd y canlynol yn ddefnyddiol: Gall Llinell Gymorth Acas ar 0300 123 11 00 roi gwybodaeth a chyngor am hawliau cyflogaeth, ond ni all eich helpu i baratoi neu gyflwyno hawliad i r tribiwnlys. Gallwch ffonio r Llinell Gymorth Cyflog a Hawliau Gwaith am gyngor am ddim ac i adrodd camddefnydd o r Isafswm Cyflog Cenedlaethol, yr Isafswm Cyflog Amaethyddol, Asiantaethau Cyflogaeth, cyfyngiadau Oriau Gwaith, a gweithio ar gyfer Meistr Gang. Y rhif ffôn yw 0800 917 2368, neu ffôn testun 0800 121 4042 a www.gov.uk/pay-and-work-rights-helpline Gall Equality Direct (08456 00 34 44) roi cyngor am ddim a gwybodaeth i gyflogwyr (yn Lloegr yn unig ar hyn o bryd) ar ddeddfwriaeth cydraddoldeb ac arfer da. Gall y Gwasanaeth Cyngor a Chymorth Cydraddoldeb (EASS) roi cymorth a chyngor am ddim parthed cyflog cyfartal a gwahaniaethu mewn cyflogaeth. www.equalityadvisoryservice.com Ffôn 0808 800 0082 Ffôn testun 0808 800 0084 E-bost adviceline@equalityadvisoryservice.com 12 Sut all Acas helpu
Gall Undebau Llafur a chymdeithasau cyflogwyr ddarparu cyngor a chymorth i w haelodau. Gall Swyddfeydd Cyngor ar Bopeth, Cyfreithwyr, Canolfannau r Gyfraith a rhai ymgynghorwyr arbenigol ddarparu cyngor a chynrychiolaeth ar bob mater yn ymwneud â hawliau cyflogaeth a hawliadau posibl. Llinell Ymholiadau Cyhoeddus y Tribiwnlysoedd Cyflogaeth (ffôn 0845 795 9775 / minicom 0845 757 3722) am wybodaeth ar sut mae tribiwnlysoedd yn gweithio. Ni allant roi cyngor cyfreithiol. Gweler y wefan www.employmenttribunals.gov.uk Deddf Diogelu Data 1998 Os ydych yn gysylltiedig i Gais Cymodi cynnar, byddwn yn rhoi rhywfaint o r wybodaeth a roddwch i ni ar ein cronfa ddata gyfrifiadurol. Bydd yr wybodaeth hon yn ein helpu i fonitro cynnydd ac i gynhyrchu ystadegau dienw. Gellir datgelu gwybodaeth a gasglwn yn y cyd-destun hwn i r Adran Busnes Arloesedd a Sgiliau (BIS) i gynorthwyo ymchwil i ddefnydd o ac effeithiolrwydd Acas....ac yn olaf Rydym yn gwneud ein gorau i ddarparu safon uchel o wasanaeth ar bob adeg, ond os nad ydych yn fodlon â r gwasanaeth a dderbynioch, dylech gyfeirio eich cwyn at: Cwynion Delivery Directorate Acas National Euston Tower 286 Euston Road London NW1 3DP E-bost: complaints@acas.org.uk Esbonio Cymodi Cynnar 13
Mae r wybodaeth yn y llyfryn hwn wedi ei diwygio hyd at ddyddiad yr argraffiad diwethaf gweler y dyddiad isod. I gael gwybodaeth fwy cyfredol ewch i wefan Acas www. acas.org.uk. Darperir yr wybodaeth gyfreithiol fel arweiniad yn unig, ac ni ddylid ei ystyried i fod yn ddatganiad awdurdodol o r gyfraith, sy n bosibl trwy gyfeiriad at yr amgylchiadau penodol sy n berthnasol yn unig. Felly, efallai y byddai n ddoeth ceisio cyngor cyfreithiol. Nod Acas yw gwella sefydliadau a bywyd gwaith trwy well cysylltiadau cyflogaeth. Rydym yn darparu gwybodaeth gyfredol, cyngor annibynnol, hyfforddiant o safon ac yn gweithio gyda chyflogwyr a chyflogeion i ddatrys problemau a gwella perfformiad. Rydym yn sefydliad annibynnol, a ariennir gan gyllid cyhoeddus ac mae nifer o n gwasanaethau am ddim. Mawrth 2014
Swyddfeydd Acas: Cenedlaethol Llundain Dwyrain Canolbarth Lloegr Nottingham Dwyrain Lloegr Bury St Edmunds, Suffolk Yr Alban Glasgow De-ddwyrain Lloegr Fleet, Hampshire De-orllewin Lloegr Bryste Llundain Gogledd-ddwyrain Lloegr Newcastle upon Tyne Gogledd-orllewin Lloegr Manceinion Gogledd-orllewin Lloegr Lerpwl Cymru Caerdydd Gorllewin Canolbarth Lloegr Birmingham Swydd Efrog a r Humber Leeds Llinell Gymorth 0300 123 1100 18001 0300 123 1100 Cyfnewid Testun Llinell Gymorth Acas I weld rhestr lawn o gyhoeddiadau Acas ewch i www.acas.org.uk/ publications 0300 123 1150 Tîm Gwasanaethau Cwsmeriaid Acas sy n gallu darparu manylion gwasanaethau a hyfforddiant yn eich ardal, neu ewch i 08456 00 34 44 am gwestiynau ar reoli cydraddoldeb yn y gweithle www.acas.org.uk 03/14